I pagamenti anticipati sono pagamenti che vengono fatturati e registrati in un ordine di pagamento anticipato di vendita o di acquisto prima della fatturazione finale. La società può richiedere un deposito prima di produrre gli articoli oppure esigere il pagamento prima di spedire gli articoli al cliente. La funzionalità di pagamento anticipato in Microsoft Dynamics NAV consente di fatturare e riscuotere i depositi richiesti dai clienti o di rimettere i depositi ai fornitori. In questo modo è possibile assicurarsi che tutti i pagamenti siano registrati a fronte di una fattura.
I requisiti del pagamento anticipato possono essere definiti per un cliente o un fornitore per tutti gli articoli o solo per alcuni. Una volta definite le impostazioni necessarie, è possibile generare fatture di pagamento anticipato da ordini di vendita o di acquisto per l'importo calcolato. È possibile modificare gli importi di default nella fattura in base alle esigenze. Ad esempio, è possibile inviare ulteriori fatture di pagamento anticipato se vengono aggiunti altri articoli all'ordine.
Informazioni sulla procedura dettagliata
In questa procedura dettagliata verranno descritti gli scenari seguenti:
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Impostazione dei pagamenti anticipati.
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Creazione di un ordine che richiede un pagamento anticipato.
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Creazione di una fattura di pagamento anticipato.
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Correzione dei requisiti di pagamento anticipato di un ordine.
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Collegamento di pagamenti anticipati a un ordine.
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Fatturazione dell'importo finale di un ordine con pagamento anticipato.
Ruoli
Questa procedura dettagliata include task per i seguenti ruoli:
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Manager contabilità (Barbara Zighetti)
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Gestore ordini (Elisabetta Scotti)
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Amministratore contabilità clienti (Armando Pinto)
Scenario
Barbara Zighetti è un manager contabilità. Spetta a lei decidere quali clienti devono versare un deposito prima che gli articoli siano lavorati o spediti. Barbara imposta Microsoft Dynamics NAV per calcolare i pagamenti anticipati automaticamente.
Elisabetta Scotti è un gestore ordini di vendita. Quando un cliente chiama per effettuare un ordine, inserisce l'ordine nel sistema mentre il cliente è al telefono. In questo modo, può verificare subito i prezzi e le condizioni di pagamento con il cliente e può procedere alle rettifiche all'ordine mentre negozia con il cliente.
Armando Pinto lavora nel reparto Contabilità clienti e registra fattura e pagamenti.
In questo scenario, Barbara definisce i requisiti di pagamento anticipato per il cliente Grafiche Magiche 2000 in base al suo storico di credito e dà istruzioni a Elisabetta su come gestire i loro ordini.
Quando il cliente chiama, Elisabetta negozia con il cliente fino a quando non raggiungono un accordo. Può scegliere di calcolare il pagamento anticipato in modi diversi.
Dopo che Elisabetta ha emesso la fattura per il pagamento anticipato, il cliente ordina un articolo aggiuntivo. Elisabetta aggiorna l'ordine e crea una seconda fattura per il pagamento anticipato.
Armando registra il pagamento del cliente, lo collega alle fatture e invia la fattura finale.
Impostazione dei pagamenti anticipati
Barbara imposta il sistema per la gestione dei pagamenti anticipati da parte dei clienti.
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Decide di adottare per i pagamenti anticipati la stessa numerazione utilizzata per le fatture di vendita.
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Imposta il programma in modo che controlli automaticamente se sono previsti pagamenti anticipati prima della fatturazione finale di un ordine.
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Imposta i valori predefiniti per le percentuali di pagamento anticipato da richiedere per specifici articoli e clienti.
Le seguenti procedure illustrano come svolgere i task di Barbara:
Per impostare la numerazione per i pagamenti anticipati
Nella casella Cerca immettere Setup contabilità clienti, quindi selezionare il collegamento correlato.
