Procedura: Riconciliare manualmente i pagamenti dei clienti

Quando si riceve un incasso da un cliente o si effettua un rimborso in contanti a un cliente, è necessario stabilire se collegare il pagamento o il rimborso a uno o più movimenti contabili aperti. È possibile specificare l'importo esatto che si desidera applicare. È ad esempio possibile applicare solo parte del pagamento e quindi applicare solo parzialmente i movimenti contabili clienti. È importante in una determinata fase chiudere (collegare) tutti i movimenti contabili clienti per ottenere statistiche e stampati clienti corretti degli estratti conto e degli interessi finanziari.

È possibile collegare i movimenti contabili clienti in tre modi diversi:

Immettendo informazioni nelle finestre dedicate, ad esempio nella finestra Registrazioni incassi e nella finestra Registrazione riconciliazione pagamenti.
Dai documenti nota di credito di vendita.
Dai movimenti contabili clienti dopo che i documenti di vendita sono stati registrati ma non collegati.

Nota: se il campo Metodo collegamento nella scheda cliente è impostato su Collega al più Vecchio, i pagamenti saranno automaticamente collegati al movimento di credito meno recente, a meno che non si specifichi manualmente a quale movimento collegarli. Se il metodo di collegamento per un cliente è impostato su Manuale, i movimenti dovranno essere collegati manualmente.

È possibile collegare i pagamenti dei clienti manualmente nella finestra Registrazioni incassi. Una registrazione incassi è un tipo di registrazione generale che può essere utilizzata per registrare transazioni in conti di contabilità generale, bancari, cliente, fornitori e cespiti. È possibile collegare il pagamento a uno o più movimenti Dare quando si registra il pagamento oppure collegare dai movimenti registrati in un momento successivo.

È inoltre possibile collegare i pagamenti dei clienti e dei fornitori nella finestra Registrazione riconciliazione pagamenti utilizzando le funzioni per l'importazione del rendiconto bancario, il collegamento automatico e la riconciliazione del conto corrente bancario. Per ulteriori informazioni, vedere Riconciliare i pagamenti utilizzando il collegamento automatico. In alternativa, è possibile riconciliare i pagamenti dei clienti in base a un elenco di documenti di vendita non pagati nella finestra Registrazione pagamenti. Per ulteriori informazioni, vedere Procedura: Riconciliare i pagamenti dei clienti da un elenco di documenti di vendita non pagati.

Per compilare e contabilizzare una registrazione incasso

Nell'angolo superiore destro, scegliere l'icona Cerca pagina o report, immettere Registrazioni incassi, quindi scegliere il collegamento correlato.
Selezionare il batch appropriato nel campo Nome batch.
Compilare il campo Data di Registrazione.
Nel campo Tipo di documento selezionare Pagamento.

Il campo Nr. documento viene compilato dalla numerazione assegnata al batch.
Utilizzare il campo Nr. documento esterno per archiviare un identificatore, quale il numero di assegno del cliente.
Nel campo Tipo conto selezionare Cliente.
Nel campo Nr. conto selezionare il conto C/G desiderato.
Se si desidera registrare il collegamento contemporaneamente alle registrazioni, effettuare una delle operazioni seguenti.
Nel campo Tipo contropartita selezionare Conto C/G per i pagamenti in contanti e Conto C/C bancario per gli altri pagamenti.
Nel campo Nr. conto profitti/perdite selezionare il conto cassa per i pagamenti in contanti o il conto bancario appropriato per gli altri pagamenti.
Effettuare la registrazione.

Per collegare un pagamento a un singolo movimento contabile cliente

Nell'angolo superiore destro, scegliere l'icona Cerca pagina o report, immettere Registrazioni incassi, quindi scegliere il collegamento correlato.
Nella prima riga delle registrazioni immettere le informazioni relative al movimento da collegare.
Nel campo Tipo di documento immettere Pagamento.
Nel campo Tipo conto immettere Cliente.
Nel campo Tipo contropartita immettere Conto bancario.
Nel campo Collega-a nr. doc. scegliere il campo da aprire nella finestra Collega movimenti clienti.
Nella finestra Collega movimenti clienti selezionare il movimento a cui collegare il pagamento.
Nel campo Importo da collegare immettere l'importo che si desidera collegare al movimento. Se non si immette alcun importo, verrà collegato l'importo massimo.

