È possibile automatizzare il processo di approvazione dei record nuovi o modificati, ad esempio documenti, righe di registrazione e schede cliente, creando i flussi di lavoro con le fasi indicate per le approvazioni in questione. Prima di creare i flussi di lavoro di approvazione, è necessario impostare un responsabile approvazione e un responsabile approvazione sostitutivo per ogni utente approvazione. È inoltre possibile impostare i limiti di importo per i responsabili approvazione per definire i record di vendita e acquisto che sono qualificati ad approvare. Le richieste di approvazione e altre notifiche possono essere inviate per e-mail o come nota interna. Per ogni setup utente approvazione, è inoltre possibile impostare quando vengono ricevute le notifiche.
È possibile impostare e utilizzare i flussi di lavoro che collegano task di processi aziendali eseguiti da utenti diversi. I task di sistema, ad esempio la registrazione automatica, possono essere inclusi come passaggi nei flussi di lavoro e preceduti o seguiti da task degli utenti. La richiesta e la concessione dell'approvazione per creare nuovi record sono passaggi tipici del flusso di lavoro. Per ulteriori informazioni, vedere Flusso di lavoro.
Informazioni sulla procedura dettagliata
In questa procedura dettagliata sono illustrati i task seguenti:
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Impostazione di utenti approvazione, compresa l'impostazione di un utente in Windows e in Microsoft Dynamics NAV.
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Impostazione delle notifiche per gli utenti approvazione.
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Modifica e abilitazione di un flusso di lavoro di approvazione.
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Avvio della coda processi che invia le notifiche.
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Richiesta di approvazione di un ordine di acquisto, come Elisa.
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Ricezione di una notifica e approvazione della richiesta, come Sean.
Prerequisiti
Per completare questa procedura dettagliata, sarà necessario:
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Microsoft Dynamics NAV con installato Database dimostrativo CRONUS Italia S.p.a.. Per ulteriori informazioni, vedere Demo Option.
Scenario
Sean è un utente con privilegi avanzati di CRONUS Italia S.p.A.. Gli è stato richiesto di impostare un flusso di lavoro di approvazione per automatizzare il processo di approvazione degli ordini di acquisto. Decide di verificare il flusso di lavoro di approvazione su un singolo computer prima di impostarlo per i dipendenti della società. In tal modo, può verificare un flusso di lavoro semplice di due utenti collegandosi e scollegandosi da Microsoft Dynamics NAV sul proprio computer.
Crea due utenti approvazione. Un utente è Elisa che rappresenta un rivenditore. L'altro è se stesso che rappresenta il responsabile approvazione di Alicia. Sean quindi concede a se stesso i diritti di approvazione acquisti illimitati e specifica che riceverà le notifiche tramite nota interna non appena si verifica un evento correlato. Infine, Sean crea il flusso di lavoro di approvazione richiesto come copia del modello esistente del flusso di lavoro di approvazione dell'ordine di acquisto, lascia inalterate tutte le condizioni di evento e le opzioni di risposta, quindi abilita il flusso di lavoro.
Per verificare il flusso di lavoro di approvazione, Sean innanzitutto accede a Microsoft Dynamics NAV come Alicia, quindi richiede l'approvazione di un ordine di acquisto. Sean quindi si collega come se stesso, vede la nota in Gestione ruolo utente, seleziona il collegamento della richiesta di approvazione per l'ordine di acquisto e approva la richiesta.
Impostazione dei dati di esempio
È necessario creare sul computer locale e in Microsoft Dynamics NAV un nuovo utente che rappresenta Elisa, il quale verrà successivamente selezionato come utente approvazione. Il proprio account utente rappresenterà Sean.
Per aggiungere Elisa come utente sul computer locale
Scegliere Avvia e nella casella Cerca programmi e file scegliere Modifica utenti e gruppi locali, quindi selezionare il collegamento correlato.
Aprire la cartella Utenti.
Nella scheda Azioni selezionare Nuovo utente.
Nel campo Nome utente, immettere Elisa.
Nei campi Password e Conferma password, immettere una password valida.
Deselezionare la casella di controllo Al prossimo accesso è necessario modificare la password.
Chiudere la finestra Utenti e gruppi locali.
Per aggiungere Elisa come utente in Microsoft Dynamics NAV
Nella casella Cerca immettere Utenti, quindi selezionare il collegamento correlato.
