In dieser exemplarischen Vorgehensweise erhalten Sie eine Einführung in die Projektmanagementfunktionen in "Projekte". Mit Projekten können Sie den Verbrauch der Ressourcen Ihres Unternehmens planen und die verschiedenen Kosten im Zusammenhang mit dem Einsatz von Ressourcen für ein bestimmtes Projekt verfolgen. Projekte beinhalten den Verbrauch von Mitarbeiterstunden, Maschinenstunden, Bestandsposten und andere Verbrauchsarten, die während des Projekts verfolgt werden können.

In dieser exemplarischen Vorgehensweise werden die Einrichtung eines neuen Projekts sowie einige allgemeine Aufgaben wie das Verwenden von Festpreisen, Anwenden von Teilzahlungen, Buchen von Projektrechnungen und Kopieren von Projekten erläutert.

Informationen zu dieser exemplarischen Vorgehensweise

In dieser exemplarischen Vorgehensweise werden folgende Aufgaben erläutert:

Einrichten eines Projekts

Wenn die Budgetstruktur für Projekte eingerichtet ist, ist ein Projekt einfach zu erstellen. Diese exemplarische Vorgehensweise umfasst folgende Verfahren:

  • Einrichten von Projektaufgabenzeilen und Planungszeilen
  • Erstellen projektspezifischer Preise für Artikel, Ressourcen und Sachkonten
  • Fakturieren eines Projekts

Verwenden von Festpreisen

In Projekten können Festpreise und die vorab mit Kunden vereinbarten Preise für Services oder Waren verwendet werden. In dieser exemplarischen Vorgehensweise können Sie Folgendes durchführen:

  • Erfahren Sie, wie Vertrags- und Rechnungswerte ermittelt werden.
  • Einplanen zusätzlicher, nicht fakturierter Arbeit im Plan

Kopieren eines Projekts

In diesem Teil der exemplarischen Vorgehensweise wird gezeigt, wie Sie ein Projekt ganz oder teilweise kopieren, um den manuellen Dateneingabeaufwand zu reduzieren und die Genauigkeit zu verbessern. Dazu zählen folgende Aufgaben:

  • Kopieren eines Projektteils in ein neues Projekt
  • Kopieren projektspezifischer Preise
  • Kopieren von Planungszeilen

Anwenden von Teilzahlungen

Wenn ein großes, kostspieliges Projekt über einen langen Zeitraum läuft, schließt der Kunde häufig mit dem Unternehmen eine Teilzahlungsvereinbarung ab. In diesem Szenario wird gezeigt, wie Sie Teilzahlungen und Versicherungen einrichten:

  • Erstellen von Teilzahlungen für ein Projekt
  • Fakturieren von Teilzahlungen
  • Abrechnen des Verbrauchs in einem Projekt, das für Teilzahlungen eingerichtet ist.

Rollen

Diese exemplarische Vorgehensweise umfasst Aufgaben für folgende Rollen:

  • Projekt-Manager
  • Projektteammitglied

Voraussetzungen

Für diese exemplarische Vorgehensweise gelten folgende Voraussetzungen:

  • Installieren Sie Demodatenbank "CRONUS AG".
  • Erstellen Sie wie im folgenden Abschnitt beschrieben einige Beispieldaten.

Hintergrund

Im Mittelpunkt dieser exemplarischen Vorgehensweise steht CRONUS AG, ein Entwicklungs- und Beratungsunternehmen, von dem neue Infrastrukturen (beispielsweise Sitzungssäle oder Büros) entwickelt und angepasst werden - komplett mit Einrichtungsgegenständen, Zubehör und Speichereinheiten. Der Großteil der Arbeiten ist projektorientierter Natur. Bernard ist Projektmanager bei CRONUS. Er verwendet das Projektmodul, da er sich damit einen Überblick über die einzelnen laufenden Projekte verschaffen kann, die CRONUS gestartet hat, wie auch über die abgeschlossenen Projekte. In der Regel ist er es, der die Geschäfte mit Debitoren einrichtet und die Kerndaten des Projekts, d.h. Aufgaben- und Planungszeilen sowie Preise, in Microsoft Dynamics NAV erfasst. Er findet, dass erstellen, verwalten, und Informationen prüfen einfach ist. Auch ist Bernhard schätzt die Art, wie Microsoft Dynamics NAV das Kopieren von Projekten sowie von Teilzahlungen ausführt.

