La gestione warehouse consente di organizzare e gestire a livello di collocazione gli articoli presenti nel magazzino. A seconda del setup e delle funzionalità specificate nella licenza, è possibile ricevere gli articoli e stoccarli in collocazioni, prelevarli e spedirli dalle collocazioni e spostarli tra collocazioni. Nelle seguenti sezioni vengono descritte le diverse funzionalità della gestione warehouse.
Collocazioni
Nel programma è possibile specificare le zone e le collocazioni utilizzate nella warehouse. Dopo avere definito le zone e le collocazioni, è possibile specificare gli articoli presenti nelle collocazioni specifiche oppure associare in modo fisso un articolo a una collocazione, anche qualora nella collocazione non sia attualmente presente alcuna quantità. L'utilizzo di queste funzionalità nelle attività giornaliere di warehouse di ricezione, spedizione, prelievo e stoccaggio offre una panoramica più corretta del magazzino e dei relativi movimenti. Nel programma sono disponibili funzionalità che semplificano l'organizzazione e l'utilizzo delle collocazioni. Ad esempio, il contenuto collocazioni e il prospetto di creazione collocazione, descritte di seguito.
Contenuto Collocazioni
Nella finestra Contenuto collocazioni è possibile visualizzare il contenuto delle collocazioni nella warehouse. I movimenti di contenuto collocazione sono disponibili sia per le collocazioni che contengono articoli in determinate quantità sia per le collocazioni che non contengono alcun articolo ma che sono associate in modo fisso a un articolo specifico. Per associare in modo fisso una collocazione a un articolo, è necessario immettere un segno di spunta nel campo Fisso. Le collocazioni variabili che non contengono alcun articolo non vengono visualizzate in questa finestra. Nella parte inferiore della finestra è presente il campo calcolato Qtà in collocazione rettifica. Questo campo viene utilizzato nel caso di stoccaggi e prelievi guidati e in cui, per ciascuna riga di contenuto collocazione (un articolo in ogni collocazione), viene visualizzata la somma delle rettifiche correnti nella collocazione rettifica per il contenuto collocazione. Ogni volta che viene registrata una rettifica della quantità di articoli in una collocazione, viene creato un movimento di compensazione nella collocazione rettifica. Quando si registrano le rettifiche nelle registrazioni magazzino, nella collocazione rettifica vengono automaticamente creati movimenti per azzerare il campo Qtà in collocazione rettifica e vengono aggiunte le voci corrispondenti nei movimenti contabili magazzino.
Prospetti Creazione Collocazione
Le funzionalità relative alle collocazioni consentono di generare più collocazioni simili contemporaneamente utilizzando un prospetto di creazione collocazione anziché creare singole collocazioni di warehouse manualmente, un processo che può richiedere molto tempo. È necessario stabilire i tipi di collocazione che si desidera includere nella warehouse e creare i modelli di collocazione, ovvero i prototipi, che verranno copiati automaticamente durante la creazione di nuove collocazioni nel prospetto. È inoltre necessario prendere in considerazione il sistema più appropriato per la numerazione dei codici delle collocazioni, tenendo presente che uno dei metodi di ordinamento per gli stoccaggi, i prelievi e i movimenti è costituito dal codice collocazione. Il processo di creazione delle collocazioni comprende tre fasi: è innanzitutto necessario calcolare le collocazioni in base alle informazioni immesse nel prospetto, quindi modificare o annullare i risultati e infine, se i risultati ottenuti sono soddisfacenti, creare le collocazioni.
Carichi
Questa funzione consente di gestire gli articoli ricevuti sulla base dei documenti di origine, pianificare i cross-dock e registrare i carichi di articoli, quando la warehouse è impostata in modo da richiedere l'elaborazione dei carichi con documenti di warehouse. In determinate condizioni, è anche possibile creare istruzioni di stoccaggio per zone e collocazioni. È possibile visualizzare le opportunità di cross-dock disponibili in qualsiasi momento e stabilire il numero di articoli da sottoporre a cross-dock.
I carichi warehouse consentono di registrare nei movimenti contabili magazzino gli articoli ricevuti nella warehouse. Quando gli articoli arrivano nella warehouse, è necessario recuperare le righe del documento che ha dato origine al carico e immettere le quantità degli articoli ricevuti. Se si utilizzano le collocazioni, è inoltre necessario registrare la collocazione di carico in cui sono stati inseriti gli articoli. Quando si registra il carico, è possibile creare un'istruzione di stoccaggio oppure rendere disponibili le righe di carico nel prospetto stoccaggi, a seconda dell'impostazione della warehouse.
