Als Alternative zu E-Mail-Dateianhängen können Sie Geschäftsbelegen elektronisch versenden und empfangen. Ein elektronischer Beleg ist eine normgerechte Datei, die ein Geschäftsdokument darstellt (zum Beispiel eine Rechnung von einem Kreditor), die empfangen und in Microsoft Dynamics NAV in eine Einkaufsrechnung konvertieren kann. Der Austausch von elektronischen Belegen zwischen zwei Handelspartnern erfolgt über einen externen Anbieter eines Belegaustauschdiensts. Die allgemeine Version von Microsoft Dynamics NAV unterstützt das Senden und Empfnagen von elektronischen Rechnungen und Gutschriften im PEPPOL-Format, das von den größten Anbietern von Belegaustauschdiensten unterstützt wird. Ein wichtiger Anbieter eines Belegaustauschdienstes ist vorkonfiguriert und kann für Ihren Mandanten eingerichtet werden.

Mithilfe eines externen OCR-Dienstes (optische Zeichenerkennung) können Sie aus PDF- oder Bilddateien, die die Eingangsbelege darstellen, elektronische Belege erstellen, die Sie dann in Microsoft Dynamics NAV in Belegdatensätze konvertieren können, wie Sie es für elektronische PEPPOL-Belege tun. Wenn Sie beispielsweise eine Rechnung in PDF-Format von Ihrem Kreditor erhalten, können Sie diese über das Fenster Eingehende Dokumente zu einem OCR-Service senden. Nach einigen Sekunden erhalten Sie die Datei als elektronische Rechnung zurück, die zu einer Einkaufsrechnung für den Kreditor umgewandelt werden kann. Wenn Sie die Datei per E-Mail an den OCR-Service senden, wird automatisch ein neuer Datensatz für einen eingehenden elektronischen Beleg erstellt, wenn Sie den elektronischen Belegs zurückerhalten.

Das elektronische Belegformat PEPPOL ist vorkonfiguriert, sodass Sie elektronische Rechnungen und Gutschriften im PEPPOL-Format senden können. Zuerst müssen Sie verschiedene Stammdaten einrichten, zum Beispiel Mandantendaten, Debitoren, Artikel und Maßeinheiten. Diese werden verwendet, um Geschäftspartner und Artikel zu identifizieren, wenn Daten in Feldern in Microsoft Dynamics NAV in Elemente in der ausgehenden Dokumentdatei konvertiert werden. Abschließend müssen Sie im Fenster Elektronische Belegformate das Format für jeden Kunde auswählen, an den Sie elektronische PEPPOL-Belege senden. Weitere Informationen finden Sie unter Gewusst wie: Senden von elektronischen Belegen.

Die Datenaustauschdefinition PEPPOL - Rechnung und PEPPOL - Gutschrift sind vorkonfiguriert, sodass Sie elektronische Rechnungen und Gutschriften im PEPPOL-Format empfangen können. Zuerst müssen Sie verschiedene Stammdaten einrichten, zum Beispiel Mandantendaten, Kreditoren, Artikel und Maßeinheiten. Diese werden verwendet, um Geschäftspartner und Artikel zu identifizieren, wenn Daten in Elementen im Eingangsbeleg zu Feldern in Microsoft Dynamics NAV konvertiert werden. Abschließend müssen Sie im Fenster Eingehende Dokumente die Datenaustauschdefinition für jeden eingehenden elektronischen Beleg auswählen, der in einen Einkaufsbeleg in Microsoft Dynamics NAV umgewandelt werden soll. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Elektronische Belege empfangen und konvertieren.

Die OCR - Rechnung-Datenaustauschdefinition ist vorkonfiguriert. Sie ermöglicht Ihnen dem Empfang von um elektronischen Belege die vom OCR-Service generiert werden. Um zum Beispiel eine Rechnung als elektronischen OCR-Beleg zu empfangen, richten Sie das Masterdatum ein und verarbeitet den Beleg dann so wie einen elektronischen PEPPOL-Beleg. Weitere Informationen finden Sie unter Gewusst wie: Verwenden von OCR, um PDF und Bilddateien in elektronische Belege umzuwandeln.

