Sie können eine Synchronisierung zwischen Microsoft Dynamics NAV und Microsoft Outlook einrichten, sodass Informationen zu Besprechungen, Aufgaben und Kontakten von Teammitgliedern gemeinsam genutzt und zwischen den beiden Produkten aktualisiert werden können. Zum Beispiel kann ein im Außendienst tätiger Verkäufer in Outlook eine neue Besprechung in seinem Unternehmenskalender erstellen, und dann kann der zuständige Manager in der Unternehmensgeschäftsstelle diese Aufgabe in Microsoft Dynamics NAV sehen.

Die Synchronisierungsumgebung stellt eine Standardzuordnung zwischen den Kontakten, Verkäufern und Aufgaben in Microsoft Dynamics NAV und den Kontakten, Aufgaben und Besprechungen in Microsoft Outlook bereit. Sie können die Einheiten manuell oder in regelmäßigen Abständen automatisch synchronisieren.

Wichtig
Sie können einen neuen Verkäuferkontakt in Outlook erstellen, aber der Kontakt wird nicht zu Microsoft Dynamics NAV als Verkäufer synchronisiert.

Die Outlook-Synchronisierungsfunktion von Microsoft Dynamics NAV bietet den Vorteil, dass sie ohne Hinzufügen von Code angepasst werden kann. Mehr Felder können leicht hinzugefügt werden, um die Synchronisierung zu optimieren.

Die Standardkonfiguration beinhaltet eine Zuordnung für fünf unterschiedliche Microsoft Dynamics NAV-Einheiten:

Unternehmen können dieser Zuordnung zusätzliche Felder hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie in dieser Demonstration unter "Anpassen der Synchronisierungsfelder".

Informationen zu dieser exemplarischen Vorgehensweise

In dieser exemplarischen Vorgehensweise werden folgende Aufgaben erläutert:

  • Erstellen einer Aufgabe und Synchronisieren der Aufgabe mit Outlook
  • Auflösen von Datenkonflikten für einen Datensatz
  • Anpassen der synchronisierten Felder
Hinweis
Ein Konflikt tritt nur auf, wenn nach der letzten Synchronisierung Änderungen in beiden Anwendungen vorgenommen wurden. Einige Schritte in dieser Demonstration verursachen daher einen Konflikt, damit Sie die Auflösung von Konflikten üben können. In diesem Fall geben Sie zwei unterschiedliche Telefonnummern für einen Kontakt ein und beheben dann den Konflikt.

Rollen

Die Aufgaben in dieser Demonstration werden von den folgenden Benutzerrollen ausgeführt:

  • Kundenbetreuer (Michael)
  • Verkäufer (David)
Hinweis
Damit Sie direkt mit den folgenden Verfahren beginnen können, verwenden Sie Ihre eigenen Microsoft Dynamics NAV-Benutzereinstellungen und Ihr Outlook-Konto, anstatt Michael und David als neue Benutzer in der CRONUS AG einzurichten. Im folgenden Abschnitt "Voraussetzungen" finden Sie Informationen zur erforderlichen Konfiguration der Outlook-Integration.

Voraussetzungen

Für diese exemplarische Vorgehensweise gelten folgende Voraussetzungen:

  • Führen Sie die Schritte in der exemplarischen Vorgehensweise aus: Walkthrough: Setting Up Outlook Synchronization.
  • Sicherstellen, dass Webdienste ausgeführt werden.
  • In Microsoft Dynamics NAV vergewissern Sie sich, dass die folgenden Aussagen zutreffen:
    • Outlook-Integration ist installiert.
    • Demodatenbank "CRONUS AG" ist installiert.
    • Ihr Name wurde als Verkäufer hinzugefügt, wobei der Name und die E-Mail-Adresse genau wie in Ihrem Outlook-Profil angegeben werden müssen.
    • Ihr Name wurde als Benutzer den Synchronisierungseinheiten zugewiesen.
  • In Outlook vergewissern Sie sich, dass die folgenden Aussagen zutreffen:
    • Microsoft Dynamics NAV-Synchronisierungsschaltflächen werden in der Add-In-Registerkarte im Outlook-Menüband angezeigt.
    • Die Verbindung zwischen Microsoft Dynamics NAV und Outlook ist funktionsfähig. Wählen Sie zum Testen der Verbindung die Schaltfläche Einstellungen, und wählen Sie dann auf der Registerkarte VerbindungVerbindung prüfen.

