È possibile impostare la sincronizzazione dei dati tra Microsoft Dynamics NAV e Microsoft Outlook, in modo che i membri di un team possano condividere le informazioni sulle riunioni, sulle cose da fare e sui contatti e che i dati siano aggiornati fra i due prodotti. Ad esempio, un agente che lavora sul campo può creare una nuova riunione in Outlook nel calendario della sua società e il suo responsabile in sede può vedere questa attività in Microsoft Dynamics NAV.

Grazie al framework di sincronizzazione, i contatti, gli agenti e le cose da fare di Microsoft Dynamics NAV possono essere mappati ai contatti, ai task e alle riunioni di Microsoft Outlook. È possibile sincronizzare le entità manualmente o automaticamente a intervalli stabiliti.

Importante
È possibile creare un nuovo contatto agente in Outlook, ma il contatto non verrà sincronizzato a Microsoft Dynamics NAV come agente.

Uno dei vantaggi principali della funzionalità di sincronizzazione tra Microsoft Dynamics NAV e Outlook consiste nel fatto che può essere personalizzata senza aggiunta di codice. Ed è abbastanza semplice aggiungere ulteriori campi per ottimizzare la sincronizzazione.

Il setup di default prevede la mappatura di cinque diverse entità di Microsoft Dynamics NAV:

Se lo desiderano, le società possono aggiungere ulteriori campi a questa mappatura. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione "Personalizzazione dei campi della sincronizzazione" in questa procedura dettagliata.

Informazioni sulla procedura dettagliata

In questa procedura dettagliata sono illustrati i task seguenti:

  • Creazione di una cosa da fare e relativa sincronizzazione con Outlook
  • Gestione di un conflitto tra dati diversi nello stesso record
  • Personalizzazione dei campi da sincronizzare
Nota
I conflitti si verificano solo se sono state apportate modifiche in entrambe le applicazioni dall'ultima sincronizzazione. Pertanto, in alcuni passaggi di questa procedura dettagliata verrà creato appositamente un conflitto per consentire di esercitarsi nella sua soluzione. In questo caso si inseriranno due diversi numeri di telefono per lo stesso contatto e quindi si risolverà il conflitto.

Ruoli

Questa procedura dettagliata comprende task svolti dai ruoli utente seguenti:

  • Mike Danseglio, manager contabilità
  • Davide Ruspini, agente
Nota
Per iniziare subito a seguire le procedure, si consiglia di utilizzare le proprie impostazioni utente di Microsoft Dynamics NAV e il proprio account Outlook anziché creare i nuovi utenti Danseglio e Ruspini nel database CRONUS Italia S.p.A.. Vedere la sezione "Prerequisiti" qui di seguito per informazioni sul setup di integrazione con Outlook necessarie.

Prerequisiti

Per completare questa procedura dettagliata, sarà necessario:

  • Eseguire i passaggi della procedura dettagliata: Walkthrough: Setting Up Outlook Synchronization.
  • Assicurarsi che i servizi Web siano in esecuzione.
  • In Microsoft Dynamics NAV, controllare che sussistano le seguenti condizioni:
    • Assicurarsi che l'integrazione con Outlook sia installata.
    • Assicurarsi che Database dimostrativo CRONUS Italia S.p.a. sia installato.
    • Assicurarsi che il proprio nome sia stato aggiunto come agente, con il nome e l'indirizzo e-mail definiti esattamente come nel profilo di Outlook.
    • Assicurarsi che il proprio nome sia stato assegnato come utente alle entità di sincronizzazione.
  • In Outlook, controllare che sussistano le seguenti condizioni:
    • I pulsanti di sincronizzazione di Microsoft Dynamics NAV vengono visualizzati nella scheda dei componenti aggiuntivi della barra multifunzione di Outlook.
    • Assicurarsi che la connessione tra Microsoft Dynamics NAV e Outlook funzioni correttamente. Per testare la connessione, fare clic sul pulsante Impostazioni e nella scheda Connessione scegliere Test connessione.

Scenario

Mike Danseglio è un manager contabilità presso CRONUS Italia S.p.A. che lavora generalmente nell'ufficio di CRONUS e utilizza Microsoft Dynamics NAV. Il suo collega, Davide Ruspini, è un agente che lavora principalmente sul campo e utilizza Outlook per tenere traccia di contatti, attività e appuntamenti. Poiché Danseglio e Ruspini condividono informazioni, sincronizzano regolarmente i loro dati nel corso della giornata. Ciò consente a Danseglio di prendere appuntamenti per Ruspini e nel contempo di tenere traccia delle attività di quest'ultimo sul campo.

