Quando si crea un'offerta, un ordine o una nota di credito, il campo Stato nella testata del documento contiene lo stato di default Aperto.
Dopo aver compilato il documento, è possibile rilasciarlo. Il valore nel campo Stato viene modificato in Rilasciato. Questo stato indica che l'ordine è pronto per la fase di elaborazione successiva prima che venga registrato.
Rilascio
Il processo di rilascio può essere utilizzato in diversi modi per semplificare il flusso di lavoro standard, ad esempio, per seguire le procedure utilizzate dall'azienda in relazione alle approvazioni o allo stato delle attività della warehouse.
Le procedure di approvazione
L'azienda può utilizzare la procedura di rilascio per indicare che un altro utente ha approvato il documento oppure che un contatto esterno può soddisfare le specifiche indicate sul documento, come indicato negli esempi illustrati di seguito.
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È possibile rilasciare un ordine di acquisto quando il fornitore ha indicato di essere pronto a fornire l'ordine.
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L'utente crea un ordine e un secondo utente deve approvarlo, per ragioni di sicurezza, prima che l'utente stesso possa rilasciarlo.
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Una nota di credito creata dall'utente deve essere rilasciata dal responsabile dell'approvazione di tutti i rimborsi.
Attività di logistica warehouse
Se lo stato dell'ordine è Aperto, nel deposito non si comincerà a preparare la spedizione, perché non si prevede di ricevere gli articoli di un ordine di acquisto. Quando l'ordine viene rilasciato, si indica che è completo e la warehouse può inserirlo nelle sue attività.
Riapertura di un ordine rilasciato
Se un ordine è stato rilasciato è possibile apportarvi delle modifiche riaprendolo. L'unica modifica possibile tuttavia alle righe già elaborate nella warehouse è l'incremento della quantità.
Dopo aver apportato le modifiche e aver rilasciato l'ordine di nuovo, verrà di nuovo calcolata l'IVA e lo sconto fattura.
Se si apportano modifiche ad un ordine rilasciato, è necessario comunicare alla warehouse le modifiche apportate.
 Nota |
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| Se si intende registrare un singolo ordine aperto o una nota di credito senza aver rilasciato in precedenza i rispettivi documenti, il programma rilascerà automaticamente il documento quando questo viene registrato. Se gli ordini o le note di credito vengono registrati utilizzando la funzione Registra Batch, è possibile soltanto registrare gli ordini o le note di credito che sono stati rilasciati. |