Wenn Sie ein Angebot, eine Bestellung oder eine Gutschrift erstellen, enthält das Feld Status im Dokumentenkopf den Status Offen als Voreinstellung.

Nachdem Sie den Beleg ausgefüllt haben, können Sie ihn freigeben und die Anwendung ändert den Wert im Feld Status auf Freigegeben. Dieser Status zeigt an, dass der Auftrag für den nächsten Bearbeitungsschritt bereit ist, bevor er dann gebucht wird.

Freigeben

Sie können den Vorgang des Freigebens auf verschiedene Arten nutzen, so dass er gut in Ihren normalen Arbeitsablauf passt, z. B. um unternehmensüblichen Abläufen bezüglich Genehmigungen oder Logistikaktivitäten zu folgen.

Genehmigungsverfahren

Ihr Unternehmen kann das Genehmigungsverfahren nutzen, um anzuzeigen, dass ein anderer Anwender das Dokument genehmigt hat oder dass eine externe Kontaktperson die Anforderungen im Beleg erfüllen kann, wie in folgenden Beispielen dargestellt:

  • Sie können nur dann eine Bestellung freigeben, wenn Ihr Lieferant Ihnen mitgeteilt hat, dass er bereit ist, die bestellten Mengen auszuliefern.
  • Sie legen eine Bestellung an und ein zweiter Anwender muss diese genehmigen, z. B. aus Sicherheitsgründen, bevor Sie sie freigeben dürfen.
  • Eine Gutschrift, die Sie angelegt haben, muss von dem für alle Erstattungen verantwortlichen Manager freigegeben werden.

Lageraktivitäten

Wenn der Auftragsstatus "Offen" ist, beginnt das Lagerhaus nicht mit der Auslieferung und erwartet keinen Wareneingang von Artikeln in Bestellungen. Wenn Sie den Auftrag/die Bestellung freigeben, geben Sie zu verstehen, dass der Auftrag/die Bestellung vollständig ist und dass er/sie in den Aktivitäten des Lagerhauses berücksichtigt werden kann.

Eine freigegebene Bestellung wieder öffnen

Sie können Änderungen an einem freigegebenen Auftrag/einer freigegebenen Bestellung vornehmen, indem Sie ihn/sie wieder öffnen. Sie können jedoch die Mengen in Zeilen, die bereits vom Lagerhaus verarbeitet wurden, nur noch erhöhen.

Wenn Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben und den Auftrag erneut freigeben, werden die Mehrwertsteuer und den Rechnungsrabatt neu berechnet.

Wenn Sie Änderungen an einem freigegebenen Auftrag/einer freigegebenen Bestellung vornehmen, müssen Sie das Lagerhaus darüber in Kenntnis setzen.

Hinweis
Wenn Sie einen einzelnen offenen Auftrag oder eine einzelne offene Bestellung oder Gutschrift buchen möchten, ohne ihn/sie vorher freizugeben, gibt die Anwendung den Beleg automatisch beim Buchen frei.

Wenn Sie Ihre Bestellungen oder Gutschriften buchen, indem Sie Batch-Buchung verwenden, können Sie wählen, dass Sie nur die Aufträge/Bestellungen oder Gutschriften buchen möchten, die Sie freigegeben haben.

Siehe auch