Wenn Sie Artikel an einen Kreditor zurückliefern, erhalten Sie unter Umständen eine Einkaufsgutschrift. In Fällen, in denen die Waren nicht tatsächlich zurückgeliefert werden, erhalten Sie unter Umständen ebenfalls eine Einkaufsgutschrift, durch die Ihnen als Entschädigung für fehlerhafte Artikel ein Einkaufsrabatt gewährt wird.
Wenn Sie Artikel an den Kreditor zurückliefern, erstellen Sie eine Einkaufsreklamation. Wenn Sie die Einkaufsreklamation als fakturiert buchen, wird automatisch eine Einkaufsgutschrift erstellt.
Einkaufsgutschriften können manuell erstellt werden - beispielsweise, wenn die Ware nicht physisch zurückgeliefert wird. Darüber hinaus können Sie eine Einkaufsgutschrift erstellen, um eine fehlerhafte Einkaufsrechnung zu korrigieren.
Wenn Sie eine Gutschrift manuell erstellen, können Sie mithilfe des Batchauftrags Einkaufsbeleg kopieren den Kopf sowie alle Zeilen eines gebuchten Belegs in eine Gutschrift kopieren. Alternativ können Sie die Funktion "Zu stornierende gebuchte Belegzeilen abrufen" verwenden, um Zeilen aus einem gebuchten Beleg zu kopieren. Bei beiden Methoden wird sichergestellt, dass es sich bei den Kosten in der Gutschrift um eine exakte Stornierung der Kosten aus dem ursprünglichen Beleg handelt - es sei denn, Sie wählen für den Batchauftrag Einkaufsbeleg kopieren die Option "Zeilen neu berechnen" aus.
Damit der exakte Lagerwert der an den Kreditor zurückzuliefernden Artikel verwendet wird, muss die exakte Einstandspreisstornierung zugeordnet werden.
Wenn Sie eine Einkaufsreklamation erstellt haben und die zurückgelieferten Artikel vom Kreditor nicht angenommen werden, können Sie die Einkaufsreklamation löschen, sofern sie noch nicht als versendet gebucht wurde. Wurde die Reklamation allerdings versendet, muss die Reklamation fakturiert werden, wodurch automatisch eine Gutschrift erstellt wird. Da die Gutschrift nicht gelöscht werden kann, können Sie als Gegenbuchung für die Gutschrift eine Stornoeinkaufsrechnung erstellen.
Abschließend müssen Soll- und Habenbeträge gegenseitig ausgeglichen werden, um eine korrekte Kreditorenstatistik zu erhalten, damit eine korrekte Berechnung von Kontoauszügen und Zinsrechnungen möglich ist. Beim Buchen einer Gutschrift können Sie diese mit der ursprünglichen Einkaufsrechnung ausgleichen, auf die sie sich bezieht (sofern die Rechnung noch nicht bezahlt wurde). Alternativ können Sie die Gutschrift mit einer Ersatzbestellung, einer Barerstattung oder mit dem Kreditorenkonto ausgleichen.
Die folgende Tabelle enthält eine Abfolge von Aufgaben sowie Links zu den entsprechenden Themen, in denen diese Aufgaben erläutert werden. Die Aufgaben sind in der Reihenfolge aufgeführt, in der sie in der Regel ausgeführt werden.
| Aufgabe | Informationen |
|---|---|
Erstellen von Einkaufsgutschriften beim Zurückliefern von Artikeln an einen Kreditor oder beim Erhalten einer Gutschrift mit einem Einkaufsrabatt für Artikel, die nicht physisch zurückgesendet werden mussten | |
Buchen eines Einkaufsrabatts als Artikelzu-/-abschlag auf eine Gutschrift oder Reklamation und Verknüpfen mit dem gebuchten Zahlungseingang | |
Verschaffen eines Überblicks über die Methoden zum Kopieren von Informationen aus einem gebuchten Beleg in eine Gutschrift | Vorgehensweise: Informationen aus Einkaufsbelegen in Einkaufsgutschriften kopieren |
Kopieren des Kopfs und der Zeilen (oder nur der Zeilen) aus einem gebuchten Beleg in einen neuen Beleg | |
Kopieren von Zeilen aus einem gebuchten Beleg in eine Reklamation oder in eine Gutschrift | |
Neubewerten des Lagers mithilfe des Einstandspreises, der mit dem ursprünglichen Einkaufsposten verbunden ist (beim Reklamieren eines Einkaufs) | Vorgehensweise: Exakte Einstandspreisstornierung in Einkäufe zuweisen |
Erstellen einer Einkaufsrechnung zum Ausgleichen einer Einkaufsgutschrift, wenn zurückgelieferte Artikel vom Kreditor nicht angenommen werden | |
Ausgleichen von Kreditorenposten, Aufheben des Ausgleichs von Kreditorenposten oder Ausgleichen von Kreditorenposten in unterschiedlichen Währungen |