Nella parte inferiore della finestra Collega movimenti clienti è possibile vedere l'importo specifico nel campo Importo collegato e anche se il saldo del collegamento è corretto.
Scegliere il pulsante OK. Nella finestra Registrazioni incassi viene a questo punto visualizzato nel campo Collega-a tipo doc. e nel campo Collega-a nr. doc. il movimento selezionato. .
Effettuare la registrazione dell'incasso.

Per collegare un pagamento a più movimenti contabili clienti

Nell'angolo superiore destro, scegliere l'icona Cerca pagina o report, immettere Registrazioni incassi, quindi scegliere il collegamento correlato.
Nella prima riga delle registrazioni immettere le informazioni relative al movimento da collegare.
Nel campo Tipo di documento immettere Pagamento.
Nel campo Tipo conto immettere Cliente.
Nel campo Tipo contropartita immettere Conto bancario.
Nel campo Importo immettere il pagamento completo come importo negativo.
Per collegare il pagamento a più movimenti contabili clienti durante la registrazione, scegliere l'azione Collega movimenti.
Selezionare le righe con i movimenti a cui si desidera collegare il movimento, quindi scegliere l'azione Collega a ID.
In ciascuna riga del campo Importo da collegare immettere l'importo da collegare al singolo movimento. Se non si immette alcun importo, verrà collegato l'importo massimo.

Nella parte inferiore della finestra Collega movimenti clienti è possibile vedere l'importo specifico nel campo Importo collegato e anche se il saldo del collegamento è corretto.
Scegliere il pulsante OK.
Effettuare la registrazione dell'incasso.

Per collegare una nota di credito a un singolo movimento contabile cliente

Nell'angolo superiore destro, scegliere l'icona Cerca pagina o report, immettere Note credito vendita, quindi scegliere il collegamento correlato.
Aprire la nota di credito di vendita desiderata.
Per collegare la nota di credito a un singolo movimento contabile cliente durante la registrazione, nel campo Collega-a nr. doc., selezionare il movimento al quale si desidera collegare il pagamento.
Nella riga del campo Importo da collegare immettere l'importo da collegare al movimento.

Se non si immette alcun importo, verrà applicato automaticamente l'importo massimo. Nella parte inferiore della finestra Collega movimenti clienti è possibile vedere l'importo specifico nel campo Importo collegato e anche se il saldo del collegamento è corretto.
Scegliere il pulsante OK. Nella finestra Note credito vendita viene a questo punto visualizzato nel campo Collega-a tipo doc. e nel campo Collega-a nr. doc. il movimento selezionato. . e l'importo della nota di credito da registrare, rettificato per eventuali sconti di pagamenti.
Registrare la nota di credito.

Per collegare una nota di credito a più movimenti contabili clienti

Nell'angolo superiore destro, scegliere l'icona Cerca pagina o report, immettere Note credito vendita, quindi scegliere il collegamento correlato.
Aprire la nota di credito di vendita desiderata.
Per collegare la nota di credito a più movimenti contabili clienti durante la registrazione, scegliere l'azione Collega movimenti.
Selezionare le righe con i movimenti a cui si desidera collegare il movimento, quindi scegliere l'azione Collega a ID.
In ciascuna riga del campo Importo da collegare immettere l'importo da collegare al singolo movimento. Se non si immette alcun importo, verrà collegato l'importo massimo.

Nella parte inferiore della finestra Collega movimenti clienti è possibile vedere l'importo specifico nel campo Importo collegato e anche se il saldo del collegamento è corretto.
Scegliere il pulsante OK. Nella finestra Nota credito vendita viene a questo punto visualizzato l'importo della nota di credito da registrare, rettificato di ogni possibile sconto.
Registrare la nota di credito.

Per collegare i movimenti contabili clienti registrati

Nell'angolo superiore destro, scegliere l'icona Cerca pagina o report, immettere Clienti, quindi scegliere il collegamento correlato.
Aprire la scheda cliente relativa al cliente per il quale sono disponibili i movimenti da collegare.
Scegliere l'azione Mov. contabili e selezionare la riga con il movimento che sarà il movimento di collegamento.
Scegliere l'azione Collega movimenti. Verrà visualizzata la finestra Collega movimenti clienti nella quale saranno indicati i movimenti aperti per il cliente.
Selezionare le righe con i movimenti a cui si desidera collegare il movimento, quindi scegliere l'azione Collega a ID .
In ciascuna riga del campo Importo da collegare immettere l'importo da collegare al singolo movimento. Se non si immette alcun importo, verrà collegato l'importo massimo.