Katrin, ein Projektteammitglied, das Bernard unterstellt ist, ist für die tägliche Überwachung des Projekts zuständig. Sie gibt ihre eigene Arbeit zusätzlich zu der Arbeit ein, die von Technikern für jede Aufgabe ausgeführt wird. Sie speichert die Artikel, die sie verwendet haben und die Kosten, die sie verursacht haben.

Vorbereiten der Beispieldaten

Um sich für diese exemplarische Vorgehensweise vorzubereiten, müssen Sie Katrin als neue Ressource hinzufügen.

So bereiten Sie die Beispieldaten vor

  1. Geben Sie im Feld Suchen einen Wert für Ressourcen ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Neu die Option Neu aus, um eine neue Ressource zu erstellen.

  3. Geben Sie auf dem Inforegister Allgemein die folgenden Informationen ein:

    • Nr.: Katrin
    • Name: Katrin
    • Art: Person

  4. Wählen Sie im Feld Basiseinheitencode die Option Neu, um das Fenster Ressourceneinheit zu öffnen. Wählen Sie im Feld Code die Option Stunde aus. Wählen Sie die Schaltfläche OK aus.

  5. Geben Sie auf dem Inforegister Fakturierung die folgenden Informationen ein:

    • EK-Preis: 5
    • Kosten %: 4
    • Einstandspreis: 10
    • Produktbuchungsgruppe: Services
    • MwSt.-Produktbuchungsgruppe: MWST16

  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um die Änderungen zu speichern.

Im folgenden Verfahren erstellen Sie eine Projektbuchungsblatt für Katrin, um deren Verbrauch zu buchen.

So erstellen Sie einen Projekt Buch.-Blattnamen

  1. Geben Sie im Feld SuchenProjekt Buch.-Blätter ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  2. Wählen Sie im Fenster Projekt Buch.-Blatt das Feld Buch.-Blattname aus. Das Fenster Projekt Buch.-Blattnamen wird geöffnet.

  3. Wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Neu die Option Neu aus, um eine neue Zeile mit folgender Information zu erstellen.

    • Name: Katrin
    • Beschreibung: Katrin
    • Nummernserie: PRJ-BCHBL

  4. Wählen Sie die Schaltfläche OK, um alle geöffneten Fenster zu schließen.

Einrichten eines Projekts

In diesem Szenario hat CRONUS einen Vertrag mit einem Kunden, Progressive Home Furnishings, für den Entwurf eines Konferenz- und Speisesaals abgeschlossen. Der Kunde hat seinen Sitz in den USA, und für das Projekt ist spezielle Software erforderlich. Der Projektmanager trifft eine Vereinbarung mit dem Kunden und erstellt ein Projekt für den Vertrag.

So richten Sie ein Projekt ein

  1. Geben Sie im Feld SuchenProjekte ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Neu die Option Neu aus, um eine neue Karte zu erstellen.

  3. Geben Sie auf dem Inforegister Allgemein die folgenden Informationen ein:

    • Beschreibung: Beratung zur Einrichtung des Konferenzraums
    • Rech. an Deb.-Nr.: 01445544

  4. Geben Sie auf dem Inforegister Buchung die folgenden Informationen ein:

    • Status: Bestellung
    • Projektbuchungsgruppe: Einrichten
    • WIP-Methode: Einstandswert

  5. Geben Sie auf dem Inforegister Dauer das heutige Datum in die Felder Startdatum und Enddatum ein. Diese Datumsangaben werden bei der Fakturierung des Projekts zur Währungsumrechnung verwendet.

  6. Stellen Sie auf dem Inforegister Außenhandel sicher, dass der Währungscode auf USD festgelegt ist. Wenn Sie im Feld Währungscode Rechnung die Option "USD" auswählen, wird das Projekt in US-Dollar fakturiert und in der lokalen Währung von CRONUS geplant. Falls Sie beide Felder leer lassen, erfolgen Fakturierung und Planung nur in der lokalen Währung von CRONUS.

Sie können die Preise für Debitoren auf einer Pro-Projekt-Basis anpassen, je nach den Vereinbarungen, die Sie eingerichtet haben. Im folgenden Verfahren gibt der Projektmanager Kosten für Katrins Zeit an, setzt den Preis für die benötigte Software fest und fügt die Reisekosten hinzu, denen der Debitor zugestimmt hat.

