Nella gestione delle relazioni con i contatti, contribuisce a tenere traccia della corrispondenza tramite e-mail. La registrazione e-mail in Microsoft Dynamics NAV è progettata per consentire tale operazione. Consente inoltre di registrare la corrispondenza tramite e-mail sia in Microsoft Dynamics NAV sia in Microsoft Exchange Server. Ad esempio, è possibile inviare un messaggio di posta elettronica a un contatto su un evento futuro. Il contatto risponde e conferma l'interesse a partecipare. Entrambi i messaggi vengono registrati nella scheda contatto. In alternativa, è possibile ricevere un reclamo da un contatto tramite un messaggio di posta elettronica. È possibile tenere traccia del messaggio e della risposta del contatto mediante l'utilizzo della registrazione e-mail.
La funzionalità di registrazione e-mail consente di registrare tutti i messaggi di posta elettronica in entrata e in uscita. L'unico requisito è che l'indirizzo e-mail sia riconosciuto da Microsoft Dynamics NAV. L'indirizzo deve appartenere a un agente o a un contatto. I messaggi possono essere creati in Outlook. Vengono registrati automaticamente quando è attivata la registrazione e-mail. In questo modo, viene offerta la possibilità di scegliere la soluzione che meglio soddisfa le proprie esigenze.
Dopo avere implementato la registrazione e-mail, è possibile rendere disponibile la corrispondenza tramite e-mail a tutti gli impiegati, anche se un messaggio è stato inviato a un destinatario specifico. A tal fine, è possibile utilizzare le cartelle pubbliche di Exchange. Ciò migliora la condivisione di conoscenze e consente una migliore produttività utente, in quanto le informazioni vengono memorizzate in un'ubicazione comune.
Poiché la registrazione e-mail è basata su server, i messaggi e-mail vengono mantenuti nel loro ambiente nativo anziché nell'applicazione. In tal modo, è più semplice gestire e ottimizzare l'archiviazione del database.
Informazioni sulla procedura dettagliata
Questa procedura dettagliata illustra come installare e gestire la registrazione e-mail per Microsoft Exchange Server in Microsoft Dynamics NAV.
In questa procedura dettagliata sono illustrati i task seguenti:
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Installazione e configurazione della registrazione e-mail.
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Test e utilizzo della registrazione e-mail.
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Ottimizzazione delle prestazioni.
Ruoli
Questa procedura dettagliata comprende attività svolte generalmente dai seguenti ruoli utente:
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Ingegnere IT/Utente finale tecnico/Utente esperto
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Agente/Manager contabilità di marketing
Prerequisiti
Prima di poter svolgere questa procedura dettagliata, è necessario effettuare le seguenti operazioni.
Per completare questa procedura dettagliata, sarà necessario:
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Database dimostrativo CRONUS Italia S.p.a..
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Strumento di amministrazione server di Microsoft Dynamics NAV.
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Una connessione a Microsoft Exchange Server 2013 o a Microsoft Exchange Server 2010.
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Accesso alle cartelle pubbliche di Microsoft Exchange. Per ulteriori informazioni, vedere la pagina relativa alle cartelle pubbliche in Exchange Server 2013.
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Microsoft Outlook 2013 o Microsoft Outlook 2010.
Scenario
La procedura dettagliata si incentra su due aspetti della registrazione e-mail. Nel primo, l'ingegnere IT viene chiamato per impostare la registrazione e-mail. Questa operazione può essere eseguita anche da un utente finale tecnico in loco presso la società. Nel secondo aspetto, un agente utilizza la registrazione e-mail per tenere traccia dei messaggi di posta elettronica inviati a un contatto. Il manager dell'agente può visualizzare un record delle interazioni in una registrazione.
Installazione e impostazione della registrazione e-mail in Microsoft Exchange Server
Per utilizzare la registrazione e-mail, è necessario effettuare la connessione a Microsoft Exchange Server e disporre di un account di posta elettronica.