Nella parte inferiore della finestra Collega movimenti clienti è possibile vedere l'importo specifico nel campo Importo collegato.
Scegliere l'azione Registra collegamento. Viene visualizzata la finestra Registra collegamento con il numero di documento del movimento di collegamento e la data di registrazione del movimento con la data di registrazione più recente.
Scegliere OK per registrare il collegamento.

Se il collegamento registrato ha comportato la creazione di movimenti contabili clienti chiusi, per tali movimenti contabili verrà deselezionato il campo Aperto.
Per vedere i movimenti contabili, nell'angolo superiore destro, scegliere l'icona Cerca pagina o report, immettere Clienti, quindi scegliere il collegamento correlato. Spostarsi sulla scheda del cliente per visualizzare i movimenti contabili.

Nella lista dei movimenti contabili, nella riga che contiene il movimento contabile che era stato interamente collegato, è possibile vedere che la casella di controllo Aperto non è selezionata.

Nota: dopo aver selezionato un movimento dalla finestra Collega movimenti clienti o numerosi movimenti impostando Collega-a ID, il campo Importo collegato nella riga di registrazione conterrà la somma dei restanti importi per i movimenti registrati selezionati, a meno che il campo non contenga un'impostazione differente. Se si seleziona Collega al più Vecchio nel campo Metodo collegamento della scheda cliente, il collegamento viene stabilito automaticamente.

Per collegare movimenti contabili clienti nelle varie valute

Se si effettua una vendita a un cliente in una valuta e si riceve il pagamento in un'altra, è possibile ancora collegare la fattura al pagamento.

Se si collega un movimento (Movimento 1) espresso in una determinata valuta a un movimento (Movimento 2) con valuta diversa, verrà utilizzata la data di registrazione del Movimento 1 per trovare il tasso di cambio appropriato per la conversione degli importi nel Movimento 2. Il tasso di cambio rilevante è disponibile nella finestra Tassi di cambio valuta.

È necessario abilitare il collegamento dei movimenti contabili clienti in differenti valute. Per ulteriori informazioni, vedere Procedura: Abilitare il collegamento dei movimenti contabili fornitore in valute diverse.

Nell'angolo superiore destro, scegliere l'icona Cerca pagina o report, immettere Registrazioni incassi, quindi scegliere il collegamento correlato.
Aprire la registrazione desiderata e compilare la prima riga delle registrazioni vuota con un codice valuta.
Scegliere l'azione Collega movimenti.
Selezionare la riga con il movimento a cui si intende collegare il movimento nelle registrazioni incassi. Scegliere l'azione Collega a ID, quindi selezionare il movimento che si desidera collegare.
Scegliere OK per tornare alle registrazioni incassi.
Registrare la registrazione vendite.

Importante: quando si collegano movimenti in valute diverse, i movimenti vengono convertiti nella valuta locale. Sebbene i tassi di cambio per le due valute siano fissi, ad esempio tra USD ed EUR, è possibile che durante la conversione di tali valute estere nella valuta locale vengano prodotti importi residui di piccola entità. Gli importi residui vengono registrati come utili e perdite sul conto specificato nel campo Conto utili realizzati o Conto perdite realizzate della finestra Valute. Viene rettificato anche il campo Importo (USD) nei movimenti contabili fornitori rilevanti.

Per scollegare un collegamento di movimenti clienti

Quando si scollega un collegamento errato, vengono creati e registrati movimenti di rettifica identici a quelli originali ma con segno opposto nel campo relativo all'importo, per tutti i movimenti, incluse le registrazioni di contabilità generale derivanti dal collegamento, quali ad esempio sconto pagamento e profitti e perdite legati alla valuta. Vengono inoltre riaperti i movimenti chiusi dal collegamento.

Nell'angolo superiore destro, scegliere l'icona Cerca pagina o report, immettere Clienti, quindi scegliere il collegamento correlato.
Aprire la scheda cliente desiderata.
Scegliere l'azione Movimenti contabili.
Selezionare il movimento contabile rilevante e scegliere l'azione Scollega movimenti.
In alternativa, scegliere l'azione Movimenti contabili dettagliati.
Selezionare il movimento di collegamento e scegliere l'azione Scollega movimenti.
Compilare i campi della testata, quindi scegliere l'azione Scollega.

Importante: se un movimento è stato collegato da più di un movimento di collegamento, è necessario prima scollegare il movimento di collegamento più recente.

Vedi anche

Gestire la contabilità clienti
Gestire le vendite