Preise anpassen

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Preise die Option Ressource aus.

  2. Geben Sie im Fenster Res.-VK-Preise Projekt die folgenden Informationen ein:

    • Code: Katrin
    • VK-Preis: 20

  3. Wählen Sie die Schaltfläche OK, um das Fenster zu schließen.

  4. Wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Preise die Option Artikel aus.

  5. Geben Sie im Fenster Projektartikelpreise die folgenden Informationen und den folgenden angepassten Preis ein:

    1. Artikelnr.: 80201 (Grafikprogramm)
    2. VK-Preis: 200

  6. Wählen Sie die Schaltfläche OK, um das Fenster zu schließen.

  7. Wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Preise die Option Sachkonto aus.

  8. Geben Sie im Fenster Projekt-Sachkontopreise die folgenden Werte sowie die Reisekosten ein, für die Sie mit dem Debitor vereinbart haben, dass er sie zuzüglich 25 % übernimmt.

    1. Sachkonto: 8430 (Reisekosten)
    2. Einstandspreis: 1,25

  9. Wählen Sie die Schaltfläche OK, um das Fenster zu schließen.

Die letzten Schritte beim Einrichten eines Projekts bestehen darin, die Projektaufgaben und die Planungszeilen hinzufügen, die Teil jedes Projekts sind. Die Planungszeilen bestimmen, welche Posten dem Kunden in Rechnung gestellt werden.

So fügen Sie Projektaufgaben hinzu

  1. Wählen Sie für jedes neue Projekt auf der Karte Projekt auf der Registerkarte Start in der Gruppe Vorgang die Option Projektaufgabenzeilen aus.

  2. In der folgenden Tabelle werden die Informationen beschrieben, die Sie in die Felder eingeben müssen.

    Projektaufgabennr. Beschreibung Projektaufgabenart

    1000

    Beratung zur Einrichtung des Raums

    Von-Summe

    1010

    Beratungsgespräch mit dem Kunden

    Buchen

    1020

    Entwicklung

    Buchen

    1090

    Beratung insgesamt

    Bis-Summe

  3. Um zu zeigen, dass einige Aufgaben Unterkategorien anderer Aufgaben sind, wählen Sie auf der Registerkarte Aktionen in der Gruppe Funktion die Option Projektaufgaben einrücken.

Eine Planungszeile kann von einer der folgenden Arten sein:

  • Plan: Dem Plan hinzugefügt, aber noch nicht fakturiert.
  • Vertrag: Fakturiert, aber nicht dem Plan hinzugefügt.
  • Plan und Vertrag: Fakturiert und dem Plan hinzugefügt.

In dieser exemplarischen Vorgehensweise verwendet der Projektmanager Plan und Vertrag. Er erstellt drei Planungszeilen für die Aufgabe 1010 und zwei Planungszeilen für die Aufgabe 1020.

So erstellen Sie Planungszeilen

  1. Wählen Sie Zeile 1010 und auf der Registerkarte Start in der Gruppe Vorgang die Option Projektplanzeilen aus. Geben Sie die folgenden Informationen ein:

    Zeile 1

    • Zeilenart: Plan und Vertrag
    • Planungsdatum: (heutiges Datum)
    • Art: Ressource
    • Nr.: Katrin
    • Menge: 40

    Zeile 2

    • Zeilenart: Plan und Vertrag
    • Planungsdatum: (heutiges Datum)
    • Art: Ressource
    • Nr.: Thorsten
    • Menge: 40

    Zeile 3

    • Zeilenart: Plan und Vertrag
    • Planungsdatum: (heutiges Datum)
    • Art: Sachkonto
    • Nr.: 8430 (Reise)
    • Menge: 2
    • Einstandspreis: 400

  2. Wählen Sie die Schaltfläche OK, um das Fenster zu schließen. Die Summen werden im Fenster Projektaufgabenzeilen aktualisiert.

