Einige Geschäftstransaktionen werden in Microsoft Dynamics NAV nicht von Anfang an erfasst. Stattdessen geht ein externes Geschäftsdokument in Ihrem Unternehmen als E-Mail-Anhang oder Papierkopie ein, die Sie in eine Datei scannen. Dieses ist typisch für Einkäufe, wo solche Eingangsbelege Zahlungseingänge für Aufwendungen oder kleine Einkäufe darstellen. Andere Beispiele für Eingangsbelege sind elektronische Belege von Handelspartnern, mit denen Sie vereinbart haben, Belege auf elektronischem Weg auszutauschen. Die allgemeine Version von Microsoft Dynamics NAV unterstützt eingehende Rechnungen und Gutschriften im PEPPOL-Format. Mithilfe eines externen OCR-Dienstes (optische Zeichenerkennung) können Sie aus PDF- oder Bilddateien, die die Eingangsbelege darstellen, elektronische Belege generieren, die dann (wie elektronische PEPPOL-Belege) in Belegdatensätze konvertiert werden können. Weitere Informationen finden Sie unter Datenaustausch.

Im Fenster Eingehende Dokumente können Sie verschiedene Funktionen zum Überprüfen von Ausgabenbelegen, Verwalten von OCR-Aufgaben und Konvertieren von Eingangsbelegen (manuell oder automatisch) in die entsprechenden Belege oder Buch.-Blattzeilen in Microsoft Dynamics NAV verwenden. Die externen Dateien können ihrem zugehörigen Beleg in Microsoft Dynamics NAV zu jedem Prozesszeitpunkt zugeordnet werden, auch zu gebuchten Belegen und zu resultierenden Kreditor-, Debitor- und Hauptbucheinträgen

Die Verarbeitung von Eingangsbelegen kann aus den folgenden Hauptaktivitäten bestehen:

• Das Erfassen von externen Belege in Microsoft Dynamics NAV erfolgt durch das Erstellen von Zeilen im Fenster Eingehende Dokumente auf eine der folgenden Weisen:
  
  • Manuell mithilfe von einfachen Funktionen im Fenster Eingehende Dokumente, entweder von einem PC oder von einem mobilen Gerät aus, auf eine der folgenden Arten:
    
    • Verwenden Sie die Schaltfläche Aus Datei erstellen und füllen Sie dann die entsprechende Felder im Fenster Eingehender Beleg aus. Die Datei wird automatisch angehängt.
      
    • Verwenden Sie die Schaltfläche Neu, füllen Sie dann die entsprechende Felder im Fenster Eingehender Beleg aus und hängen Sie die betreffende Datei an.
      
    • Auf einem Tablet oder einem Telefon verwenden Sie die Schaltfläche Von Kamera erstellen, um einen neuen Eingangsbelegsdatensatz zu erstellen, und senden das Bild dann beispielsweise an den OCR-Dienst.
      
  • Automatisch mithilfe von Automatisierungsfunktionen, die elektronische Dokumente an neue oder vorhandene Eingangsbelegsdatensätze senden, auf eine der folgenden Arten:
    
    • Empfangen Sie den Beleg vom OCR-Dienst als ein elektronisches Dokument, nachdem Sie die zugehörige PDF- oder Bilddatei per E-Mail an den OCR-Dienst gesendet haben. Das Inforegister Finanzinformationen wird automatisch im Fenster Eingehender Beleg ausgefüllt.
      
    • Empfangen Sie den Beleg von einem Handelspartner als ein elektronisches Dokument über den Belegaustauschdienst. Das Inforegister Finanzinformationen wird automatisch im Fenster Eingehender Beleg ausgefüllt.
      
• Nutzen Sie den OCR-Dienst zur Umwandlung von PDF- oder Bilddateien in elektronische Belege die in Microsoft Dynamics NAV in Belegdatensätze konvertiert werden können.
  
• Erstellen Sie auf eine der folgenden Weisen neue Belege oder allgemeine Buch.-Blattzeilen für eingehenden Belegedatensätze:
  
  • Manuell, durch Eingabe de Informationen in neuen Belege oder Buch.-Blattzeilen entsprechend der eingehenden Belegdateien.
    
  • Automatisch, durch das Konvertieren von elektronischen Belegen in neue Belegen oder zu Buch.-Blattzeilen über das Datenaustauschframework.
    
• Fügen Sie Eingangsbelege zu Einkaufs- und Verkaufsbelegen jedes möglichen Status hinzu, einschließlich der resultierenden Kreditor, Debitor- und Hauptbucheinträge, die aus dem Buchen resultieren.
  
• Zeigen Sie Eingangsbelege und ihre Dateianhänge von jedem beliebigen Einkaufs-/Verkaufsbeleg oder Posten an, oder finden Sie alle Sachposten ohne Eingangsbelege über das Fenster Kontenplan.
  

Hinweis

Sie können Workflow erstellt, bei denen die Erstellung eines neuen eingehenden Belegdatensatzes eine entsprechende von Ihnen als Workflowschritte definierte Verarbeitungsaufgabe startet. Die generische Version von Microsoft Dynamics NAV umfasst die Workflowvorlage Vom eingehenden Beleg zur Einkaufsrechnung - Workflow, die Sie als Basis nutzen können. Weitere Informationen finden Sie unter Workflow.

Die folgende Tabelle enthält eine Abfolge von Aufgaben sowie Links zu den entsprechenden Themen, in denen diese Aufgaben erläutert werden.

Siehe auch

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