Hintergrund

Michael ist ein Kundenbetreuer bei CRONUS AG. Er arbeitet in erster Linie im CRONUS-Büro und verwendet Microsoft Dynamics NAV. Er verfolgt Kontakte, Aufgaben und Termine mithilfe von Outlook. Da Michael und David Informationen gemeinsam nutzen, synchronisieren sie diese in regelmäßigen Abständen. Dadurch kann Michael Termine für David festlegen und gleichzeitig bei den Außendienstaktivitäten von David auf dem Laufenden bleiben.

In diesem Szenario erstellt Michael einen Termin für David bei einem vorhandenen Kunden. Sobald David die Anwendungen synchronisiert, sieht er die von Michael erstellte Besprechung. Er glaubt, dass er den Ort nicht rechtzeitig erreichen kann, sodass er die Besprechung auf einen anderen Tag in seinem Outlook-Kalender verschiebt. Er synchronisiert erneut, und die Änderungen werden in Microsoft Dynamics NAV aktualisiert, sodass Michael die Änderung verfolgen kann.

Michael versucht, den Kontakt zu erreichen, leider ist jedoch die Telefonnummer nicht korrekt, da ein anderer Benutzer in Outlook eine neue Nummer eingegeben, diese aber noch nicht mit Microsoft Dynamics NAV synchronisiert hat. Michael prüft die Konfliktdetails, stellt fest, dass ein Problem mit der Telefonnummer vorliegt, und behebt das Problem.

Michael stellt auch fest, dass er den synchronisierten Einheiten einige zusätzliche Felder hinzufügen muss. Er fügt die Gebietscodefelder als benutzerdefinierte Felder zu den Unternehmenskontaktinformationen hinzu, sodass sie sowohl in Outlook als auch in Microsoft Dynamics NAV angezeigt werden.

Durchführen einer Synchronisierung

Zunächst legt Michael für David einen Besprechungstermin mit einem Kunden fest, indem er in Microsoft Dynamics NAV eine Aufgabe erstellt. Anschließend synchronisiert er mit Outlook, sodass der Termin im Teamkalender angezeigt wird.

So erstellen Sie eine Aufgabe und synchronisieren Sie sie mit Outlook

  1. Geben Sie im Feld SuchenKontakte ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  2. Wählen Sie in der Liste Kontakte die Kontaktkarte für A. Gibson's Law Firm, KT100006 und auf der Registerkarte Start in der Gruppe Verwalten die Option Bearbeiten aus.

  3. Ändern Sie auf der Kontaktkarte im Inforegister Allgemein den Verkäufercode in Ihre Initialen.

  4. Wählen Sie auf der Registerkarte Navigieren in der Gruppe Kontakte die Option Aufgaben aus.

  5. Wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Vorgang die Option Aufgabe erstellen aus.

  6. Fügen Sie im Assistenten Aufgabe erstellen die folgenden Informationen hinzu:

    • Legen Sie die Aufgabenart Besprechung fest.
    • Fügen Sie eine kurze Beschreibung hinzu, z. B. "Vorschlag besprechen".
    • Legen Sie die Besprechung für heute fest, und fügen Sie eine Startzeit hinzu.

  7. Wählen Sie die Schaltfläche Weiter aus. Ihr Name wird als Organisator angezeigt, und A. Gibson's Law Firm wird als erforderlicher Teilnehmer angezeigt.

