Nach Abschluss von Installation, technischer Einrichtung und Mandantenerstellung müssen Regeln und Vorgaben für die Verwaltung der Finanzprozesse des Mandanten angegeben werden. Mehrere Mandanten können innerhalb der gleichen Datenbank eingerichtet werden - beispielsweise eine Muttergesellschaft und eine Tochtergesellschaft. Für jeden Mandanten müssen die im folgenden Thema aufgeführten Einrichtungsaufgaben ausgeführt werden.
Richten Sie zunächst den Kern der Buchhaltungsdatensätze des Mandanten ein, den Kontenplan. Anschließend werden Buchungsgruppen eingerichtet, um das Zuordnen von standardmäßigen Sachkontobuchungskonten zu Debitoren, Kreditoren und Artikeln effizienter zu gestalten.
Sie können Dimensionen verwenden, um jeder Transaktion unterschiedliche Arten von Informationen hinzuzufügen. Sie können die grundlegenden Dimensionen Ihres Mandanten festlegen, wie Projekte und Abteilungen. Später können Sie weitere Dimensionen hinzufügen, wenn Sie sie benötigen, und Sie können temporäre Dimensionen für die Verwendung für einen begrenzten Zeitraum einrichten, beispielsweise in Verbindung mit einer Verkaufskampagne.
Zwar müssen viele der Einrichtungsaufgaben ausgeführt werden, bevor Sie mit der Erfassung von Finanztransaktionen beginnen können, die meisten Einstellungen können jedoch zu einem späteren Zeitpunkt geändert werden. Einige der Einrichtungsaufgaben sind optional, beispielsweise richten Sie Intercompanybuchungen und Konsolidierungen nur ein, wenn Sie mit mehreren Unternehmen arbeiten. Einige Einrichtungsaufgaben, wie das Angeben der Zeitraums, in dem das Buchen erlaubt ist, müssen in regelmäßigen Abständen wiederholt werden.
Die folgende Tabelle enthält eine Abfolge von Aufgaben sowie Links zu den entsprechenden Themen, in denen diese Aufgaben erläutert werden. Die Aufgaben sind in der Reihenfolge aufgeführt, in der sie in der Regel ausgeführt werden.
| Aufgabe | Informationen |
|---|---|
Eingeben grundlegender Daten wie Adresse des Mandanten und andere Kontaktinformationen, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Bankdaten | |
Angeben von Buchungsperioden, sodass keine Buchungen außerhalb der aktuellen Periode vorgenommen werden können | |
Einrichten eines neuen Kontenplans oder Hinzufügen neuer Konten zu einem bestehenden Kontenplan | |
Verwenden von Buchungsgruppen zum Angeben der Sachkonten, auf die Buchungen von unterschiedlichen Transaktionsarten erfolgen | |
Verwenden von Herkunftscodes, die Transaktionen automatisch zugeordnet werden, sowie Verwenden von Ursachencodes, die manuell zugeordnet werden können, um Transaktionen bis zu ihrem Ursprung nachzuverfolgen | |
Einrichten von Fibu Buch.-Blättern - einschließlich Einrichten mehrerer Buch.-Blattnamen und Standardgegenkonten sowie Zuordnen von Ursachencodes | |
Einrichten von Dimensionen, Dimensionswerten, Shortcutdimensionen, globalen Dimensionen, Vorgabedimensionen und Dimensionskombinationen | |
Eröffnen eines neuen Geschäftsjahrs und Definieren der Buchhaltungsperioden | |
Nachverfolgen aller Bankkonten in sämtlichen Währungen | |
Erfassen von Transaktionen in mehreren Währungen oder Erstellen von Finanzauswertungen in einer zusätzlichen Währung | |
Zulassen des gegenseitigen Ausgleichens von Posten in unterschiedlichen Währungen | |
Einrichten von Fälligkeitsdatumswerten für Zahlungen, Skontobeträgen, Zahlungsmethoden, Mahnungen, Zinsrechnungen und Zahlungstoleranzen | |
Arbeiten mit Lagerbuchungsperioden, Lagerabgangsmethoden und Rundungsmethoden | |
Fakturieren und Einfordern der von Debitoren zu leistenden Anzahlungen oder Leisten von Anzahlungen an Kreditoren | |
Melden des Handelsvolumens mit anderen EU-Ländern/-Regionen und Übermitteln des Berichts an die Behörden | |
Berechnen der MwSt. in Abhängigkeit vom Standort des Debitors oder Kreditors und der Art des Artikels | |
Elektronisches Übermitteln von Transaktionen zwischen Partnerunternehmen | |
Konsolidieren der Sachposten mehrerer separater Mandanten in einem konsolidierten Mandanten | |
Einrichten eines Budgetnamens und Eingeben der Budgetzahlen |