In questo scenario, Danseglio crea un appuntamento per Ruspini con un cliente esistente. Quando Ruspini effettua la sincronizzazione, vede la riunione creata dal collega. Ritenendo di non poter giungere sul posto in tempo, sposta l'appuntamento a un altro giorno nel suo calendario di Outlook. Alla successiva sincronizzazione, le modifiche sono aggiornate in Microsoft Dynamics NAV e Danseglio ne è al corrente.

Danseglio cerca di contattare il cliente, ma il numero di telefono non è corretto perché qualcun altro ha inserito un nuovo numero in Outlook e non ha ancora effettuato la sincronizzazione con Microsoft Dynamics NAV. Il manager contabilità esamina i dettagli del conflitto, stabilisce che il problema è dovuto al numero di telefono e lo risolve.

Danseglio inoltre si accorge che occorre aggiungere altri campi alle entità da sincronizzare. Aggiunge quindi ai dati della società il campo del codice di regione come campo personalizzato, in modo che sia visualizzato sia in Outlook che in Microsoft Dynamics NAV.

Esecuzione di una sincronizzazione

Innanzitutto, Danseglio prende un appuntamento con il cliente per Ruspini creando una cosa da fare in Microsoft Dynamics NAV; quindi effettua la sincronizzazione con Outlook, in modo che l'appuntamento sia visualizzato nel calendario del team.

Per creare una cosa da fare e sincronizzarla con Outlook

  1. Nella casella Cerca immettere Contatti, quindi selezionare il collegamento correlato.

  2. Nell'elenco Contatti selezionare la scheda contatto della ditta A. Gibson's Law Firm, CT100006, e nel gruppo Gestione della scheda Pagina iniziale fare clic su Modifica.

  3. Nella scheda contatto, nella Scheda dettaglio Generale, modificare il Cod. agente nelle proprie iniziali.

  4. Nel gruppo Contatto della scheda Naviga selezionare Cose da fare.

  5. Nel gruppo Processo della scheda Pagina iniziale scegliere Crea cose da fare.

  6. Nella procedura guidata Crea cose da fare aggiungere le informazioni seguenti:

    • Impostare le cose da fare di tipo Riunione.
    • Aggiungere una breve descrizione, ad esempio "proposta di discussione".
    • Fissare la riunione per la data odierna e aggiungere un'ora d'inizio.

  7. Scegliere il pulsante Avanti. Viene visualizzato il proprio nome come organizzatore delle cose da fare e quello della ditta A. Gibson's Law Firm come partecipante necessario.

  8. Selezionare il pulsante Fine.

  9. In Microsoft Outlook, selezionare Calendario per aprire la visualizzazione Calendario, quindi, nell'elenco Calendari personali, aprire il calendario Microsoft Dynamics NAV.

  10. Fare clic sul pulsante Sincronizza sulla barra degli strumenti di Microsoft Dynamics NAV per avviare la sincronizzazione.

    La sincronizzazione viene eseguita e l'appuntamento creato è visibile nel calendario condiviso.

Ruspini controlla gli aggiornamenti del calendario di Microsoft Dynamics NAV . Vede l'appuntamento e modifica l'ora per correggere il conflitto.

Per modificare una richiesta di riunione in Microsoft Dynamics NAV e sincronizzarla con Outlook

  1. Nel calendario di Outlook, spostare a un altro giorno l'appuntamento creato in Microsoft Dynamics NAV e fare clic sul pulsante Sincronizza per avviare nuovamente la sincronizzazione.

  2. A questo punto, aprire Microsoft Dynamics NAV e individuare la scheda contatto di CT100006.

    Nel campo Pross. data cose da fare è indicata la nuova data della riunione. È possibile selezionare il campo data per aprire l'elenco delle cose da fare e visualizzare le modifiche apportate all'appuntamento.

Gestione di un conflitto di sincronizzazione

Danseglio decide di chiamare il cliente per informarlo che l'agente ha cambiato l'appuntamento. Scopre un conflitto nei dati di contatto e lo risolve. In questo scenario è illustrata la risoluzione manuale del conflitto, ma è anche possibile impostare la sincronizzazione per gestire i conflitti automaticamente. Per ulteriori informazioni, vedere How to: Set Up Synchronization Conflict Resolution Options.

Per gestire un conflitto

  1. In Outlook, fare clic sul pulsante Impostazioni per aprire la finestra di dialogo Impostazioni .

    Nella finestra di dialogo Impostazioni sono disponibili numerose opzioni per la risoluzione dei conflitti, incluse le opzioni per sostituire automaticamente gli elementi di Outlook con i record di Microsoft Dynamics NAV o sostituire automaticamente i record di Microsoft Dynamics NAV con gli elementi di Outlook.