Nella finestra Setup contabilità clienti espandere la Scheda dettaglio Numerazione.
Verificare che la numerazione per le fatture di pagamento anticipato registrate nel campo Nr. fatt. pagam. ant. reg. sia la stessa delle fatture di vendita registrate (Nr. fatture registrate) e che la numerazione per le note di credito registrate per i pagamenti anticipati (Nr. note cr. pagam. ant. reg.) sia la stessa delle note di credito registrate (Nr. note credito registrate).
Per bloccare le spedizioni in caso di mancato versamento del pagamento anticipato
Nella Scheda dettaglio Generale della finestra Setup contabilità clienti selezionare il campo Verifica pagamento anticipato durante la registrazione.
Quando il campo Verifica pagamento anticipato durante la registrazione è selezionato, non è possibile inviare spedizioni o fatture per un ordine che presenta un importo di pagamento anticipato non versato.
Chiudere la finestra Setup contabilità clienti.
Barbara stabilisce che, come regola di default, al cliente 20000 venga fatturato il 30% di anticipo su tutti gli ordini. Pertanto, inserisce una percentuale predefinita di pagamento anticipato nella scheda cliente.
Stabilisce altresì che a tutti i clienti sia richiesto un deposito del 20% per l'articolo 1100. Il cliente 20000 ha uno storico dei pagamenti insoddisfacente. Di conseguenza, richiede un pagamento anticipato del 40% dal cliente 20000 per l'articolo 1100. La procedura seguente spiega come impostare le percentuali di pagamento anticipate di default.
Per assegnare percentuali predefinite di pagamento anticipato a clienti e articoli
Nella casella Cerca immettere Clienti, quindi selezionare il collegamento correlato.
Selezionare la riga con il cliente 20000 (Selangorian) e nel gruppo Gestione della scheda Pagina iniziale selezionare Modifica.
Nella scheda del cliente 20000, espandere la Scheda dettaglio Fatturazione.
Nel campo % pagamento anticipato digitare 30.
Scegliere il pulsante OK per chiudere la scheda cliente.
Nella casella Cerca immettere Articoli, quindi selezionare il collegamento correlato.
Selezionare la riga con l'articolo 1100 e nel gruppo Gestione della scheda Pagina iniziale selezionare Modifica.
Nella scheda articolo, nel gruppo Vendite della scheda Naviga selezionare Percentuali pagamenti anticipati.
Compilare nel modo seguente due righe della finestra Percentuali pagamenti anticipati vendite.
Tipo vendita Codice vendita Nr. Articolo % pagamento anticipato Cliente
20000
1100
40
Tutti i clienti
1100
20
Importante In base al proprio paese, è inoltre necessario specificare un codice gruppo imposta nella Scheda dettaglio Fatturazione per gli articoli 1000 e 1100. Chiudere tutte le finestre.
Per specificare un conto per i pagamenti anticipati di vendita nel setup registrazioni COGE
Nella casella Cerca immettere Setup registrazioni COGE, quindi selezionare il collegamento correlato.
Selezionare la riga in cui il campo Cat. reg. business è impostato su ESPORTAZ e il campo Cat. reg. articolo/servizio è impostato su DETTAGLIO, quindi nel gruppo Gestione della scheda Pagina iniziale selezionare Modifica.
Nella finestra Scheda setup reg. gen. , nella Scheda dettaglio Vendite, nel campo Conto pagam. anticipati vendite , specificare il conto in questione.
Scegliere il pulsante OK.
Creazione di un ordine che richiede un pagamento anticipato
Nello scenario seguente, Elisabetta, il gestore ordini, crea un ordine mentre parla con un cliente. Gli articoli ordinati dal cliente richiedono un pagamento anticipato e il cliente in passato non ha saldato puntualmente. Di conseguenza, Elisabetta ha ricevuto istruzione di richiedergli l'importo fisso di 2.000 euro come pagamento anticipato per l'ordine.