  8. Wählen Sie die Schaltfläche Fertigstellung aus.

  9. Wählen Sie in Microsoft Outlook auf Kalender, um die Kalenderansicht zu öffnen, und öffnen Sie dann in der Liste "Meine Kalender" den Microsoft Dynamics NAV-Kalender.

  10. Wählen Sie auf der Symbolleiste Microsoft Dynamics NAV die Schaltfläche Synchronisieren, um die Synchronisierung zu aktivieren.

    Die Synchronisierung wird ausgeführt, und der erstellte Termin wird im freigegebenen Kalender angezeigt.

David überprüft im synchronisierten Kalender, ob Aktualisierungen aus Microsoft Dynamics NAV vorhanden sind. Er sieht den Termin und passt die Zeit an, um den Konflikt zu beheben.

So ändern Sie eine Besprechungsanfrage in Microsoft Dynamics NAV und synchronisieren Sie sie mit Outlook.

  1. Verschieben Sie den in Microsoft Dynamics NAV erstellten Termin in Ihrem Outlook-Kalender auf einen anderen Tag, und wählen Sie dann die Schaltfläche Synchronisieren, um die Synchronisierung erneut zu aktivieren.

  2. Öffnen Sie jetzt Microsoft Dynamics NAV und suchen Sie die Kontaktkarte für CT100006.

    Im Feld Nächste Aufgabe am wird das neue Datum der Besprechung angezeigt. Sie können auf das Datum-Feld wählen, um die Aufgabenübersicht zu öffnen und die am Termin vorgenommenen Änderungen anzuzeigen.

Auflösen eines Synchronisierungskonflikts

Michael beschließt, den Kunden anzurufen und ihm mitzuteilen, dass David den Termin geändert hat. Er stellt einen Konflikt mit den Kontaktinformationen fest und behebt diesen. Zwar wird in diesem Szenario die manuelle Behebung des Konflikts veranschaulicht, Sie können die Synchronisierung jedoch auch so einrichten, dass Konflikte automatisch behoben werden. Weitere Informationen finden Sie unter How to: Set Up Synchronization Conflict Resolution Options.

So lösen Sie einen Konflikt auf

  1. In Outlook aktivieren Sie die Schaltfläche Einstellungen, um das Dialogfeld Einstellungen zu öffnen.

    Das Dialogfeld Einstellungen enthält mehrere Optionen für die Lösung von Konflikten. Dazu zählen Optionen zum automatischen Ersetzen von Outlook-Einträgen durch Microsoft Dynamics NAV-Datensätze oder automatischen Ersetzen von Microsoft Dynamics NAV-Datensätzen durch Outlook-Einträge.

  2. Wählen Sie Konflikte manuell auflösen und schließen Sie das Dialogfeld Einstellungen.

  3. Öffnen Sie in Microsoft Dynamics NAV die Kontaktkarte für A. Gibson's Law Firm, KT100006, und fügen Sie die Telefonnummer 1234567 hinzu.

  4. Öffnen Sie Outlook, und suchen Sie nach dem Kontakt für A. Gibson's Law Firm.

  5. Ändern Sie die Telefonnummer in 1224567, damit sie sich von der in Microsoft Dynamics NAV unterscheidet.

  6. Wählen Sie die Schaltfläche Synchronisieren, um die Synchronisierung zu aktivieren.

  7. Wählen Sie anschließend die Schaltfläche Lösungsanleitung, und wählen Sie die Registerkarte Konflikte.

    Der Konflikt wird auf dieser Registerkarte angezeigt. Wählen Sie Outlook-Element anzeigen oder Details, um weitere Details zum Konflikt anzuzeigen.

  8. Wählen Sie Details aus.

    Das Dialogfeld Konfliktdetails enthält eine Liste der Felder, die zwischen den beiden Einheiten zugeordnet sind. Der Konflikt wird rot angezeigt, und Sie können sehen, dass er durch den Unterschied in der Telefonnummer verursacht wird.

