Chi richiede informazioni finanziarie in genere fornisce una tassonomia, sotto forma di documento XML, contenente uno o più schemi, ciascuno dei quali presenta una o più righe da compilare. Le righe corrispondono ai singoli dati finanziari richiesti dal committente. È innanzitutto necessario importare la tassonomia nel programma, quindi procedere alla compilazione degli schemi, specificando il conto o i conti che corrispondono a ciascuna riga e il tipo di intervallo temporale da utilizzare, ad esempio Saldo Periodo o Saldo alla Data. In alcuni casi, invece, è possibile immettere una costante, ad esempio il numero di dipendenti. A questo punto, il documento di istanza (un documento XML) è pronto per essere inviato alla persona che ha richiesto le informazioni. Poiché questo processo può essere un evento ricorrente, a meno che non vengano apportate modifiche alla tassonomia, sarà sufficiente esportare su richiesta nuovi documenti di istanza per periodi differenti.

La Specifica XBRL definisce il linguaggio XBRL, la modalità di creazione di documenti di istanza XBRL e delle tassonomie XBRL. La specifica XBRL illustra il linguaggio in termini tecnici ed è rivolta essenzialmente agli utenti esperti.

Lo Schema XBRL è il componente di base del linguaggio XBRL. Lo schema è costituito da un file XSD che fornisce le istruzioni di creazione dei documenti di istanza e delle tassonomie.

Le Basi di collegamento XBRL sono i file XML che contengono varie informazioni sugli elementi definiti nello schema XBRL, ad esempio etichette in una o più lingue, le relazioni tra le informazioni, la modalità di riepilogo degli elementi e così via.

La Tassonomia XBRL è un "vocabolario" o "dizionario", compatibile con la specifica XBRL, creato da un gruppo per lo scambio di informazioni finanziarie.

Il Documento di istanza XBRL è un report finanziario, ad esempio un rendiconto finanziario preparato secondo la specifica XBRL. Il significato dei valori presenti nel documento di istanza è spiegato dalla tassonomia. Un documento di istanza può avere scarso significato per l'utente, a meno che non conosca la tassonomia in base alla quale è stato preparato.

Una tassonomia può essere composta da una tassonomia di base, ad esempio, us-gaap o IAS, e disporre di una o più estensioni. Analogamente, una tassonomia fa riferimento a uno o più schemi, che costituiscono tassonomie separate. Quando le tassonomie aggiuntive vengono caricate nel database, i nuovi elementi vengono semplicemente aggiunti in coda agli elementi esistenti.

In base alla specifica XBRL 2, la tassonomia viene descritta utilizzando diversi file XML. Il file XML principale è il file di schema della tassonomia, con estensione xsd, che contiene solo una lista non ordinata di elementi o dati da riportare. Oltre a questo, vi sono in genere file di basi di collegamento associati, con estensione xml, che contengono dati complementari alla tassonomia primaria (file con estensione xsd). Esistono sei tipi di file di basi di collegamento, quattro dei quali sono rilevanti per Microsoft Dynamics NAV XBRL. Si tratta di:

• Base di collegamento delle etichette: questa base di collegamento contiene le etichette o i nomi degli elementi. Il file può contenere etichette in diverse lingue, identificate dalla proprietà XML "lang". L'identificatore di lingua XML in genere contiene un'abbreviazione di due lettere ma, sebbene il significato dell'abbreviazione sia alquanto immediato, non esiste alcuna relazione con il codice lingua di Windows o i codici lingua definiti nei dati dimostrativi. Pertanto, quando un utente cerca le lingue per una tassonomia specifica, vedrà tutte le etichette per il primo elemento della tassonomia. Ciò significa che sarà in grado di visualizzare un esempio per ciascuna lingua. A una tassonomia è possibile collegare diverse basi di collegamento delle etichette, purché le basi di collegamento contengano lingue diverse.
  
• Base di collegamento di presentazione: questa base di collegamento contiene informazioni sulla struttura degli elementi o, più precisamente, sul modo in cui la tassonomia viene presentata all'utente, secondo i suggerimenti del creatore stesso. La base di collegamento fornisce una serie di collegamenti, ognuno dei quali collega due elementi ponendoli in una relazione di tipo padre-figlio. Quando si applicano tali collegamenti, gli elementi possono essere visualizzati secondo una struttura gerarchica. Si noti che la base di collegamento di presentazione gestisce esclusivamente la presentazione visiva degli elementi all'utente.
  
• Base di collegamento di calcolo: questa base di collegamento contiene informazioni sul rollup degli elementi. La struttura è abbastanza simile a quella della base collegamento di presentazione, ad eccezione del fatto che a ciascun collegamento o "arco", come viene altrimenti definito, è assegnata una proprietà di peso. Il peso può essere 1 o -1, a indicare se l'elemento deve essere sommato o sottratto dall'elemento padre. Si noti che i rollup non si accordano necessariamente alla presentazione visiva.
  
• Base di collegamento di riferimento: questa base di collegamento è un file xml contenente informazioni supplementari in merito ai dati richiesti dal creatore della tassonomia.