 Nota |
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| In questa procedura dettagliata, prendere in considerazione la creazione di un account di posta elettronica dell'utente di dominio non associato all'utente specifico. Se si esegue tale operazione, è opportuno inoltre aggiungere l'account di dominio a Microsoft Dynamics NAV come utente di Windows che dispone di un set di autorizzazioni SUPER. Tuttavia, in un ambiente di produzione, è consigliabile impostare il conto contratti di assistenza assegnato ai permessi necessari minimi di Microsoft Dynamics NAV, soprattutto se si esegue l'assistenza in un'istanza del server dedicata. |
In Outlook sarà necessario creare due cartelle pubbliche di Exchange che contengano la posta elettronica. Le cartelle vengono utilizzate per elaborare i messaggi e archiviarli. La seguente procedura deve essere completata prima di continuare a impostare la registrazione e-mail in Microsoft Dynamics NAV.
| Nota |
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| In qualità di amministratore di Exchange, è inoltre possibile utilizzare Exchange Management Console per eseguire questa attività. Per ulteriori informazioni, vedere Exchange Management Console. |
| Nota |
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L'account di posta elettronica utilizzato per configurare la registrazione e-mail in Microsoft Dynamics NAV deve disporre di alcuni permessi relativi alle cartelle pubbliche.
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Per ulteriori informazioni, vedere Gestione delle autorizzazioni della cartella pubblica.
Per impostare le cartelle di Microsoft Exchange Server per la registrazione e-mail
In Microsoft Outlook, nella cassetta postale, creare due cartelle pubbliche.
Cartella Descrizione Coda
I messaggi di posta elettronica vengano copiati da un utente di Microsoft Dynamics NAV, in genere un agente, nella cartella di coda, in base alle regole impostate.
Archiviazione
I messaggi in entrata e in uscita vengono registrati e automaticamente copiati nella cartella di archiviazione.
Nota Microsoft Dynamics NAV non supporta i percorsi della cartella con una lunghezza superiore a 250 caratteri. Di conseguenza, è necessario impostare la struttura delle cartelle pubbliche in modo da poter gestire questa limitazione. Per ulteriori informazioni, vedere la Guida di Microsoft Outlook per "Crea una cartella".
Per ulteriori informazioni, vedere le pagine relative alle cartelle pubbliche in Exchange Server 2013 e alle procedure delle cartelle pubbliche.
Configurazione di Microsoft Dynamics NAV.
Dopo avere impostato cartelle pubbliche di posta elettronica in Microsoft Outlook, configurare successivamente Microsoft Dynamics NAV per l'interazione con tali cartelle. Un aspetto dell'impostazione richiede di specificare come si desidera registrare le interazioni in un registro di interazioni. L'altro aspetto consiste nell'identificare le cartelle in cui registrare le attività. I seguenti passaggi richiedono l'accesso come utente SUPER con tutti i permessi.
Per configurare la registrazione e-mail
Nella casella Cerca immettere Setup modello interazione, quindi selezionare il collegamento correlato.
Nel campo E-mail della scheda dettaglio Generale selezionare una definizione. In questa procedura dettagliata selezionare E-MAIL. Scegliere il pulsante OK. Per ulteriori informazioni, vedere Interazioni.
Nella casella Cerca immettere Setup marketing, quindi selezionare il collegamento correlato.
Espandere la Scheda dettaglio Registrazione e-mail e nel campo Rilevamento automatico indirizzo e-mail, immettere l'indirizzo e-mail dell'utente della società che dispone di un account di posta elettronica in Microsoft Exchange Server.
Nel campo Percorso cartella coda scegliere il pulsante AssistEdit. Verrà visualizzata la finestra Cartelle di Exchange.
Selezionare il nome della cartella pubblica e nella scheda Pagina iniziale, fare clic su Ottieni sottocartelle. Selezionare la cartella di coda creata in Outlook.
Nel campo Percorso cartella archiviazione scegliere il pulsante AssistEdit. Selezionare la cartella di archiviazione creata in Outlook.
Nel campo Dimensione batch e-mail immettere 20. Il valore specifica il numero di messaggi di posta elettronica da elaborare simultaneamente.
Per verificare che l'indirizzo e l'impostazione siano validi in Exchange Server, nel gruppo Funzioni della scheda Azioni, selezionare Convalida setup registrazione e-mail.