  3. Wählen Sie Zeile 1020 und auf der Registerkarte Start in der Gruppe Vorgang die Option Projektplanzeilen aus. Geben Sie die folgenden Informationen ein:

    Zeile 1

    • Zeilenart: Plan und Vertrag
    • Planungsdatum: (heutiges Datum)
    • Art: Ressource
    • Nr.: Katrin
    • Menge: 80

    Zeile 2

    • Zeilenart: Plan und Vertrag
    • Planungsdatum: (heutiges Datum)
    • Art: Artikel
    • Nr.: 80201 (Grafikprogramm)
    • Menge: 1

  4. Wählen Sie die Schaltfläche OK, um das Fenster zu schließen. Die Summen werden im Fenster Projektaufgabenzeilen aktualisiert.

Berechnen des Restverbrauchs

Katrin, das Teamprojektmitglied, arbeitet seit einiger Zeit an dem Projekt und möchte ihre Stunden und ihren Verbrauch für das Projekt erfassen. Sie hat nicht mehr gearbeitet, als vorab mit dem Kunden vereinbart wurde. Sie verwendet den Batchauftrag Restverbrauch berechnen, um den Restverbrauch für das Projekt in einem Projektbuchhaltungsblatt zu berechnen. Mithilfe der Stapelverarbeitung wird für jede Projektaufgabe die Differenz zwischen dem geplanten Verbrauch von Artikeln, Ressourcen und Aufwandssachposten und dem in Projektposten gebuchten tatsächlichen Verbrauch berechnet. Der Restverbrauch wird dann im Projektbuchungsblatt angezeigt, von dem aus sie eine Buchung vornehmen kann.

So berechnen Sie den Restverbrauch

  1. Geben Sie im Feld SuchenProjekt Buch.-Blätter ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  2. Öffnen Sie im Fenster Projekt Buch.-Blatt im Feld Buch.-Blattname die Liste Projekt Buch.-Blattnamen. Wählen Sie den Projekt-Buchungsblattnamen Katrin aus.

  3. Wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Vorgang die Option Verbl. Verbrauch berechnen aus.

  4. Wählen Sie im Fenster Restverbrauch für Projekt berechnen im Inforegister Projektaufgabe das Feld Projektnr. aus, und wählen die Jobnummer des entsprechenden Projekts, üblicherweise Projekt J00010.

  5. Geben Sie auf dem Inforegister Optionen die Nummer PW00001 in das Feld Belegnr. ein. Dadurch wird die zukünftige Nachverfolgung der Buchung vereinfacht.

  6. Geben Sie als Buchungsdatum das heutige Datum ein.

  7. Wählen Sie die Schaltfläche OK aus. Dadurch werden alle Projekt-Buchungsblattzeilen generiert, die von den von Bernard erstellten Planungszeilen für das Projektbuchhaltungsblatt abgeleitet wurden.

  8. Wählen Sie die Schaltfläche OK im Bestätigungsfenster. Die generierten Zeilen werden dem Projekt-Buchungsblatt hinzugefügt.

  9. Stellen Sie sicher, dass für alle Belegnummern PW00001 angezeigt wird. Wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Buchen die Option Buchen aus. Wählen Sie Ja, um die Buchung zu bestätigen.

  10. Die Zeilen werden gebucht. Wählen Sie die Schaltfläche OK, um die Fenster zu schließen.

Erstellen und Buchen einer Projektverkaufsrechnung

Als Nächstes kann Katrin eine neue Rechnung für das gesamte Projekt oder für Teil eines Projekts erstellen. Die Rechnung kann auch an eine andere Rechnung für denselben Kunden und dasselbe Projekt angefügt werden. In diesem Fall fakturiert Sie das gesamte Projekt, da es jetzt abgeschlossen ist.

So erstellen Sie eine Projektverkaufsrechnung

  1. Geben Sie im Feld SuchenProjekte ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  2. Wählen Sie das Projekt aus, das Sie zuvor erstellt haben, und wählen Sie auf der Registerkarte Aktionen in der Gruppe Funktion die Option Projektverkaufsrechnung erstellen.

  3. Löschen Sie im Inforegister Projektaufgabe in Projektaufgabennr. alle Filter, um das Projekt zu fakturieren. Wählen Sie im Feld Projektnr. das entsprechende Projekt aus.

  4. Geben Sie im Inforegister Optionen das Buchungsdatum ein, und definieren Sie, ob eine Rechnung pro Aufgabe oder eine einzige Rechnung für alle Aufgaben erstellt werden soll.

  5. Wählen Sie die Schaltfläche OK, um die Rechnung zu erstellen, und wählen Sie dann die Schaltfläche OK im Bestätigungsfenster.

