Dai PDF o dai file di immagine che si ricevono dai partner commerciali, è possibile impostare che un servizio OCR (Optical Character Recognition, riconoscimento ottico dei caratteri) generi documenti elettronici che si possono convertire in record di documento in Dynamics NAV. Ad esempio, quando si riceve una fattura nel formato PDF dal fornitore, è possibile inviarla al servizio OCR dalla finestra Documenti in entrata. Questa funzionalità è descritta nella prima procedura.
In alternativa all'invio del file dalla finestra Documenti in entrata, è possibile inviare il file al servizio OCR tramite e-mail. Successivamente, quando si riceve il documento elettronico, un record di documento entrata correlato viene creato automaticamente. Questa funzionalità è descritta nella seconda procedura.
Dopo alcuni secondi, viene ricevuto il file dal servizio OCR come fattura elettronica che può essere convertita in una fattura di acquisto per il fornitore. Questa funzionalità è descritta nella terza procedura.
Poiché OCR si basa sul riconoscimento ottico, è probabile che il servizio OCR interpreti scorrettamente i caratteri nei file PDF o di immagine quando, ad esempio, elabora per la prima volta i documenti di un determinato fornitore. Potrebbe non interpretare il logo della società come nome del fornitore o potrebbe comprendere erroneamente l'importo totale in una ricevuta a causa del layout. Per evitare che questi errori aumentino, è possibile correggerli in una versione separata della finestra Documenti in entrata. Quindi si inviano le correzioni al servizio di OCR per permettergli di interpretare correttamente i caratteri specifici la volta successiva che elabora un PDF o un documento di immagine dello stesso fornitore. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione "Istruire il servizio OCR a evitare errori".
Il traffico dei file al e dal servizio OCR viene elaborato da un movimento coda processi dedicato, creato automaticamente quando si abilita la relativa connessione del servizio. Per ulteriori informazioni, vedere Procedura: Impostare Documenti in entrata.
Nella finestra Documenti in entrata selezionare una o più righe e quindi scegliere Invia a coda processi.
Il valore nel campo Stato OCR diventa Pronto. Il file di immagine o PDF allegato viene inviato al servizio OCR dalla coda processi in base alla pianificazione, a condizione che non siano presenti errori.
Il valore nel campo Stato OCR diventa Inviato, a condizione che non siano presenti errori.
Dall'applicazione e-mail, è possibile inviare un messaggio e-mail al provider di servizi OCR con il file di immagine o PDF allegato. Per informazioni sull'indirizzo e-mail di destinazione, vedere il sito Web del provider di servizi OCR.
Dal momento che non esiste alcun record di documento in entrata per il file, un nuovo record verrà creato automaticamente nella finestra Documenti in entrata quando si riceve il documento elettronico risultante dal servizio OCR. Per ulteriori informazioni, vedere Procedura: Creare i record di documenti in entrata.
Nota: se si utilizza un tablet o un telefono, è possibile inviare il file al servizio OCR non appena viene scattata la foto del documento oppure è possibile creare direttamente un documento in entrata. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione "Creare record di documenti in entrata facendo una foto" in Procedura: Creare i record di documenti in entrata.
Il documento elettronico creato dal servizio OCR dal PDF o dal file di immagine viene ricevuto automaticamente nella finestra Documenti in entrata dal movimento coda processi impostato quando si abilita il servizio OCR.
Se non viene utilizzata una coda processi o si desidera ricevere un documento OCR finito prima di quanto previsto dal programma coda processi, è possibile scegliere il pulsante Ricevi dal servizio OCR. In tal modo verrà ricevuto qualsiasi documento completato dal servizio OCR.
Note: se il servizio OCR è impostato per richiedere la verifica manuale dei documenti elaborati, nel campo Stato OCR è presente In attesa di verifica. In tal caso, eseguire le seguenti operazioni per accedere al sito Web del servizio OCR per verificare manualmente un documento OCR.
Nel sito Web del servizio OCR, accedere utilizzando le credenziali dell'account del servizio OCR. Sono le credenziali utilizzate anche per l'impostazione del servizio. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione "Per impostare un servizio OCR" in Procedura: Impostare documenti in entrata.
Se si accede al sito Web dal campo Stato OCR il documento in questione viene visualizzato subito dopo l'accesso. Se si accede al sito Web selezionando il riquadro nella home page, scegliere nella prima pagina del servizio OCR che viene visualizzata il pulsante Avvia nella scheda Verifica o fare doppio clic sul documento da verificare.