Attivazione di un coda processi per la registrazione e-mail
Per mantenere sempre in esecuzione un sistema di registrazione e-mail, è necessario utilizzarlo con una coda processi. È possibile impostare una coda processi per l'esecuzione in un'istanza server distinta per fornire assistenza al sistema di registrazione e-mail.
Per impostare Microsoft Dynamics NAV Server
Aprire Strumento di amministrazione server di Microsoft Dynamics NAV. Per ulteriori informazioni, vedere Microsoft Dynamics NAV Server Administration Tool.
Creare una nuova istanza server denominata E-MAIL. Per ulteriori informazioni, vedere How to: Create a Microsoft Dynamics NAV Server Instance. Per evitare conflitti con le impostazioni della porta del server di default, impostare le informazioni sulla porta come indicato di seguito.
Porta Impostazione Servizi di gestione
7145
Server
7146
Servizi SOAP
7147
Servizi OData
7148
Impostare l'account del servizio. Selezionare Account utente e specificare le informazioni necessarie per il nome utente, il dominio e la password. Per completare questa procedura dettagliata, selezionare l'account utente che è stato utilizzato per configurare le impostazioni di registrazione e-mail.
Selezionare Modifica. Nel campo Codeunit avvio della Scheda dettaglio Servizi NAS immettere il seguente parametro: 450. Nel campo Società immettere il nome della società. Per il campo relativo alla ragione sociale viene osservata la distinzione tra maiuscole e minuscole.
Selezionare Salva, quindi scegliere il pulsante OK.
Dopo avere impostato la coda processi, operazione descritta nella procedura riportata di seguito, si passerà allo strumento di amministrazione per avviare l'istanza server.
Per la società, si imposta una coda processi che si desidera eseguire quotidianamente. È inoltre possibile specificare che si desidera eseguire il processo ogni 5 minuti. Infine, specificare che la coda processi deve essere interrotta l'ultimo giorno dell'anno, ovvero il 31 dicembre.
Per impostare la coda processi per la registrazione e-mail, sarà necessario un utente di Microsoft Dynamics NAV con sufficienti set di autorizzazioni. Prendere in considerazione la possibilità di utilizzare il set di permessi BASE e SETUPCODACOMMESSE come definito in Database dimostrativo CRONUS Italia S.p.a.. È necessario concedere all'utente un'autorizzazione esplicita a eseguire la codeunit 5065. Per ulteriori informazioni, vedere Procedura: Creare i movimenti coda processi.
Per avviare la coda processi
Nella casella Cerca immettere Lista categorie coda processi, quindi selezionare il collegamento correlato.
Selezionare Nuovo e creare un nuovo codice categoria denominato LOGGING. Nel campo Descrizione immettere Registrazione e-mail. Scegliere il pulsante OK.
Nella casella Cerca immettere Code processi, quindi selezionare il collegamento correlato.
Selezionare Nuovo e creare un nuovo codice coda denominato ELQ. Nel campo Descrizione immettere Coda registrazione e-mail.
Scegliere il campo Filtro categoria coda processi e impostarlo su LOGGING. Selezionare la casella di controllo Avvia automaticamente da NAS. Scegliere il pulsante OK.
Nella casella Cerca immettere Movimenti coda processi, quindi selezionare il collegamento correlato.
Selezionare Nuovo e compilare la scheda Scheda movimento coda processi come indicato di seguito.
Scheda dettaglio Generale
Campo Valore Tipo oggetto da eseguire
Codeunit
ID oggetto da eseguire
5065
Descrizione
Operazione di registrazione e-mail
Codice categoria coda processi
Registrazione
Nr. massimo di tentativi da eseguire
3
Data/ora scadenza
31 dicembre
Prima data/ora inizio
Un giorno precedente alla data odierna
Scheda dettaglio Ricorrenza
Campo Valore Commessa periodica
Impostare tutti i giorni su True
Ora inizio
06.00.00
Ora fine
18.00.00
Nr. di minuti tra ogni esecuzione
5
Scegliere il pulsante OK.