Spedizioni
Le spedizioni warehouse consentono di preparare le spedizioni richieste dai documenti di origine quando la warehouse è impostata in modo da richiedere l'elaborazione delle spedizioni con documenti warehouse. Se l'ubicazione richiede l'elaborazione dei prelievi, è possibile creare istruzioni di prelievo per ogni singola spedizione oppure rilasciare le righe di spedizione nel prospetto prelievi, che consente di pianificare in modo più efficiente una serie di prelievi per più spedizioni. Quando gli addetti avranno prelevato tutti gli articoli, sarà possibile completare la preparazione della spedizione e quindi registrarla.
Stoccaggi e Prelievi
Queste due funzionalità contengono le istruzioni destinate agli impiegati warehouse per lo spostamento degli articoli nell'ambito della warehouse. Gli stoccaggi warehouse vengono utilizzati quando l'ubicazione è impostata in modo da richiedere l'elaborazione dei carichi e degli stoccaggi warehouse, mentre i prelievi warehouse vengono utilizzati quando l'ubicazione è impostata per l'elaborazione dei prelievi e delle spedizioni warehouse.
Quando l'ubicazione è impostata per l'utilizzo di collocazioni, nelle istruzioni vengono forniti suggerimenti relativi alle collocazioni da cui prelevare e in cui inserire gli articoli. Se si utilizzano stoccaggi e prelievi guidati, i suggerimenti saranno il risultato di calcoli effettuati dal programma in base alla valutazione delle collocazioni o ai modelli di stoccaggio, a seconda dell'attività. Se non si utilizzano stoccaggi e prelievi guidati, il suggerimento si basa sulle collocazioni predefinite dell'articolo. È sempre possibile modificare le istruzioni suggerite dal programma.
Se la warehouse prevede l'impiego di stoccaggi e prelievi guidati, è possibile usare un sistema di acquisizione automatica dei dati per semplificare lo stoccaggio e il prelievo di articoli all'interno della warehouse.
Prospetti prelievi
Se l'ubicazione è impostata in modo da richiedere l'elaborazione dei prelievi e delle spedizioni, è possibile pianificare e creare istruzioni di prelievo utilizzando i prospetti prelievi. In questo modo, vengono recuperate automaticamente le righe provenienti dai documenti rilasciati, inclusi gli ordini di produzione, per cui sono richiesti gli articoli della warehouse. Nel prospetto vengono recuperate solo le righe non ancora incluse in istruzioni di prelievo. Dopo avere combinato e ordinato un determinato numero di righe, è possibile creare istruzioni di prelievo dal prospetto.
Prospetti stoccaggio
Se l'ubicazione è impostata in modo da richiedere l'elaborazione degli stoccaggi e dei carichi, in questo prospetto è possibile pianificare e creare un'istruzione di stoccaggio per diversi carichi. È possibile ordinare le righe di carico recuperate in modi diversi e creare istruzioni per ridurre i tempi e semplificare le operazioni di stoccaggio degli articoli da parte degli impiegati della warehouse. Il campo Usa prospetto stoccaggi disponibile nella scheda ubicazione consente di specificare se creare automaticamente istruzioni di stoccaggio o rendere disponibili le righe nel prospetto stoccaggio durante la registrazione dei carichi.
Cross-docking
Le funzionalità di cross-docking, disponibili se l'ubicazione richiede l'elaborazione degli stoccaggi e dei carichi warehouse, consente di visualizzare rapidamente i suggerimenti del programma relativi alla quantità da sottoporre a cross-dock nel carico warehouse. In una finestra distinta è possibile visualizzare l'elenco delle righe dei singoli documenti di origine che costituiscono la base per il calcolo di cross-dock. È possibile ridurre o aumentare la quantità da sottoporre a cross-dock prima di registrare il carico oppure eseguire questa operazione nell'istruzione di stoccaggio. Benché gli articoli sottoposti a cross-dock non vengano riservati per uno specifico documento di origine in uscita, è possibile creare un impegno generico utilizzando un collegamento nella finestra Opportunità cross-dock whse..
Gli articoli sottoposti a cross-dock verranno posizionati automaticamente in una delle collocazioni cross-dock, che costituiscono le prime collocazioni considerate dal programma durante il prelievo degli articoli per la spedizione. Anche per le warehouse dotate di collocazioni vengono fornite informazioni sugli articoli sottoposti a cross-dock in ciascuna riga di spedizione. Quando si aggiunge una riga a una spedizione, infatti, la quantità di articoli disponibile nella collocazione cross-dock viene calcolata automaticamente. Nel caso di un ordine in ritardo in attesa di un articolo, queste informazioni consentono di verificare rapidamente se la spedizione può essere completata.
Movimenti
I movimenti contengono le istruzioni destinate agli impiegati warehouse per lo spostamento degli articoli nell'ambito della warehouse. Il prospetto movimentazioni e i documenti di movimento sono disponibili quando l'ubicazione è impostata per l'utilizzo di stoccaggi e prelievi guidati.
