Quando un record, ad esempio un documento di acquisto o una scheda cliente, deve essere approvato da una persona della propria organizzazione, inviare una richiesta di approvazione come parte di un flusso di lavoro. In base all'impostazione del flusso di lavoro, al responsabile dell'approvazione appropriato viene inviata una notifica relativa alla richiesta di approvazione del record.
I workflow di approvazione principali dei documenti di acquisto e vendita, le registrazioni dei pagamenti, le schede cliente e le schede articolo sono un punto di inizio per il setup assistito. Per ulteriori informazioni, vedere Benvenuto in Dynamics NAV.
La seguente attività viene eseguita da un utente approvazione.
Lo stato del movimento di approvazione viene aggiornato da Creato ad Aperto. Lo stato del record, ad esempio per una una fattura di acquisto, viene aggiornato da Aperto a Approvazione in sospeso e rimane bloccato per l'elaborazione finché tutti i responsabili dell'approvazione non hanno approvato il record.
Quando il responsabile dell'approvazione ha approvato il record, lo stato viene impostato su Rilasciato. È quindi possibile continuare con i task del record.
La seguente attività viene eseguita da un utente approvazione con diritti di approvazione.
È possibile che un cliente desideri modificare un ordine dopo che questo è stato inviato per l'approvazione. In questo caso, è possibile annullare il processo di approvazione e apportare le modifiche necessarie all'ordine prima di richiedere nuovamente l'approvazione.
Una volta che la richiesta di approvazione è stata annullata, lo stato della voce di approvazione correlata viene impostato automaticamente su Annullato. Lo stato del record viene aggiornato da Approvazione in sospeso ad Aperto. Il processo di approvazione può quindi essere avviato nuovamente.
Se si desidera apportare una modifica di lieve entità a un record dopo la relativa approvazione, è possibile riaprire il record, apportare la modifica e, successivamente, rilasciarlo. Per le modifiche di lieve entità, questa operazione può essere eseguita mediante i pulsanti Riapri e Rilascia.
Aprire la finestra in cui è visualizzato il record, ad esempio una fattura di acquisto, e scegliere l'azione Riapri.
Il campo Stato del documento viene impostato su Aperto.
Quando si riapre il record originale, lo stato del movimento di approvazione correlato rimane Approvato nella finestra Movimenti approvazione.
La seguente attività viene eseguita da un utente approvazione con diritti di approvazione.
È possibile elaborare le richieste di approvazione nella finestra Richieste da approvare, ad esempio per approvare più richieste per volta. In alternativa, è possibile elaborare ogni richiesta nel record correlati, ad esempio nella finestra Purchase Invoice scegliendo il collegamento nella notifica ricevuta.
Una volta che un record è stato approvato o rifiutato, lo stato di approvazione nel campo Stato viene automaticamente impostato su Approvato o Rifiutato.
Se è impostata una gerarchia di responsabili, lo stato del record sarà impostato su Approvazione in sospeso fino a quando tutti i responsabili non avranno approvato il record. A quel punto lo stato del record verrà impostato automaticamente su Rilasciato.
Contemporaneamente, lo stato di approvazione cambierà da Creato ad Aperto non appena verrà creata una richiesta di approvazione per il record. Se la richiesta viene rifiutata, lo stato di approvazione diventa Rifiutato. Lo stato rimane Aperto o Rifiutato fino a quando tutti i responsabili non hanno approvato la richiesta.
La seguente attività viene eseguita da un utente approvazione con diritti di approvazione.
Per impedire l'accumularsi dei documenti nel sistema o un eventuale altro blocco del flusso di lavoro, il responsabile dell'approvazione e l'amministratore dell'approvazione possono delegare la richiesta di approvazione a un sostituto. Il sostituto può essere un sostituto designato, il responsabile approvazione diretto o l'amministratore approvazioni, in tale ordine di priorità. Questa funzionalità viene in genere utilizzata se il responsabile dell'approvazione si trova fuori sede e non è in grado di approvare le richieste prima della data di scadenza.
Viene inviata una notifica nella quale viene chiesto al responsabile sostitutivo di approvare la richiesta.
La seguente attività viene eseguita da un utente approvazione con diritti di approvazione.
A intervalli regolari, è necessario ricordare, agli utenti del flusso di lavoro di approvazione, le richieste di approvazione scadute su cui devono intervenire. A tal fine è possibile utilizzare la funzione Invia notifiche di approvazione scadute.
La funzione Invia notifiche di approvazione scadute cerca tutte le richieste di approvazione aperte attualmente scadute. Ogni responsabile a cui è associato almeno un movimento di approvazione scaduto riceve una notifica con l'elenco di tutte le relative richieste di approvazione scadute. La notifica viene anche inviata in copia per conoscenza al responsabile dell'approvazione e a tutti i richiedenti delle approvazioni scadute. Questa operazione è utile se il movimento di approvazione scaduto deve essere delegato a un sostituto.
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