Nella finestra Movimenti coda processi selezionare la coda processi. Nella scheda Pagina iniziale selezionare Imposta stato su Pronto.
Per avviare e testare la coda processi
Aprire Strumento di amministrazione server di Microsoft Dynamics NAV.
Selezionare l'istanza server E-MAIL e avviarla.
Per ulteriori informazioni, vedere Managing Microsoft Dynamics NAV Server Instances.
Tornare a Client personalizzato in base ai ruoli e nella casella Cerca immettere Movimenti log coda processi, quindi fare clic sul collegamento correlato. Per verificare che la coda processi funzioni come previsto, osservare se ogni cinque minuti viene registrato un movimento.
Verifica della registrazione e-mail
Prima di mettere un sistema in produzione, è possibile provare alcuni test semplici per verificare che funzioni come previsto. La seguente procedura illustra come un agente e il suo manager utilizzano il sistema. L'attività presenta diversi prerequisiti per semplificare il test. Innanzitutto, è necessario impostare l'indirizzo e-mail di un agente di test in modo che sia uguale a quello utilizzato per il rilevamento automatico. L'agente di test deve disporre di un indirizzo e-mail che è possibile utilizzare per eseguire il test. Infine, impostare un contatto di test che disponga di un indirizzo e-mail per il quale è possibile verificare la ricezione del messaggio.
Nei test e nella produzione, è consigliabile copiare i messaggi di posta elettronica e non spostarli. Ciò garantisce che tutti i messaggi di posta elettronica dei clienti vengano visualizzati, anche se contengono dati non validi che ostacolano l'elaborazione da parte della registrazione e-mail.
Per verificare la registrazione e-mail
Aprire la scheda dell'agente di test.
Nella scheda Naviga selezionare Contatti. Aggiungere il contatto di test all'elenco dell'agente. Creare un nuovo contatto, se necessario.
Selezionare Modifica per aprire la scheda contatto.
Espandere la Scheda dettaglio Comunicazioni e nel campo E-mail fare clic sul pulsante su cui è raffigurata l'immagine di una busta. Verrà visualizzata una finestra di Outlook in cui creare e inviare un semplice messaggio.
Inviare un messaggio dall'agente al contatto. Inviare anche un messaggio dal contatto all'agente.
Nella cartella Inviato di Outlook dell'agente, copiare il messaggio inviato al contatto nella cartella di coda pubblica. Nella cartella Posta in arrivo di Outlook dell'agente, copiare il messaggio dal contatto alla cartella di coda pubblica.
Se la coda processi funziona come previsto, è possibile passare alla fase successiva.
Nella scheda Naviga della scheda dell'agente selezionare Movimenti log interazione. Verificare che il messaggio di posta elettronica inviato sia presente nella lista. Nella scheda Pagina iniziale selezionare Mostra per aprire il messaggio di posta elettronica.
Protezione Nota I messaggi di posta elettronica ricevuti in Internet possono avere indirizzi falsi del mittente. Ne consegue che i movimenti log interazione in Microsoft Dynamics NAV creati dalla registrazione e-mail potrebbero potenzialmente includere indirizzi falsi e devono essere rivisti per garantire la protezione.
Per integrare i messaggi di posta elettronica con le cartelle pubbliche
Nella casella Inviato di Outlook, selezionare i messaggi di posta elettronica che si desidera archiviare per riferimento futuro.
Copiare i messaggi nella cartella pubblica definita per essere la cartella di coda.
Suggerimento È possibile utilizzare le regole di Outlook per automatizzare il processo. Ad esempio, è possibile impostare una regola per copiare sempre il messaggio di posta elettronica a un determinato contatto nella cartella di coda pubblica. Rendere le regole quanto più specifiche per evitare di copiare la posta indesiderata nella cartella di coda. Per ulteriori informazioni, cercare nella Guida di Outlook un argomento denominato "Gestione dei messaggi tramite le regole".
Utilizzo della registrazione e-mail e dei log di interazione
Per verificare le interazioni, è possibile esaminare le informazioni che vengono registrate nella finestra Movimenti log interazione.
Per ulteriori informazioni, vedere How to: Set Up Email Logging for use with the Job Queue.