In tal caso, è possibile usare un sistema di acquisizione automatica dei dati per semplificare lo spostamento di articoli all'interno della warehouse.
Prospetti movimentazioni
Se si utilizzano stoccaggi e prelievi guidati, è possibile utilizzare i prospetti movimentazioni per calcolare il rifornimento della collocazione ed esaminare le righe di rifornimento suggerite dal programma prima della creazione di un'istruzione di movimento. È inoltre possibile pianificare singoli movimenti da una collocazione all'altra e quindi creare le istruzioni di movimento. A differenza degli altri prospetti, nel prospetto movimenti sono disponibili campi sia per la zona e la collocazione in cui è attualmente inserito un articolo, sia per la zona e la collocazione in cui l'articolo verrà spostato.
Stoccaggi Interni e Prelievi Interni
Quando si utilizzano stoccaggi e prelievi guidati, è possibile pianificare e creare istruzioni per lo stoccaggio e il prelievo di articoli senza un documento di origine. È possibile utilizzare queste funzionalità per molti scopi particolari, quali il prelievo di consumo non pianificato per la produzione e la restituzione alla warehouse di articoli non utilizzati nella produzione, l'inserimento di articoli da utilizzare in contesti di vendita dimostrativi in una collocazione non disponibile per il prelievo riservata a tale scopo o l'inserimento di articoli specifici in una collocazione per il controllo qualità.
Se si utilizzano le collocazioni, per lo stoccaggio interno occorre specificare la collocazione da cui si desidera vengano prelevati gli articoli e creare l'istruzione di stoccaggio. Se si utilizzano stoccaggi e prelievi guidati, verrà fornito un suggerimento circa la collocazione in cui porre gli articoli, a seconda delle regole di stoccaggio della warehouse. Per il prelievo interno, è necessario specificare la collocazione in cui si desidera vengano posizionati gli articoli e creare un'istruzione di prelievo. Se si utilizzano stoccaggi e prelievi guidati, quando si crea un prelievo interno, il programma suggerisce la collocazione da cui prelevare gli articoli, a seconda delle regole di prelievo della warehouse.
Registrazioni warehouse
Le registrazioni warehouse sono simili alle registrazioni magazzino, ad eccezione del fatto che consentono di gestire gli articoli a livello di collocazione. Tali registrazioni sono disponibili solo quando l'ubicazione è impostata per stoccaggi e prelievi guidati.
Registrazioni degli articoli di warehouse
Le registrazioni degli articoli di warehouse sono piuttosto simili alle registrazioni magazzino dell'area di applicazione Magazzino, ma riguardano solo le rettifiche di quantità relative agli articoli presenti nelle collocazioni della warehouse. Se si rileva una discrepanza nel numero di articoli che dovrebbero trovarsi in una determinata collocazione, immettere la quantità di rettifica positiva o negativa direttamente nella riga di registrazione e quindi registrare il movimento. La quantità dell'articolo nella collocazione verrà modificata automaticamente nella quantità effettiva conteggiata e verrà eseguita una rettifica corrispondente, ma di segno opposto, nella collocazione di rettifica warehouse. Successivamente la rettifica potrà essere registrata nei movimenti contabili magazzino da un utente che disponga delle autorizzazioni appropriate per l'area di applicazione Magazzino eseguendo la funzione Calcola rettifica whse. nelle registrazioni di magazzino.
Registrazioni della riclassificazione warehouse
In alcune circostanze potrebbe essere necessario spostare articoli senza preparare prima un documento di istruzioni. In tal caso, è possibile registrare il movimento nelle registrazioni di riclassificazione immettendo i numeri degli articoli, la quantità spostata, le collocazioni da cui sono stati prelevati gli articoli e le collocazioni in cui sono stati inseriti gli articoli. È inoltre possibile utilizzare la registrazione di riclassificazione nel processo di ristrutturazione della warehouse, se necessario.
Registrazioni dell'inventario fisico della warehouse
Se si utilizzano stoccaggi e prelievi guidati, è possibile utilizzare le registrazioni di inventario fisico della warehouse quando si desidera effettuare un conteggio del magazzino nelle collocazioni. Una volta conteggiate tutte le collocazioni con un determinato articolo, occorre registrare i risultati come movimenti warehouse. Per ogni differenza registrata viene creato un movimento di compensazione nella collocazione rettifica warehouse. Vengono inoltre creati movimenti nel registro warehouse, a indicare che è stato eseguito un inventario fisico. Sarà quindi necessario creare un inventario fisico nell'area Magazzino per gli stessi articoli conteggiati nell'inventario fisico della warehouse. Quando si esegue la funzione Calcola giacenze, la quantità viene specificata automaticamente in base ai movimenti creati nella collocazione rettifica warehouse. A questo punto, è possibile registrare l'inventario fisico. La quantità dell'articolo nella warehouse corrisponde alla quantità nei movimenti contabili magazzino e l'inventario fisico è stato registrato nei movimenti inventario fisico.
