Mithilfe von Einkaufsreklamationen wird sichergestellt, dass das Unternehmen eine Entschädigung für fehlerhafte oder beschädigte Artikel erhält, die Sie von Ihren Kreditoren erhalten.

Wenn ein Unternehmen oder ein Kunde des Unternehmens nicht mit einem vom Kreditor erhaltenen Auftrag zufrieden ist, kann das Unternehmen oder der Kunde eine Entschädigung von diesem Kreditor erwarten. Die Bedingungen einer Entschädigungsvereinbarung zwischen dem Unternehmen und dem Kreditor richten sich häufig nach dem Grund der Reklamation und der Beziehung zwischen Unternehmen und Kreditor. So können die Parteien beispielsweise vereinbaren, dass falsch bestellte/gelieferte Artikel von dem Unternehmen an den Kreditor zurückgeschickt werden und dass das Unternehmen hierfür eine Gutschrift und eine Ersatzlieferung erhält. In anderen Situationen, in denen ein Unternehmen beispielsweise beschädigte Waren erhält, verlangt das Unternehmen möglicherweise einen Preisnachlass. Genauso kann vorgegangen werden, wenn ein Unternehmen seinen eigenen Debitoren einen Preisnachlass gewährt hat und nun seine Kosten decken möchten, indem es einen Einkaufspreisnachlass von seinem Kreditor fordert. Unterliegt der gekaufte Artikel der Gewährleistung, kann das Unternehmen den Kreditor zur Reparatur des Artikels auffordern. Weitere Informationen finden Sie unter Info zur Retourenverwaltung.

Die Einkaufsreklamation ist der zentrale Beleg, auf Sie eine mit dem Kreditor getroffene Entschädigungsvereinbarung erfassen können. Von diesem Beleg aus können Benutzer auf andere einkaufsbezogene Belege zugreifen und reklamationsbezogene Daten eingeben, die den Kreditor, die Entschädigungsmethode und die fraglichen Artikel betreffen.

Nachfolgend sind die Standardschritte aufgeführt, die zum Erstellen einer Basisreklamation ausgeführt werden. Eine Basisreklamation wird erstellt, wenn Sie einen Artikel gegen Gutschrift an einen Kreditor zurücksenden möchten. Nachfolgend werden weitere Reklamationsoptionen erläutert.

So wird eine grundlegende Einkaufsreklamation verarbeitet

  1. Erstellen Sie eine Einkaufsreklamation. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Erstellen von Einkaufsreklamationen.

  2. Auf dem Inforegister Fakturierung können Sie die verknüpfte Einkaufsrechnung durch die Reklamation ausgleichen, indem Sie die Felder Ausgleich mit Belegart und Ausgleich mit Belegnr. ausfüllen.

  3. Buchen Sie die Einkaufsreklamation. Wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Vorgang die Option Zeilen aus.

  4. Wählen Sie Liefern und fakturieren aus, um eine gebuchte Einkaufsgutschrift zu erstellen.

Wenn die zugeordnete Rechnung nicht bereits früher bei dem Verfahren ausgeglichen wurde, kann der Ausgleich nach der Buchung erfolgen.

Weitere Reklamationsoptionen

  • Wenn Sie den Lagerbestand mithilfe des mit des ursprünglichen Einkaufsposten verknüpften Einstandspreises neu bewerten möchten, weisen Sie die exakte Einstandspreisstornierung zu.

    • Sie müssen möglicherweise einen Einkaufspreisnachlass einrichten, falls Sie und der Kreditor übereinkommen, eine Entschädigung für einen zurückgesendeten Artikel in Form eines Nachlasses vom ursprünglichen Einkaufspreis zu akzeptieren.
    • Möglicherweise müssen Sie eine Bestellung für einen Austauschartikel erstellen, wenn sich der Kreditor damit einverstanden erklärt, einen zurückgeschickten Artikel zu ersetzen. Bei dem Austauschartikel kann es sich um den gleichen oder einen anderen Artikel handeln.
    • In einigen Fällen möchten Sie möglicherweise einen Artikel aus einer bestimmten Serie oder Charge reklamieren, z.B wenn ein bestimmter Artikel oder eine bestimmte Charge defekt ist oder zurückgerufen wurde. In solchen Situationen ermöglicht die Anwendung die Suche nach dem Artikel anhand der Serien- oder Chargennummer und die Rücksendung des speziellen Artikels oder der Charge. Führen Sie die folgenden Schritte aus:
      1. Suchen Sie die Serien-/Chargennummern des Kreditors.
      2. Erstellen Sie eine Einkaufsreklamation.
      3. Wählen Sie die Zeile aus, für die Sie Serien-/Chargennummern auswählen möchten.
      4. Wählen Sie die Schaltfläche Aktionen, wählen Sie Zeile, und wählen Sie dann Artikelverfolgungszeilen.
      5. Wählen Sie im Fenster Artikelverfolgungszeilen im Feld Chargennr. oder Seriennr. einen Wert im Fenster Artikelverf.-Zusammenfassung aus.
    • Sie können alle reklamationsbezogenen Belege gleichzeitig im Fenster Verkaufsreklamation erstellen. Alternativ können Sie alle Belege (Einkaufsbestellungen für Ersatzlieferungen, Verkaufsreklamationen und Einkaufsbestellungen) einzeln erstellen.

  • Die folgenden Optionen können für Artikel verwendet werden, die geliefert, aber noch nicht fakturiert wurden:

    • Manchmal müssen Sie möglicherweise mehrere Artikel, die in unterschiedlichen Einkaufsreklamationen aufgeführt sind, an den Kreditor zurückschicken. Nachdem die Artikel geliefert wurden und bevor Sie sie fakturieren, können Sie mithilfe der Funktion Rücklieferzeilen holen eine einzige Einkaufsgutschrift für alle gelieferten Artikel erstellen.
    • Wenn ein Artikel, der aufgrund einer Reklamation versandt wurde, jedoch weiterhin zurückgewiesen wird, müssen Sie eine Korrektureinkaufsrechnung erstellen, um die Reklamation abzuschließen.
Tipp

Siehe auch