Die vorkonfigurierten Services für den Belegaustausch und für OCR müssen vor dem Senden und Empfangen aktiviert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Gewusst wie: Einrichten eine Belegaustauschdienstes sowie unter Gewusst wie: Einrichten eines OCR-Service.

In diesem Thema werden die folgenden Prozeduren beschrieben:

Einrichten des Mandanten zum Senden und Empfangen von elektronischen Belegen

  1. Geben Sie im Feld SuchenFirmendaten ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  2. Füllen Sie im Inforegister Allgemein die Felder gemäß der Beschreibung in der folgenden Tabelle aus.

    Feld Beschreibung

    GLN

    Identifizieren Sie Ihren Mandanten.

    Wenn Sie beispielsweise elektronische Rechnungen im PEPPOL-Format senden, wird der Wert in diesem Feld verwendet, um das EndPointID-Element unter dem AccountingSupplierParty-Knoten zu füllen. Die Nummer basiert auf dem GS1-Standard, der mit ISO 6523 konform ist.

    USt-IdNr.

    Geben Sie die USt-IdNr. des Mandanten an.

    Zuständigkeitseinheitencode

    Wenn Ihr Unternehmen mit einer Zuständigkeitseinheit eingerichtet ist, dann stellen Sie sicher, dass das Feld Länder-/Regionscode ausgefüllt ist.

Einrichten der MwSt.-Buchung zum Senden und Empfangen von elektronischen Belegen

  1. Geben Sie im Feld Suchen einen Wert für MwSt.-Buchungsmatrix Einr., und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  2. Für jede MwSt.-Buchungsmatrixzeile, die Sie für elektronische Belege verwenden, müssen Sie das Feld wie in der folgenden Tabelle beschrieben ausfüllen.

    Feld Beschreibung

    Steuerkategorie

    Geben Sie die MwSt.-Kategorie an.

    Wenn Sie beispielsweise elektronische Rechnungen im PEPPOL-Format senden, wird der Wert in diesem Feld verwendet, um das TaxApplied-Element unter dem AccountingSupplierParty-Knoten zu füllen. Die Nummer basiert auf dem UNCL5305-Standard.

Einrichten von Ländern/Regionen zum Senden und Empfangen von elektronischen Belegen

  1. Geben Sie im Feld Suchen die Option Länder/Regionen ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  2. Für alle Länder/Regionen, mit denen Sie elektronische Belege austauschen, müssen Sie das Feld wie in der folgenden Tabelle beschrieben ausfüllen.

    Feld Beschreibung

    MwSt.-Schema

    Identifizieren Sie die nationale Behörde, die die USt-IdNr. für die Länder/Regionen ausgibt, an die elektronische Beleg gesendet werden.

    Wenn Sie beispielsweise elektronische Rechnungen im PEPPOL-Format senden, wird der Wert in diesem Feld verwendet, um das SchemeID-Attribut für das EndPointID-Element unter den Knoten AccountingSupplierParty und AccountingCustomerParty in der Datei zu füllen.

    Das Feld MwSt.-Schema wird nur verwendet, wenn das Feld GLN im Fenster Firmendaten nicht ausgefüllt ist.

    Hinweis
    Der Wert im Feld Code im Fenster Länder/Regionen muss dem Standard ISO 3166-1:Alpha2 entsprechen.

Einrichten von Artikeln zum Senden und Empfangen von elektronischen Belegen

  1. Geben Sie im Feld SuchenArtikel ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  2. Für jeden Artikel, den Sie unter Verwendung von elektronischen Belegen kaufen oder verkaufen, müssen Sie das Feld wie in der folgenden Tabelle beschrieben ausfüllen.