Conteggio ciclico
Se si desidera conteggiare parte del magazzino a intervalli regolari, è possibile utilizzare la funzionalità di conteggio ciclico. È possibile stabilire diversi periodi di conteggio e assegnarli agli articoli che si desidera conteggiare periodicamente. Se non si utilizzano stoccaggi e prelievi guidati, eseguire il primo ciclo di conteggio tramite la finestra Registrazioni inventario fis.. Se si utilizzano stoccaggi e prelievi guidati, utilizzare la finestra Registrazioni inventario whse.. Seguire le procedure indicate per il conteggio ciclico, incluso l'aggiornamento del periodo di conteggio nella scheda articolo dopo il conteggio dell'articolo nella warehouse. Se si utilizzano stoccaggi e prelievi guidati, è innanzitutto necessario registrare i risultati del conteggio ciclico nell'inventario fisico della warehouse e quindi nelle registrazioni di inventario fisico nell'area Magazzino.
Collocazione di rettifica della warehouse
Quando si utilizzano stoccaggi e prelievi guidati, la collocazione di rettifica della warehouse costituisce il collegamento tra la warehouse e il resto del sistema. Ogni volta che all'interno della società si esegue una transazione che incide sul magazzino oppure ogni volta che nella warehouse viene eseguita un'attività che incide sui movimenti magazzino - ad eccezione della registrazione di carichi o spedizioni che, per definizione, genera movimenti nei movimenti magazzino -, nella collocazione di rettifica viene automaticamente creato un movimento. Sebbene talvolta i movimenti si annullino a vicenda in un breve periodo di tempo, ad esempio nel caso in cui articoli posizionati in una collocazione errata il giorno precedente vengano reperiti il giorno successivo, le quantità nella collocazione di rettifica vengono registrate a intervalli regolari nelle registrazioni magazzino, in modo che il conteggio fisico degli articoli nella warehouse corrisponda alle quantità nei movimenti magazzino.
Documenti registrati
È possibile individuare i record di tutti i documenti di istruzioni relativi a warehouse interne completate, ovvero stoccaggi, prelievi e movimenti registrati. Sebbene tali documenti non generino voci nei movimenti contabili articoli, costituiscono tuttavia importanti record a breve termine delle attività di warehouse. Questi documenti vengono memorizzati automaticamente ed è possibile visualizzarli nelle voci di menu o eliminarli quando non rappresentano più riferimenti necessari. È possibile eliminare i singoli documenti manualmente oppure mediante un processo batch.
Documenti di origine
Lo stoccaggio e il prelievo di articoli da un'ubicazione di warehouse vengono effettuati sulla base di decisioni adottate in un altro reparto della società. I dettagli di queste decisioni vengono registrati nei documenti di origine, che vengono rilasciati alla warehouse prima che gli articoli possano essere ricevuti o spediti. I documenti di origine relativi ai carichi sono ordini di acquisto, ordini di reso vendita o trasferimenti in entrata. I documenti di origine relativi alle spedizioni sono ordini di vendita, ordini di reso acquisto o trasferimenti in uscita.
L'interfaccia tecnica tra i documenti di origine e la warehouse è la tabella Richiesta warehouse, che non può essere visualizzata direttamente dall'utente. Le voci in questa tabella vengono create automaticamente quando si rilascia uno dei documenti di origine elencati in precedenza o quando il reparto di produzione nella stessa ubicazione pianifica il consumo o l'output di articoli nella warehouse.
È possibile tenere traccia dello stato di elaborazione dei documenti di origine rilasciati alla warehouse. Nel documento di origine fare clic su Ordine, quindi su Righe carichi whse. o Righe spedizioni whse., a seconda che il risultato previsto del documento di origine sia un carico o una spedizione. È quindi possibile visualizzare le righe di spedizione o di carico create nella warehouse, se disponibili. Se non vi sono righe disponibili, ciò indica che gli articoli non sono stati ancora ricevuti o che la warehouse non ha ancora iniziato la preparazione della spedizione.
Sistemi di acquisizione automatica dei dati (ADCS, Automatic Data Capture Systems)
Se si desidera registrare elettronicamente il posizionamento degli articoli all'interno della warehouse e la warehouse è impostata per l'utilizzo di stoccaggi e prelievi guidati, è possibile utilizzare un sistema di acquisizione automatica dei dati, progettato per l'esecuzione in computer palmari. Il sistema di acquisizione automatica dei dati consente di registrare i movimenti degli articoli non appena viene effettuata l'operazione.