Nachdem Katrin die Rechnung erstellt hat, kann sie von Verkauf und Marketing unter Auftragsabwicklung darauf zugreifen und sie weiter bearbeiten.

So buchen Sie eine neue Verkaufsrechnung

  1. Geben Sie im Feld Suchen einen Wert für Verkaufsrechnungen ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.

  2. Öffnen Sie die Rechnung für die Debitorennummer 01445544. Die aus den Planungszeilen erfassten Informationen werden angezeigt.

  3. Wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Vorgang die Option Zeilen aus. Wählen Sie Ja, um die Buchung zu bestätigen.

So zeigen Sie die gebuchte Rechnung an

  1. Öffnen Sie das Projekt.

  2. Wählen Sie auf der Karte Projekt auf der Registerkarte Navigieren in der Gruppe Projekte die Option Projektplanzeilen.

  3. Wählen Sie eine der fakturierten Planungszeilen aus, und wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Prozess die Option Verkaufsrechnung/Gutschrift aus. Wählen Sie im Fenster Projektrechnungen auf der Registerkarte Start in der Gruppe Vorgang die Option Verkaufsrechnung/Gutschrift öffnen.

Katrin hat eine Frage zu den Preisen, Kosten und Gewinnen für dieses spezielle Projekt, daher greift sie über das Fenster Statistik auf die Informationen zu.

So öffnen Sie das Fenster "Statistik"

  1. Geben Sie im Feld SuchenProjekte ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  2. Wählen Sie das Projekt aus, und wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Vorgang die Option Statistik. Sie können detaillierte Informationen über die Projektverkaufspreise, Kosten und Gewinne in lokalen und fremden Währungen anzeigen.

  3. Wählen Sie die Schaltfläche Schließen, um das Fenster Projektstatistik zu schließen.

Verwenden von Festpreisen

CRONUS AG wurde abgeschlossen, um Konferenzräume einrichten. Als Projekt-Manager benötigt Bernard einen umfassenden Überblick über die erforderlichen Aufgaben für das Projekt sowie die zugehörigen budgetierten und angefallenen Kosten für jede Aufgabe. Zudem möchte er den vertraglich vereinbarten Verkaufsbetrag für das Projekt und den bisher fakturierten Betrag ermitteln. Er hat mit dem Kunden Festpreise für das Projekt vereinbart.

So verwalten Sie Festpreise in Projekten

  1. Geben Sie im Feld SuchenProjekte ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  2. Wählen Sie die Projektnummer Bäderwelt, und wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Vorgang die Option Projektaufgabenzeilen.

  3. Wählen Sie die Zeile 1120 aus, klicken Sie im Feld Plan (Einstandsbetrag) mit der rechten Maustaste auf den Betrag, und wählen Sie DrillDown aus.

    Beim Überprüfen der Projektplanungszeilen stellt Bernard fest, dass er Katrin in dieser Phase des Projekts für 30 Stunden benötigt. Er vereinbart einen Festpreis mit dem Kunden.

    Schließen Sie dieses Fenster.

  4. Wählen Sie im Fenster Projektaufgabenzeilen die Zeile 1120 aus.

  5. Wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Vorgang die Option Projektplanzeilen aus.

  6. Wählen Sie auf der Registerkarte Start die Option Neu aus, um eine neue Zeile mit folgender Information zu erstellen.

    • Zeilenart: Plan und Vertrag
    • Art: Ressource
    • Nr.: Katrin
    • Menge: 30

  7. Wählen Sie die Schaltfläche OK, um das Fenster zu schließen.

  8. Klicken Sie mit der rechten Maustaste im Feld Plan (Einstandsbetrag), und wählen Sie erneut Drilldown im Fenster Projektaufgabenzeilen aus. Zeigen Sie die Änderungen am Plan an. Die 30 Stunden wurden dem Plan hinzugefügt.

  9. Wählen Sie die Schaltfläche OK, um die Fenster zu schließen.

Nachdem Katrin dem Plan für diese Aufgabenzeile hinzugefügt wurde, arbeitet sie 25 Stunden an dem Projekt. Sie trägt diese Stunden in das Projektbuchungsblatt ein.