  9. Wählen Sie Outlook-Eintrag ersetzen und aus der Liste der verfügbaren Outlook-Einträge einen Eintrag aus, und wählen Sie dann die Schaltfläche OK.

Anpassen der Synchronisierungsfelder

Da CRONUS über viele Kontakte im Ausland verfügt und den Gebietscode häufig verwendet, entscheidet sich Michael, dieses Feld der Synchronisierungszuordnung hinzuzufügen.

So fügen Sie der vorhandenen Konfiguration Felder hinzu

  1. Öffnen Sie Microsoft Dynamics NAV.

  2. Geben Sie im Feld Suchen einen Wert für Outlook-Synch.-Einheiten ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

    Das Fenster Outlook-Synch.-Einheit. enthält die Definition der Zuordnung zwischen Kontakten in Microsoft Dynamics NAV und Kontakten in Microsoft Outlook.

  3. Wählen Sie im Feld Code die Option CONT_COMP aus. Wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Verwalten die Option Bearbeiten aus.

    Alle zwischen den beiden Programmen zugeordneten Felder werden in diesem Fenster aufgelistet. Fügen Sie in diesem Fenster eine Zeile hinzu, und wählen Sie die in die Synchronisierung einzubeziehenden Felder aus.

  4. Wählen Sie auf der Registerkarte Navigieren in der Gruppe Synch.-Einheit die Option Felder aus.

  5. Wählen Sie Neu, und wählen Sie dann Feldnr. 15, Gebietscode, aus.

  6. Da keine vergleichbare Outlook-Eigenschaft für eine Zuordnung verfügbar sind, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzerdefiniert für das Feld Gebietscode. Wählen Sie die Schaltfläche OK aus.

    Änderungen werden in Microsoft Dynamics NAV mithilfe von Einträgen im Änderungsprotokoll identifiziert, daher muss dieses Feld auch dem Änderungsprotokoll hinzugefügt werden.

  7. Wählen Sie in der Registerkarte Navigieren in der Gruppe Synch.-Einheit die Option In der Einrichtung des Änderungsprotokolls erfassen aus. Wählen Sie die Schaltfläche OK aus.

  8. Wählen Sie im angezeigten Dialogfeld erneut OK.

    Erstellen und synchronisieren Sie einen neuen Kontakt, um sicherzustellen, dass der hinzugefügte Gebietscode in Microsoft Outlook angezeigt wird. Änderungen in der Synchronisierungskonfiguration werden nur für neu synchronisierte Elemente angezeigt.

  9. Geben Sie im Feld SuchenKontakt ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  10. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Neu, wählen Sie Neu aus und erstellen Sie einen neuen Kontakt des Typs Unternehmen.

  11. Fügen Sie einen neuen Debitorennamen hinzu.

  12. Erweitern Sie das Inforegister Außenhandel, und wählen Sie dann im Feld Gebietscode einen Gebietscode aus.

  13. Wählen Sie die Schaltfläche OK aus.

  14. Öffnen Sie Microsoft Outlook, und starten Sie die Synchronisierung.

  15. Öffnen Sie nach der Synchronisierung in Microsoft Outlook den neuen Kontakt, den Sie in Microsoft Dynamics NAV erstellt haben.

  16. Wählen Sie auf der Registerkarte Kontakt in der Gruppe AnzeigenAlle Felder, und wählen Sie dann Benutzerdefinierte Felder in diesem Element aus.

    Hier können Sie sehen, dass sowohl der Verkäufercode als auch der Gebietscode in den Outlook-Kontaktinformationen enthalten sind.

    Nachdem Sie diese exemplarische Vorgehensweise abgeschlossen haben, können Sie Synchronisierungseinheiten einrichten und die Synchronisierung zwischen Outlook und der Microsoft Dynamics NAV-Implementierung Ihres Unternehmens ausführen.

Siehe auch