    Feld Beschreibung

    GTIN

    Identifiziert das Element in Verbindung mit dem elektronischen Senden und Empfangen von Dokumenten. Für das PEPPOL-Format wird das Feld wie folgt verwendet:

    Wenn für das Element StandardItemIdentification/ID das Attribut SchemeID auf den Wert GTIN festgelegt ist, wird das Element dem Feld GTIN auf der Artikelkarte zugeordnet.

Einrichten von Maßeinheiten zum Senden und Empfangen von elektronischen Belegen

  1. Geben Sie im Feld Suchen die Option Einheiten ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  2. Für jede Maßeinheit, die Sie für Artikel auf elektronischen Belegen verwenden, müssen Sie das Feld wie in der folgenden Tabelle beschrieben ausfüllen.

    Feld Beschreibung

    Internationaler Standardcode

    Geben Sie den Einheitencode an, der gemäß dem Standard UNECERec20 in Verbindung mit dem Senden von elektronischen Belegen verwendet wird.

    Wenn Sie beispielsweise elektronische Rechnungen im PEPPOL-Format senden, wird der Wert in diesem Feld verwendet, um das unitCode-Attribut für das InvoicedQuantity-Element unter dem InvoiceLine-Knoten zu füllen.

    Hinweis
    Wenn das Feld Einheit in der Verkaufszeile leer ist, wird der UNECERe20-Standardwert für „Stück“ (H87) standardmäßig eingefügt.

    Weitere Informationen und eine Liste mit gültigen Einheitencodes finden Sie unter Empfehlung Nr. 20 - Im internationalen Handel verwendete Maßeinheiten.

Einrichten von Debitoren zum Senden von elektronischen Belegen

  1. Geben Sie im Feld SuchenDebitoren ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  2. Für jeden Debitor, an den Sie elektronische Belege senden, müssen Sie die Felder in der folgenden Tabelle ausfüllen.

    Feld Beschreibung

    GLN

    Identifizieren Sie den Debitor.

    Wenn Sie beispielsweise elektronische Rechnungen im PEPPOL-Format senden, wird der Wert in diesem Feld verwendet, um das EndPointID-Element unter dem AccountingCustomerParty-Knoten zu füllen. Die Nummer basiert auf dem GS1-Standard, der mit ISO 6523 konform ist.

    Wenn das Feld GLN leer ist, wird der Wert im Feld USt-IdNr. verwendet.

    USt-IdNr.

    Geben Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Debitors an.

    Tipp
    Wählen Sie die DrillDown-Schaltfläche aus, um den Webdienst zu verwenden, der prüft, ob die Nummer im Handelsregister des jeweiligen Landes vorhanden ist.

    Zuständigkeitseinheitencode

    Wenn der Kunde über eine Zuständigkeitseinheit verfügt, vergewissern Sie sich, dass das Feld Länder-/Regionscode ausgefüllt ist.

Sie können für jeden Debitor eine bevorzugte Methode der Übermittlung von Geschäftsbelegen einrichten, sodass Sie nicht jedes Mal eine Sendeoption auswählen müssen, wenn Sie einen Beleg an den Debitor senden. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Einrichten von Belegsendeprofilen.

Auswählen des elektronischen Belegformats PEPPOL zum Senden von elektronischen Belegen

  1. Geben Sie im Feld Suchen den Text Belegsendeprofile ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  2. Öffnen Sie ein vorhandenes Sendeprofil für Belege, oder erstellen Sie ein neues. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Einrichten von Belegsendeprofilen.

  3. Wählen Sie im Fenster Belegsendeprofil die Option Elektronisches Format aus. Wählen Sie die Zeile für PEPPOL und dann die Schaltfläche OK aus.

  4. Wählen Sie im Feld Elektronischer Beleg die Option Ja (über Belegaustauschdienst) aus.

    Hinweis
    Microsoft Dynamics NAV erkennt automatisch, ob es sich bei dem Beleg um eine Rechnung oder eine Gutschrift handelt, und passt das PEPPOL-Format entsprechend an.