Il cliente chiede di poter versare il 35% ed Elisabetta può accettare. Di conseguenza, modifica l'ordine.
Crea quindi la fattura di pagamento anticipato e la invia al cliente
Per creare un ordine di vendita con un pagamento anticipato
Nella casella Cerca immettere Ordini vendita, quindi selezionare il collegamento correlato.
Nella scheda Pagina iniziale selezionare Nuovo.
Nel nuovo ordine di vendita premere INVIO: verrà assegnato automaticamente un numero all'ordine.
Nel campo Vendere a - Nr. cliente selezionare 20000.
Accettare l'avviso di saldo scaduto che viene visualizzato.
Quando si preme INVIO nel campo Vendere a - Nr. cliente, la maggior parte dei campi dell'ordine di vendita è compilata automaticamente.
Compilare due righe di vendita nel modo seguente.
Tipo Nr. Quantità Articolo
1000
1
Articolo
1100
1
I campi del pagamento anticipato nella riga di vendita sono nascosti per default, quindi occorre visualizzarli.
Nella Scheda dettaglio Righe, nella barra degli strumenti scegliere Azioni, quindi Scegli colonne.
Aggiungere i seguenti campi: % pagamento anticipato, Importo riga pagam. ant. IVA escl. e Fattura importo pagam. ant. IVA escl.
Scegliere il pulsante OK.
La finestra Ordine vendita viene aggiornata.
Verificare che il campo % pagamento anticipato sulla riga dell'articolo 1000 contenga 30. Il valore di default è stato copiato dalla testata di vendita, popolata dalla scheda cliente.
Il campo % pagamento anticipato sulla riga dell'articolo 1100 contiene 40. Si tratta della percentuale immessa nella finestra Percentuali pagamenti anticipati vendite per l'articolo 1100 e il cliente 20000.
Per ulteriori informazioni, vedere Procedura: Definire le percentuali di pagamento anticipato.
Nel gruppo Ordine della scheda Naviga scegliere Statistiche.
Nella Scheda dettaglio Pagamento anticipato, il campo Importo riga pagam. ant. IVA esclusa contiene 1.560. Se si crea ora una fattura pagamento anticipato per l'ordine, questo è l'importo che verrà visualizzato nella fattura.
In questo scenario, Elisabetta deve chiedere al cliente un pagamento anticipato totale di 2000.
Importante In base al proprio paese, il seguente passaggio potrebbe non essere applicabile. Modificare in 2000 l'importo nel campo Importo riga pagam. ant. IVA escl. e chiudere la finestra.
Controllare il campo % pagamento anticipato nelle righe di vendita: si constaterà che è stato ricalcolato in 40.81625.
Il calcolo include tutte le righe che hanno una percentuale di pagamento anticipato superiore a zero.
Ora il cliente chiede se la percentuale di pagamento anticipato può essere impostata su 35%. Il supervisore di Elisabetta accetta la modifica.
Espandere la Scheda dettaglio Pagamento anticipato nella finestra Ordine vendita.
Nel campo % pagamento anticipato immettere 35.
Nel messaggio di avviso visualizzato, selezionare il pulsante Sì . Un tasso del 35% verrà applicato come percentuale di pagamento per l'intero ordine.
Verificare che le righe siano state aggiornate di conseguenza.
Creazione di una fattura di pagamento anticipato
Dopo aver inserito nell'ordine i valori di pagamento anticipato corretti, Elisabetta crea la fattura di pagamento anticipato e la invia al cliente.
Per creare una fattura di pagamento anticipato
Nell'ordine di vendita, nella scheda Azioni , nel gruppo Registrazione , selezionare Pagamento anticipato, quindi Registra fattura pagamento anticipato .