So erfassen Sie Stunden im Projektbuchhaltungsblatt

  1. Geben Sie im Feld SuchenProjekt Buch.-Blätter ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  2. Geben Sie in einer neuen Zeile die folgenden Informationen ein:

    • Zeilenart: (leer)
    • Buchungsdatum: (heutiges Datum)
    • Belegnr.: J00002
    • Projektnr.: Bäderwelt
    • Projektaufgabennr.: 1120
    • Art: Ressource
    • Nr.: Katrin
    • Menge: 25

  3. Wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Vorgang die Option Zeilen aus.

    Einige Tage später arbeitet Katrin weitere 10 Stunden an dem Projekt. Sie hat jetzt insgesamt 35 Stunden an dem Projekt gearbeitet. Da Sie nur 30 Stunden mit dem Kunden vereinbart haben, werden dem Kunden nur fünf dieser Stunden in Rechnung gestellt. Katrin fügt manuell die fünf zusätzlichen Stunden hinzu, in denen sie den Plan bearbeitete.

  4. Wählen Sie im Fenster Projekt Buch.-Blatt auf der Registerkarte Start die Option Restverbrauch berechnen.

  5. Geben Sie im Fenster Restverbrauch für Projekt berechnen die folgenden Informationen auf dem Inforegister Optionen ein:

    • Belegnr.: J00003
    • Buchungsdatum: (heutiges Datum)

  6. Geben Sie auf dem Inforegister Projektaufgabe die folgenden Informationen ein:

    • Projektnr.: Bäderwelt
    • Projektaufgabennr.: 1120

    Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um die Berechnung auszuführen. Es gibt fünf Arbeitsstunden, die für Katrin bleiben. Das Feld Zeilenart ist leer; dies gibt an, dass nur der Verbrauch gebucht werden muss, da die Arbeit bereits geplant wurde.

  7. Erstellen Sie im Projekt Buch.-Blatt eine neue Zeile mit den folgenden Informationen. Prüfen Sie, ob beide Projektnummern Folgenummern derer, die Sie bereits verwendet haben:

    • Zeilenart: Plan
    • Projektnr.: Bäderwelt
    • Projektaufgabennr.: 1120
    • Art: Ressource
    • Nr.: Katrin
    • Menge: 5

    Durch die Verwendung der Zeilenart Plan werden die geplanten Kosten und der Preis aktualisiert, ohne die dem Kunden in Rechnung gestellten Einstandsbeträge und Preise aus dem Vertrag zu aktualisieren.

  8. Wählen Sie auf der Registerkarte Start die Option Buchen aus. Wählen Sie die Schaltfläche OK, um das Fenster zu schließen.

  9. Öffnen Sie die Liste Projekte.

  10. Wählen Sie das Projekt BÄDERWELT aus. Wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Vorgang die Option Projektaufgabenzeilen aus.

  11. Wählen Sie die Zeile 1120 aus, und klicken Sie im Feld Plan (Einstandsbetrag) mit der rechten Maustaste auf den Betrag. Wählen Sie DrillDown aus, um die Informationen anzuzeigen.

    Änderungen werden automatisch in der Zeile für die Projektaufgabennummer 1120 eingegeben. Im Einstandsbetrag der geplanten Arbeit sind fünf zusätzliche Arbeitsstunden von Katrin dem Plan hinzugefügt worden.

  12. Klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen, um das Fenster zu schließen.

  13. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Betrag im Feld Vertrag (Einstandsbetrag), und wählen Sie dann DrillDown aus, um die Informationen anzuzeigen.

    Im Einstandsbetrag des Vertrags werden nur die ursprünglich im Vertrag festgesetzten 30 Stunden angezeigt, da dies mit dem Kunden vereinbart wurde.

Kopieren von Projekten

Bernard hat mit einem Kunden, Blütenhaus GmbH, einen Vertrag über die Einrichtung von zehn Konferenzräumen abgeschlossen. Da die Vereinbarung ähnelt einem früheren Projekt. Daher spart es Zeit, dieses frühere Projekt zu kopieren.

Im Fenster Projekt kopieren können Sie das zu kopierende Projekt und die gewünschten Aufgabenzeilen auswählen. Sie können auch festlegen, ob die Projektposten aus dem Quellprojekt (dabei werden Planungszeilen basierend auf dem tatsächlichen Verbrauch erstellt) oder die Planungszeilen des Quellprojekts (dabei werden die ursprünglichen Planungszeilen in das neue Projekt kopiert) kopiert werden sollen. Danach können Sie die für das neue Projekt relevanten Planungszeilen- oder Projektpostenarten auswählen und in den Kopiervorgang einschließen. Zum Schluss wählen Sie das Zielprojekt aus, und Sie legen fest, ob Preise und Mengen ebenfalls kopiert werden sollen.