  2. Selezionare Risolvi conflitti manualmente e chiudere la finestra Impostazioni.

  3. In Microsoft Dynamics NAV aprire la scheda contatto della ditta A. Gibson's Law Firm, CT100006 e aggiungere il numero di telefono 1234567.

  4. Aprire Outlook e trovare il contatto della ditta A. Gibson's Law Firm.

  5. Modificare il numero di telefono in 1224567, in modo che sia diverso da quello inserito in Microsoft Dynamics NAV.

  6. Fare clic sul pulsante Sincronizza per avviare la sincronizzazione.

  7. Fare clic sul pulsante Troubleshooting e scegliere la scheda Conflitti.

    Il conflitto è riportato qui. Per visualizzare ulteriori dettagli su di esso, scegliere Mostra elemento di Outlook o Dettagli.

  8. Selezionare Dettagli.

    La finestra di dialogo Dettagli conflitto visualizza una lista dei campi che sono mappati fra le due entità. Il conflitto è evidenziato in rosso, per agevolare l'individuazione della causa del conflitto, cioè la differenza nel numero di telefono.

  9. Scegliere Sostituisci elemento di Outlook, selezionare l'elemento dall'elenco e fare clic su OK.

Personalizzazione dei campi della sincronizzazione

Poiché CRONUS ha molti contatti esteri e utilizza frequentemente il codice di regione, Danseglio decide di aggiungere questo campo alla mappa di sincronizzazione.

Per aggiungere campi al setup corrente

  1. Aprire Microsoft Dynamics NAV.

  2. Nella casella Cerca immettere Entità Sincroniz. Outlook, quindi selezionare il collegamento correlato.

    La finestra Entità Sincroniz. Outlook contiene la definizione della mappatura tra i contatti di Microsoft Dynamics NAV e quelli di Microsoft Outlook.

  3. Nel campo Codice selezionare CONT_SOC. Nel gruppo Gestisci della scheda Pagina iniziale scegliere Modifica.

    In questa finestra sono elencati tutti i campi che sono mappati fra i due programmi. Per aggiungere il campo desiderato, inserire una riga in questa finestra e scegliere i campi da includere nella sincronizzazione.

  4. Nel gruppo Entità sincroniz. della scheda Naviga, selezionare Campi.

  5. Scegliere Nuovo, quindi selezionare Nr. campo 15, Cod. regione.

  6. Poiché non esistono simili proprietà di Outlook a cui mappare questa entità, selezionare la casella di controllo Personalizzato per il campo Cod. regione. Scegliere il pulsante OK.

    Inoltre, poiché in Microsoft Dynamics NAV sono utilizzate le voci del log modifiche per identificare i cambiamenti, è necessario aggiungere questo campo anche al log modifiche.

  7. Nel gruppo Entità sincroniz. della scheda Naviga, scegliere Registra in Setup log modifiche. Scegliere il pulsante OK.

  8. Fare nuovamente clic su OK nella finestra visualizzata.

    Affinché il codice regione aggiunto sia visualizzato in Microsoft Outlook, è necessario creare e sincronizzare un nuovo contatto. Le modifiche al setup di sincronizzazione vengono visualizzate solo per i nuovi elementi sincronizzati.

  9. Nella casella Cerca immettere Contatto, quindi selezionare il collegamento correlato.

  10. Nel gruppo Nuovo della scheda Pagina iniziale scegliere Nuovo e creare un nuovo contatto di tipo Società.

  11. Aggiungere un nuovo nome di cliente.

  12. Espandere la Scheda dettaglio Commercio estero e selezionare un codice nel campo Cod. regione.

  13. Scegliere il pulsante OK.

  14. Aprire Microsoft Outlook e avviare la sincronizzazione.

  15. Al termine della sincronizzazione, aprire in Microsoft Outlook il nuovo contatto creato in Microsoft Dynamics NAV.

  16. Nel gruppo Mostra della scheda Contatto fare clic su Tutti i campi e selezionare l'opzione Campi definiti dall'utente nell'elemento.

    Il codice dell'agente e della regione risulteranno inclusi nelle informazioni di contatto di Outlook.

    Dopo avere terminato questa procedura dettagliata, sarà possibile definire le entità di sincronizzazione e avviare la sincronizzazione tra Outlook e l'implementazione di Microsoft Dynamics NAV della propria società.

Vedi anche