 Nota |
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| Selezionare Registra e stampa fattura pagam. ant. e spedire la fattura al cliente. |
Creazione di una fattura di pagamento anticipato aggiuntiva
Il giorno seguente, il cliente chiama Elisabetta e apporta modifiche all'ordine. Il cliente desidera due articoli 1100. Elisabetta riapre e aggiorna l'ordine e crea una seconda fattura per il pagamento anticipato dell'ordine e la invia al cliente.
Per creare una fattura di pagamento anticipato aggiuntiva
Nel gruppo Rilascio della scheda Azioni dell'ordine di vendita selezionare Riapri.
Immettere 2 nel campo Quantità della riga dell'articolo 1100.
Scorrere per vedere i campi del pagamento anticipato. Il campo Importo riga pagam. ant. IVA esclusa ora contiene 630 e il campo Fattura importo pagam. ant. IVA esclusa contiene 315. Ciò indica l'esistenza di un importo di pagamento anticipato aggiuntivo che non è stato ancora fatturato.
Per registrare una fattura per l'importo aggiuntivo, nel gruppo Registrazione della scheda Azioni, selezionare Pagamento anticipato, quindi scegliere Registra fattura pagamento anticipato.
Collegamento dei pagamenti anticipati
Il cliente versa il pagamento anticipato e Armando, che lavora nel reparto contabilità, registra il pagamento e lo collega alle fatture di pagamento anticipato.
Per collegare un pagamento a una fattura di pagamento anticipato
Nella casella Cerca immettere Registrazioni incassi, quindi selezionare il collegamento correlato.
Compilare una riga di registrazione con le informazioni indicate di seguito.
Nome campo Immettere Tipo di documento
Pagamento
Tipo conto
Cliente
Nr. conto
20000
Nel gruppo Processo della scheda Pagina iniziale scegliere Collega movimenti.
Nella finestra Collega mov. cliente selezionare la prima fattura di pagamento anticipato e quindi, nel gruppo Processo della scheda Pagina iniziale fare clic su Collega a ID.
Ripetere il passaggio precedente per il secondo pagamento anticipato.
Scegliere il pulsante OK.
Nel campo dell'importo è ora riportata la somma delle due fatture di pagamento anticipato.
Effettuare la registrazione.
Fatturazione dell'importo residuo
Ora l'amministratore della contabilità clienti, Armando, è stato informato che gli articoli dell'ordine sono stati spediti e che l'ordine è pronto per essere fatturato. Armando crea quindi la fattura per l'ordine.
Per fatturare l'importo residuo
Aprire l'ordine di vendita.
Nel gruppo Processo della scheda Pagina iniziale scegliere Registra. Nella finestra visualizzata selezionare Spedisci e fattura, quindi scegliere OK.
| Nota |
|---|
| A questo punto il reparto spedizioni ha di norma già registrato la spedizione. |
Armando può visualizzare lo storico per verificare che la fattura di vendita sia stata creata come concepita.
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Nella casella Cerca immettere Fatture vendita registrate, quindi selezionare il collegamento correlato.
Passaggi successivi
In questa procedura dettagliata sono stati esaminati i passaggi necessari per impostare la funzione di gestione dei pagamenti anticipati in Microsoft Dynamics NAV. Sono state impostate le percentuali di pagamento anticipato di default per clienti e articoli e sono stati inoltre utilizzati diversi metodi per calcolare il pagamento anticipato per un ordine. Si è cercato anche di assegnare un intero importo di pagamento anticipato all'ordine e calcolare la percentuale dell'anticipo rispetto all'ordine totale.
Inoltre, è stata registrata una fattura di pagamento anticipato, creata una fattura per un secondo pagamento anticipato in seguito alla modifica dell'ordine e registrata la fattura finale per l'importo residuo.
La funzionalità dei pagamenti anticipati in Microsoft Dynamics NAV agevola l'impostazione e l'applicazione di regole di pagamento anticipato per clienti e articoli e consente di registrare ogni pagamento a fronte di una fattura.