Quando si impostano gli utenti nei flussi di lavoro di approvazione, è necessario specificare nelle finestre Setup di notifica e Programmazione notifica come e quando ciascun utente riceverà le notifiche relative ai passaggi del flusso di lavoro di approvazione. I singoli utenti possono inoltre modificare la propria impostazione delle notifiche scegliendo il pulsante Modifica impostazioni di notifica per qualsiasi notifica.

Prima di impostare le preferenze di notifica di un utente di approvazione, è necessario impostarlo come utente di approvazione. Per ulteriori informazioni, vedere Procedura: Impostare gli utenti per l'approvazione.

Il layout e il contenuto delle notifiche possono essere definiti impostando dei modelli di notifica. Per ulteriori informazioni, vedere Procedura: Gestire i modelli di notifica.

Molti passaggi del flusso di lavoro di approvazione riguardano la comunicazione, agli utenti, di un evento che si è verificato e la relativa necessità di intervento. Ad esempio, in un passaggio del flusso di lavoro, l'evento potrebbe essere che l'Utente 1 richiede l'approvazione di un nuovo record. La risposta correlata prevede l'invio di una notifica all'Utente 2, cioè il responsabile dell'approvazione. Nel passaggio successivo del flusso di lavoro, l'evento potrebbe essere che l'Utente 2 approva il record. La risposta correlata prevede l'invio di una notifica all'Utente 3 per iniziare un processo con il record approvato. Per i passaggi del flusso di lavoro che riguardano l'approvazione, ogni notifica è collegata a un movimento di approvazione. Per ulteriori informazioni, vedere Flusso di lavoro.

Specificare come e quando gli utenti ricevono le notifiche

  1. Nella casella Cerca immettere Setup utente approvazione, quindi selezionare il collegamento correlato.

  2. Selezionare la riga per l'utente per il quale si desidera impostare le preferenze di notifica, quindi, nella scheda Pagina iniziale, nel gruppo Processo, scegliere Setup notifiche.

  3. Nella finestra Setup di notifica, compilare i campi come descritto nella tabella seguente.

    Campo Descrizione

    Tipo di notifica

    Specificare il tipo di evento a cui fa riferimento la notifica.

    Selezionare una delle seguenti opzioni:

    • Nuovo record specifica che la notifica è relativa a un nuovo record, ad esempio un documento, che l'utente deve utilizzare.
    • Approvazione specifica che la notifica è relativa a una o più richieste di approvazione.
    • Scaduto specifica che la notifica ha lo scopo di ricordare agli utenti che un evento sta per scadere e che devono agire.

    Codice modello notifica

    Specificare il codice del modello di notifica utilizzato per creare le notifiche per l'utente.

    Notifiche non aggregate

    Specificare se l'utente riceve una notifica per ogni evento o più notifiche aggregate.

    Se la casella di controllo Notifiche non aggregate non è selezionata, l'utente riceve notifiche che raggruppano le informazioni sugli eventi che si verificano all'interno dello stesso modello di ricorrenza nella pianificazione delle notifiche.

    A questo punto è stato specificato il modo in cui l'utente riceve le notifiche. Continuare specificando quando l'utente le deve ricevere.

  4. Nella scheda Pagina iniziale, nel gruppo Processo, scegliere Pianificazione notifiche.

  5. Nella finestra Programmazione notifica, compilare i campi come descritto nella tabella seguente.

    Campo Descrizione

    Ricorrenza

    Specificare il modello di ricorrenza con cui l'utente riceve le notifiche.

    Ora

    Specificare a che ora del giorno l'utente riceve le notifiche quando il valore del campo Ricorrenza è diverso da Immediatamente.

    Frequenza giornaliera

    Specificare in quale tipo di giorni l'utente riceve le notifiche quando il valore nel campo Ricorrenza è Giornaliero.

    Selezionare Giorno feriale per ricevere le notifiche ogni giorno lavorativo della settimana. Selezionare Giornaliero per ricevere le notifiche ogni giorno della settimana, incluso il fine settimana.

    Lunedì a Domenica

    Specificare in quali giorni l'utente riceve le notifiche quando il valore nel campo Ricorrenza è Settimanale.

    Data del mese

    Specificare se l'utente riceve le notifiche il primo giorno o l'ultimo giorno del mese o in una data specifica del mese.

    Data notifica mensile

    Specificare la data del mese in cui l'utente riceve le notifiche quando il valore nel campo Data del mese è Personalizzato.

Modificare come e quando si ricevono le notifiche

  1. In una delle notifiche ricevute, come e-mail o nota, fare clic sul pulsante Modifica impostazioni di notifica.

  2. Nella finestra Setup di notifica modificare le preferenze relative alla notifica come descritto nella procedura precedente.

Suggerimento

Vedi anche