Nella finestra Utenti nel gruppo Nuovo della scheda Pagina iniziale scegliere Nuovo.
Nella finestra Scheda utente, immettere Elisa nel campo Nome utente.
Nel campo Nome utente di Windows scegliere il pulsante AssistEdit.
Nella finestra Seleziona utente o gruppo, immettere Elisa nel campo Immettere il nome dell'oggetto da selezionare e scegliere il pulsante Controlla nomi.
Quando nel campo viene visualizzato [NOME COMPUTER]\ELISA, fare clic sul pulsante OK.
Nella Scheda dettaglio Set di autorizzazioni utente selezionare SUPER nel campo Set di autorizzazioni.
Nel campo Società, selezionare CRONUS International Ltd.
Scegliere il pulsante OK.
Impostazione degli utenti approvazione
Utilizzando l'utente Windows appena creato, impostare Elisa come utente approvazione il cui responsabile approvazione è l'utente in uso stesso. Impostare i diritti di approvazione e specificare come e quando si riceve la notifica delle richieste di approvazione.
Per impostare l'utente in uso e Alicia come utenti approvazione
Nella casella Cerca immettere Setup utente approvazione, quindi selezionare il collegamento correlato.
Nella finestra Setup utente approvazione della scheda Pagina iniziale nel gruppo Nuovo, scegliere Nuovo.
Nota È necessario impostare un responsabile dell'approvazione prima di poter impostare gli utenti che richiedono l'approvazione del responsabile. Pertanto, è necessario impostare l'utente in uso prima di impostare Elisa. Impostare i due utenti approvazione compilando i campi come descritto nella tabella seguente.
ID utente ID resp. approvazione Approvazione acquisti illimitati [NOME COMPUTER]\[UTENTE IN USO]
Selezionato
[NOME COMPUTER]\ELISA
[NOME COMPUTER]\[UTENTE IN USO]
Impostazione delle notifiche
Specificare come e quando si riceve la notifica delle richieste di approvazione.
Per impostare come e quando si riceve la notifica
Nella finestra Setup utente approvazione, selezionare la riga dell'utente in uso e quindi nella scheda Pagina iniziale, nel gruppo Processo, scegliere Setup di notifica.
Nella finestra Setup di notifica, nel campo Tipo di notifica, immettere Approvazione.
Scegliere il campo Codice modello notifica, quindi il pulsante Avanzate.
Nella finestra Modelli di notifica nel gruppo Gestione della scheda Pagina iniziale, scegliere Modifica elenco.
Nella riga del modello di APPROVAZIONE, nel campo Metodo di notifica, immettere Nota.
Scegliere il pulsante OK.
Nel gruppo Processo della scheda Pagina iniziale nella finestra Setup di notifica scegliere Programmazione notifica.
Nella finestra Programmazione notifica, nel campo Occorrenza, scegliere Immediatamente.
Scegliere il pulsante OK.
Creazione del flusso di lavoro di approvazione
Creare il flusso di lavoro di approvazione dell'ordine di acquisto copiando le fasi dal modello del flusso di lavoro di approvazione dell'ordine di acquisto. Lasciare le fasi esistenti del flusso di lavoro invariate quindi abilitare il flusso di lavoro.
Per creare e abilitare un flusso di lavoro di approvazione dell'ordine di acquisto
Nella casella Cerca immettere Flussi di lavoro, quindi selezionare il collegamento correlato.
Nella finestra Workflow, nel gruppo Generale della scheda Azioni, scegliere Crea flusso di lavoro da modello.
Nel gruppo Generale della scheda Azioni scegliere Crea flusso di lavoro da modello. Viene visualizzata la finestra Modelli di notifica.
Selezionare il modello di flusso di lavoro denominato Flusso di lavoro approvazione ordine acquisto, quindi scegliere il pulsante OK.
Viene visualizzata la finestra Workflow per un nuovo flusso di lavoro contenente tutte le informazioni del modello selezionato. Il valore nel campo Codice è esteso con "-01" per indicare che si tratta del primo flusso di lavoro che viene creato dal modello Flusso di lavoro approvazione ordine acquisto.
Nell'intestazione della finestra Workflow, selezionare la casella di controllo Abilitato.
Avvio di una coda processi di notifica
Assicurarsi che una coda processi sia impostata nella versione in uso in modo da gestire le notifiche del flusso di lavoro.