So kopieren Sie ein Projekt

  1. Geben Sie im Feld SuchenProjekte ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Neu die Option Neu aus, um ein neues Projekt zu erstellen. Geben Sie die folgenden Informationen ein:

    • Beschreibung: Zehn Konferenzräume einrichten
    • Rech. an Deb.-Nr.: 20000

  3. Wählen Sie auf der Registerkarte Aktionen in der Gruppe Funktionen die Option Projektaufgaben kopieren aus aus.

  4. Geben Sie im Fenster Projektaufgaben kopieren Folgendes ein:

    • Projektnr.: Bäderwelt
    • Projektaufgabennr. von: 1000
    • Herkunft: Projektplanzeilen
    • Inkl. Planzeilenart: Plan+Vertrag
    • Kopieren in Projektnr.: Bäderwelt10 Konferenzräume einrichten
    • Aktivieren Sie die Felder Dimensionen kopieren und Menge kopieren.

  5. Wählen Sie die Schaltfläche OK, um das Projekt zu kopieren, und wählen Sie dann die Schaltfläche OK, um das Bestätigungsfenster zu schließen.

    Indem Sie Preise, Projektaufgabenzeilen und Projektplanungszeilen für die beiden Projekte vergleichen, können Sie sehen, dass die Informationen erfolgreich kopiert wurden.

Anwenden von Teilzahlungen

CRONUS AG hat gerade ein großes Projekt an Land gezogen, das über ein Jahr laufen wird. Da viele Ressourcen erforderlich sind, richtet der Projektmanager den Vertrag so ein, dass der Kunde eine Teilzahlung im Voraus, eine Teilzahlung nach der Hälfte des Projekts und schließlich die endgültige Zahlung nach Abschluss des Projekts leistet.

So richten Sie ein neues Konto ein

  1. Geben Sie im Feld SuchenKontenplan ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  2. Wählen Sie im Fenster Kontenplan auf der Registerkarte Start die Option Neu, um eine neue Karte zu erstellen.

  3. Geben Sie auf der Karte Neues Sachkonto die folgenden Informationen ein:

    • Nr.: 6630
    • Name: Projektbezahlung

  4. Wählen Sie auf dem Inforegister Buchung im Feld Produktbuchungsgruppe die Option SONST aus. Wählen Sie die Schaltfläche OK, um das Fenster zu schließen.

  5. Wählen sie im Fenster Kontenplan die Option Nr. - 6630 (Projektbezahlung) und auf der Registerkarte Start in der Gruppe Vorgang die Option Einrückung des Kontenplans aus. Wählen Sie Ja aus, um den Vorgang zu bestätigen.

In den folgenden Verfahren wird gezeigt, wie Sie ein neues Projekt erstellen, die Preisgestaltung festlegen und dann Teilzahlungen einrichten. In den Projektaufgabenzeilen können Sie spezifische Zeilen für die Teilzahlungen erstellen. Alle für das Projekt ausgeführten Arbeiten werden dem Plan hinzugefügt und in den Verbrauchszeilen erfasst. Für jede Zahlungsaufgabenzeile der Planungszeilen kann die Zeilenart auf "Vertrag" festgelegt werden, wodurch die Fakturierung für den Debitor erfolgt. Geben Sie für die Anzahlung eine neue Zeile ein. In der Verbrauchsaufgabenzeile können Sie die Informationen für die in diesem Projekt verwendeten Artikel und Ressourcen eingeben, z. B. Mitarbeiterstunden und für das Projekt verbrauchte Artikel. Der Plan wird dadurch entsprechend erhöht.

So wenden Sie eine Teilzahlung an

  1. Erstellen Sie ein neues Projekt.

  2. Geben Sie auf der neuen Karte Projekt die folgenden Informationen ein:

    • Beschreibung: Neugestaltung des Empfangsbereichs
    • Rech. an Deb.-Nr.: 30000
    • Projektbuchungsgruppe: Einrichten
    • WIP-Methode: Einstandswert

  3. Wählen Sie auf der Projektkarte Start in der Gruppe Preise die Option Ressource aus. Geben Sie die folgenden Informationen ein:

    • Code: Katrin
    • VK-Preis: 10

    Wählen Sie die Schaltfläche OK, um das Fenster zu schließen.

