Quando si seleziona il pulsante Registra all'interno di un documento di acquisto, è possibile scegliere tra le seguenti funzioni di registrazione:

Una volta completate le righe e immesse tutte le informazioni nell'ordine di acquisto, è possibile registrarlo, ovvero creare una ricezione e una fattura.

Quando un ordine di acquisto viene registrato, il conto del fornitore, la contabilità generale e i movimenti contabili articoli vengono aggiornati.

Per ciascun ordine di acquisto viene creato un movimento di acquisto nella tabella Movimenti C/G. Vengono inoltre creati un movimento nel conto del fornitore nella tabella Mov. contabili fornitori e un movimento C/G nel relativo conto debiti. Infine, la registrazione dell'ordine potrebbe generare un movimento IVA e un movimento C/G relativi all'importo dello sconto. La registrazione di un movimento relativo allo sconto dipende dal contenuto del campo Registrazione Sconti nella tabella Setup contabilità fornitori.

Per ciascuna riga dell'ordine di acquisto, verrà creato un movimento contabile articolo nella tabella Mov. contabili articoli (se le righe acquisto contengono numeri articolo) oppure un movimento C/G nella tabella Movimenti C/G (se le righe acquisto contengono un conto C/G). Se l'ubicazione è impostata per l'utilizzo di collocazioni, verrà creato un movimento warehouse nella tabella Movimento warehouse.

Inoltre, gli ordini di acquisto vengono sempre registrati nelle tabelle Testata carico acq. e Testate fatt. acq.

Prima di avviare la registrazione, è possibile stampare un report di test in cui sono indicate tutte le informazioni contenute nell'ordine di acquisto, insieme a eventuali errori. Per stampare il report, scegliere Azioni, quindi Registrazione e infine Report test.

Importante
Quando si registra un ordine, è possibile creare sia un carico che una fattura. Ciò può avvenire in modo simultaneo oppure indipendente.

Prima di effettuare la registrazione, è inoltre possibile creare un carico parziale e una fattura parziale immettendo le necessarie informazioni nei campi Qtà da ricevere e/o Qtà da fatturare delle singole righe ordine acquisto. Si tenga presente che non è possibile creare una fattura per un articolo che non è stato ricevuto. Questo significa che è necessario registrare una ricezione prima di emettere una fattura oppure la ricezione e la fattura devono essere contemporanee.

È possibile effettuare la registrazione oppure effettuare la registrazione e stampare. Quando si seleziona Registra e stampa, viene stampato un report al momento della registrazione dell'ordine. È inoltre possibile scegliere la funzione Registra batch che consente di registrare più ordini contemporaneamente.

Una volta completata la registrazione, le righe di acquisto registrate vengono rimosse dall'ordine. Un messaggio avviserà l'utente che la registrazione è completata. Dopodiché sarà possibile visualizzare i movimenti registrati nelle varie finestre che contengono movimenti registrati, come ad esempio le finestre Movimenti contabili fornitori, Movimenti C/G, Mov. contabili articoli, Movimenti warehouse, Ricezione acquisto e Fattura acquisto.

Attenzione
Il sistema di pianificazione proverà a consolidare gli approvvigionamenti, ad esempio aumentando le righe di ordini di acquisto esistenti per includere la nuova domanda per lo stesso articolo e fornitore.

Se una riga ordine di acquisto con un valore nel campo Nr. commessa viene aumentata dal sistema di pianificazione, allora la quantità di acquisto combinata verrà registrata come consumata dalla commessa correlata e causerà quindi una determinazione dei costi delle commesse errata. È pertanto necessario particolare attenzione quando si registrano le righe di ordine di acquisto che contengono un numero di commessa. In alternativa, è possibile evitare il problema nei seguenti modi:

  • Suddividere manualmente l'ordine di acquisto interessato creando una seconda riga dell'ordine di acquisto per la quantità non correlata alle commesse.
  • Impostare gli articoli interessati con un metodo di riordino Ordine, per assicurare che il sistema di pianificazione crei sempre un approvvigionamento per ogni domanda.
  • Impostare il campo Flessibilità pianificazione nelle righe degli ordini di acquisto su Nessuno per specificare che tali approvvigionamenti sono appena modificati dal sistema di pianificazione.

Vedi anche