Vengono visualizzate le informazioni per il documento OCR, inclusi il contenuto di origine del PDF o del file di immagine e i valori dei campi OCR risultanti.
Scegliere il pulsante OK. Il processo OCR è completato e il documento elettronico risultante viene inviato alla finestra Documenti in entrata in Dynamics NAV, in base al programma coda processi.
Se si accede al sito Web selezionando il riquadro nella home page, qualsiasi altro documento OCR da verificare viene visualizzato automaticamente nel sito Web.
A questo punto è possibile passare alla creazione dei record per i documenti elettronici ricevuti in Dynamics NAV manualmente o automaticamente. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione "Per creare un record di documento in Dynamics NAV da un documento OCR ricevuto". È inoltre possibile connettere il nuovo record del documento in entrata al documento esistente registrato o non registrato in modo che il file di origine sia facilmente accessibile da Dynamics NAV. Per ulteriori informazioni, vedere Elaborare i documenti in entrata.
Di seguito viene descritto come creare un record di fattura di acquisto da una fattura fornitore ricevuta come documento elettronico dal servizio OCR. La procedura è identica a quella per creare, ad esempio, una riga di registrazione COGE da una ricevuta di spesa.
Nota: i campi Descrizione e Nr. nelle righe di documento create verranno compilati solo se è stato precedentemente mappato il testo individuato nel documento OCR ai due campi in Dynamics NAV. Questa operazione può essere eseguita come cross reference articolo, per le righe documento di tipo Articolo, o come mappature testo a conto, per le righe di registrazione o documento di tipo Conto C/G. Per ulteriori informazioni, vedere la descrizione comando per l'azione Cross reference nelle schede articolo e la procedura correlata, Procedura: Mappatura del testo nei pagamenti ricorrenti a conti per la riconciliazione automatica.
Per i documenti in entrata, in genere l'azione Mappa testo a conto si utilizza per definire che un determinato testo in una fattura fornitore ricevuta dal servizio OCR viene mappato a un determinato conto fornitore. Andando in avanti, qualsiasi parte della descrizione del documento in entrata esistente come testo di mappatura indica che il campo Nr. nelle righe di registrazione o del documento risultati di tipo Conto G/C viene compilato con il fornitore in questione.
Oltre alla mappatura a un conto fornitore o ad altro conto C/G, è possibile mappare anche a un conto bancario. Ciò risulta utile, ad esempio, per i documenti elettronici relativi alle spese che sono già state pagate in cui si desidera creare una riga registrazione COGE pronta per essere registrata in un conto corrente bancario.
Una fattura di acquisto verrà creata in Dynamics NAV sulla base delle informazioni contenute nel documento elettronico del fornitore che è stato ricevuto dal servizio OCR.
Tutti gli errori di convalida, in genere correlati a dati mancanti o errati in Dynamics NAV, verranno visualizzati nella scheda dettaglio Errori e avvisi. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione "Per gestire gli errori durante la ricezione di documenti elettronici".
Poiché OCR si basa sul riconoscimento ottico, è probabile che il servizio OCR interpreti scorrettamente i caratteri nei file PDF o di immagine quando, ad esempio, elabora per la prima volta i documenti da un determinato fornitore. Potrebbe non interpretare il logo della società come nome del fornitore o potrebbe comprendere erroneamente l'importo totale in una ricezione di spese a causa del layout. Per evitare che tali errori vanno avanti, è possibile correggere i dati ricevuti dal servizio OCR e quindi inviare il feedback all'assistenza.
La finestra Correzione dati OCR che si apre dalla finestra Documento in entrata mostra i campi della Scheda dettaglio Informazioni finanziarie in due colonne, una con i dati OCR modificabili e una con i dati OCR di sola lettura. Scegliendo il pulsante Invia commenti e suggerimenti OCR il contenuto della finestra Correzione dati OCR viene inviato al servizio OCR. La volta successiva che il servizio elabora file PDF o di immagine contenenti i dati in questione, le correzioni verranno incluse per evitare gli stessi errori.
I campi della Scheda dettaglio Informazioni finanziarie nella finestra Documento in entrata vengono aggiornati con i nuovi valori immessi nel passaggio 4.
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