  4. Wählen Sie auf der Registerkarte Projekt die Option Projektplanzeilen aus.

    In der folgenden Tabelle werden die Zeilen, die Sie erstellen, beschrieben.

    Linie Projektaufgabennr. Beschreibung Projektaufgabenart

    1

    1000

    Zahlung - Anzahlung

    Buchen

    2

    2000

    Verbrauch

    Buchen

    3

    3000

    Zahlung - Hälfte

    Buchen

    4

    4000

    Zahlung - Abschluss

    Buchen

  5. Wählen Sie im Fenster Projektaufgabenzeilen Projekt 1000, und wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Vorgang die Option Projektaufgabenzeilen aus

  6. Erstellen Sie eine Planungszeile mit den folgenden Informationen:

    • Zeilenart: Vertrag
    • Planungsdatum: (heutiges Datum)
    • Art: Sachkonto
    • Nr.: 6630
    • Menge: 1
    • VK-Preis: 5000

    Wählen Sie die Schaltfläche OK, um das Fenster zu schließen.

  7. Wählen Sie im Fenster Projektaufgabenzeilen die option Aufgabe 2000 aus, und öffnen Sie seine Projektplanzeilen.

    In der folgenden Tabelle wird die Planung, die Sie erstellen, beschrieben.

    Linie Zeilenart Planungsdatum Typ Nr. Menge

    1

    Plan

    (heutiges Datum)

    Ressource

    Katrin

    120

    2

    Plan

    (heutiges Datum)

    Artikel

    70104

    10

    Wählen Sie die Schaltfläche OK, um das Fenster zu schließen. Im Fenster Projektaufgabenzeilen können Sie sehen, dass die Planbeträge aktualisiert wurden.

  8. Wählen Sie im Fenster Projektaufgabenzeilen die Aufgabe 3000 aus.

  9. Erstellen Sie eine Planungszeile mit den folgenden Informationen:

    • Zeilenart: Vertrag
    • Planungsdatum: ein zukünftigen Datum
    • Art: Sachkonto
    • Nr.: 6630
    • Menge: 1
    • VK-Preis: 5000

    Wählen Sie die Schaltfläche OK, um das Fenster zu schließen.

  10. Erstellen Sie eine ähnliche Planungszeile für Projektaufgabe 4000.

Nachdem die Aufgaben- und Planungszeilen erfasst wurden, erstellt Bernard eine Rechnung für die erste Zahlung. Er verwendet dazu die Projektaufgabenzeilen, um sicherzustellen, dass die Rechnung nur die Zeilen für die erste Zahlung enthält. Der Verkaufsauftrag kann über die Planungszeilen oder die Aufgabenzeilen geöffnet werden.

So erstellen Sie eine Rechnung

  1. Wählen Sie im Fenster Projektaufgabenzeilen Zeile 1000 aus, und wählen Sie auf der Registerkarte Aktionen in der Gruppe Funktionen die Option Verkaufsrechnung erstellen aus.

  2. Legen Sie im Fenster Verkaufsrechnung erstellen das heutige Datum als Buchungsdatum fest, geben Sie " Nach Aufgabe an, und wählen Sie die Schaltfläche OK, um eine Rechnung mit den Standardinformationen zu erstellen. Klicken Sie auf OK, um das Bestätigungsfenster zu schließen.

  3. Wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Vorgang die Option Verkaufsrechnung/Gutschrift aus. Auf der Verkaufsrechnung können Sie sehen, dass die Rechnung nur die Anzahlung enthält. Diese Rechnung kann jetzt wie vereinbart an den Kunden gesendet werden.

Nächste Schritte

In dieser exemplarischen Vorgehensweise wurden Sie durch mehrere der grundlegenden Schritte für die Arbeit mit Projekten in Microsoft Dynamics NAV geführt. Sie haben gelernt, wie ein neues Projekt erstellt, ein Projekt kopiert und Zahlungen verarbeitet werden. Sie haben auch eine Demonstration gesehen, wie Stunden verfolgt und Rechnungen erstellt werden.

Siehe auch