Per avviare la coda processi di NOTIFICA
Nella casella Cerca immettere Code processi, quindi selezionare il collegamento correlato.
Nella finestra Code processi, selezionare la riga della coda processi di NOTIFICA e nella scheda Pagina iniziale, nel gruppo Processo, scegliere Avvia coda processi.
Utilizzo del flusso di lavoro di approvazione
Utilizzare il nuovo flusso di lavoro di approvazione dell'ordine di acquisto eseguendo per prima cosa l'accesso a Microsoft Dynamics NAV come Elisa per richiedere l'approvazione di un ordine di acquisto. Quindi, eseguire l'accesso come l'utente in uso, visualizzare la nota in Gestione ruolo utente, selezionare il collegamento della richiesta di approvazione e approvare la richiesta.
Per accedere a Microsoft Dynamics NAV come un altro utente, si utilizza la funzione Esegui come altro utente.
Per accedere a Microsoft Dynamics NAV come Elisa
Per Client Web Microsoft Dynamics NAV, sul pulsante di avvio del browser per la pagina Web, premere MAIUSC + fare clic con il pulsante destro del mouse e scegliere Esegui come altro utente.
Per , sul pulsante di avvio per il programma, premere MAIUSC + fare clic con il pulsante destro del mouse e scegliere Esegui come altro utente.
Nella finestra Sicurezza di Windows, immettere [NOME COMPUTER]\ELISA e la password richiesta.
Per richiedere l'approvazione di un ordine di acquisto, come Elisa
Nella casella Cerca immettere Ordini d'acquisto, quindi selezionare il collegamento correlato.
Selezionare la riga per l'ordine di acquisto aperto 104001 e nel gruppo Gestione della scheda Pagina iniziale selezionare Modifica.
Nella finestra Ordine acquisto, nel gruppo Approvazione della scheda Azioni scegliere Invia richiesta approvazione.
Si noti che il valore nel campo Stato è diventato Approvazione in sospeso.
Chiudere Microsoft Dynamics NAV.
Per approvare l'ordine di acquisto, come Sean
Aprire Microsoft Dynamics NAV normalmente. Il programma verrà aperto con l'utente in uso.
In Gestione ruolo utente, nella finestra Notifiche personali, cercare una nuova nota di Elisa.
Nota Sebbene l'occorrenza di notifica sia impostata su Immediatamente, la nota arriva circa un minuto dopo l'invio da parte di Elisa della richiesta di approvazione. Ciò è dovuto alla frequenza di ricorrenza predefinita della funzionalità Coda processi. Quando la nota viene visualizzata nella finestra Notifiche personali, scegliere il valore Movimento approvazione: XX, XX nel campo Pagina. Viene visualizzata la finestra Richieste da approvare con la richiesta di Elisa per l'ordine di acquisto evidenziato.
Nel gruppo Processo della scheda Pagina iniziale nella finestra Richieste da approvare scegliere Approva.
Il valore nel campo Stato dell'ordine di acquisto di Elisa diventa Rilasciato.
A questo punto, è stato impostato e testato un flusso di lavoro di approvazione semplice in base alle prime due fasi del flusso di lavoro di approvazione dell'ordine di acquisto. È possibile facilmente estendere il flusso di lavoro per registrare automaticamente l'ordine di acquisto di Elisa quando Sean lo approva. A tale scopo, è necessario abilitare il flusso di lavoro della fattura di acquisto in cui la risposta a una fattura di acquisto emessa è di registrarla. È innanzitutto necessario modificare la condizione di evento nella prima fase del flusso di lavoro da Fattura in Ordine di acquisto.
La versione generica di Microsoft Dynamics NAV comprende diversi modelli del flusso di lavoro per gli scenari supportati dal codice dell'applicazione. La maggior parte di essi sono per i flussi di lavoro di approvazione. Per ulteriori informazioni, vedere Modelli del workflow.
È possibile definire le variazioni dei flussi di lavoro compilando i campi delle righe del flusso di lavoro in base a elenchi fissi di valori di evento e di risposta che rappresentano gli scenari supportati dal codice dell'applicazione. Per ulteriori informazioni, vedere Procedura: Creare flussi di lavoro.
Se uno scenario aziendale richiede un evento o una risposta del flusso di lavoro non supportati, il partner Microsoft deve implementarli tramite la personalizzazione del codice dell'applicazione. Per ulteriori informazioni, vedere How to: Implement New Workflow Elements in Application Code.