  5. Damit dieses Belegsendeprofil auf alle Kunden angewendet wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Standard im Inforegister Allgemein. Damit das Profil nur für bestimmte Kunden gilt, füllen Sie das Feld Belegsendeprofil auf den jeweiligen Kundenkarten aus. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Einrichten von Belegsendeprofilen.

Nun können Sie den elektronischen Beleg mit den konvertierten Daten senden. Weitere Informationen finden Sie unter Gewusst wie: Senden von elektronischen Belegen.

Einrichten von Kreditoren für den Empfang von elektronischen Belegen

  1. Geben Sie im Feld SuchenKreditoren ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  2. Für jeden Kreditor, von dem Sie elektronische Belege empfangen, müssen Sie die Felder wie in der folgenden Tabelle beschrieben ausfüllen.

    Feld Beschreibung

    GLN

    Identifizieren Sie den Kreditor.

    Wenn Sie beispielsweise elektronische Rechnungen im PEPPOL-Format emfpangen, wird der Wert in diesem Feld verwendet, um das EndPointID-Element unter dem AccountingSupplierParty-Knoten zu füllen. Die Nummer basiert auf dem GS1-Standard, der mit ISO 6523 konform ist.

    Wenn das Feld GLN leer ist, wird der Wert im Feld USt-IdNr. verwendet.

    USt-IdNr.

    Geben Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kreditors an.

    Tipp
    Wählen Sie die DrillDown-Schaltfläche aus, um den Webdienst zu verwenden, der prüft, ob die Nummer im Handelsregister des jeweiligen Landes vorhanden ist.

    Zuständigkeitseinheitencode

    Wenn der Kreditor über eine Zuständigkeitseinheit verfügt, vergewissern Sie sich, dass das Feld Länder-/Regionscode ausgefüllt ist.

Auswählen der Datenaustauschdefinition „PEPPOL - Rechnung“ für den Empfang von elektronischen Belegen

  1. Geben Sie im Feld Suchen einen Wert für Eingehende Dokumente ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  2. Wählen Sie in der Zeile für den elektronischen Beleg, der empfangen und konvertiert werden soll, das Feld Datenaustauschart und dann PEPPOL - Rechnung aus.

    Wenn der zu empfangen Beleg eine Gutschrift ist, wählen Sie *** PEPPOLCREDITMEMO *** aus.

Nun können Sie den elektronischen Beleg empfangen, indem Sie den Datenkonvertierungsprozess im Fenster Eingehende Dokumente starten. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Elektronische Belege empfangen und konvertieren.

Einrichten des Sachkontos zur Verwendung bei neuen Einkaufsrechnungszeilen für nicht identifizierbare Artikel und Nicht-Artikel

  1. Geben Sie im Feld SuchenKreditoren & Einkauf ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  2. Füllen Sie im Inforegister Datenaustausch das Feld gemäß der Beschreibung in der folgenden Tabelle aus.

    Feld Beschreibung

    Sollkonto für Nicht-Artikel-Positionen

    Gibt das Sachkonto an, das automatisch in Verkaufszeilen eingefügt wird, die aus elektronischen Dokumenten erstellt werden, wenn die Eingangsbelegszeile keinen identifizierbaren Artikel enthält. Eine Position eines eingehenden Belegs, die keine GTIN oder Artikelnummer des Kreditors hat, wird in eine Einkaufszeile des Typs Sachkonto konvertiert, und das Feld Nr. in der Einkaufszeile enthält das Konto, das Sie im Feld Sollkonto für Nicht-Artikel-Positionen auswählen.

    Wenn Sie das Sollkonto für Nicht-Artikel-Positionen-Feld leer lassen und der Eingangsbeleg Zeilen ohne identifizierbare Artikel hat, wird der Einkaufsbeleg nicht erstellt. Eine Fehlermeldung weist Sie an, das Sollkonto für Nicht-Artikel-Positionen-Feld auszufüllen, bevor Sie die Aufgabe ausführen können.

Tipp

Siehe auch