Dopo avere completato l'installazione, l'impostazione tecnica e aver creato una società, è necessario specificare regole e valori di default per la gestione dei processi finanziari per quella società. È possibile impostare più società nello stesso database, ad esempio una casa madre e una controllata. Per ogni società è necessario completare i task di impostazione elencati in questo argomento.
Innanzitutto, è necessario impostare le basi dei record contabili della società, vale a dire il piano dei conti, dopodiché è necessario procedere all'impostazione delle categorie di registrazione che contribuiscono a rendere più efficiente il processo di assegnazione dei conti delle registrazioni della contabilità generale di default a clienti, fornitori e articoli.
È possibile utilizzare dimensioni per aggiungere tipi diversi di informazioni a ogni transazione. È possibile impostare le dimensioni di base della società, ad esempio Progetti e Reparti. In seguito, sarà possibile aggiungere ulteriori dimensioni e impostare dimensioni temporanee da utilizzare in un periodo di tempo limitato, ad esempio in occasione di una campagna di vendita.
Molti dei task di impostazione devono essere completati prima di avviare la registrazione delle transazioni finanziarie, anche se molte impostazioni potranno essere modificate in un momento successivo. Alcuni dei task di impostazione sono facoltativi, ad esempio si imposteranno consolidamenti e registrazioni intercompany solo se si lavora con più società. Alcuni task di impostazione, ad esempio la definizione del periodo in cui è consentita la registrazione, devono essere ripetuti periodicamente.
Nella tabella seguente è descritta una sequenza di task con collegamenti ad argomenti con le relative descrizioni. I task sono elencati nell'ordine in cui vengono generalmente svolti.
| Task | Vedere |
|---|---|
Immettere informazioni di base quali gli indirizzi della società e altre informazioni di contatto, il numero di partita IVA e le coordinate bancarie. | |
Specificare i periodi di registrazione per impedire agli utenti di effettuare registrazioni al di fuori del periodo corrente. | |
Impostare un nuovo piano dei conti oppure aggiungere nuovi conti a un piano esistente. | |
Utilizzare le categorie di registrazione per specificare i conti in cui vengono registrati i diversi tipi di transazione. | |
Utilizzare codici origine da assegnare automaticamente alle transazioni e causali da assegnare manualmente in modo da abbinare le transazioni alle relative origini. | |
Impostare le registrazioni generali, ad esempio impostare più batch di registrazioni e contropartite di default e assegnare causali. | |
Impostare dimensioni, valori di dimensione, dimensioni a collegamento rapido, dimensioni globali, dimensioni predefinite e combinazioni di dimensioni. | |
Aprire l'anno fiscale e definire i relativi periodi contabili. | |
Tenere traccia di tutti i conti bancari, in qualsiasi valuta. | |
Registrare le transazioni in più di una valuta o creare rendiconti finanziari in una valuta addizionale. | |
Consentire il collegamento reciproco dei movimenti contabili in valute diverse. | |
Impostare date di scadenza di pagamento, sconti di pagamento, metodi di pagamento, solleciti, note di addebito interessi e tolleranza di pagamento. | |
Utilizzare periodi magazzino, metodi di costing e metodi di arrotondamento. | |
Fatturare e riscuotere i depositi richiesti ai clienti o rimettere i depositi ai fornitori. | |
Presentare l'estensione della propria attività commerciale ad altri paesi dell'Unione Europea e inviare il report alle autorità. | |
Calcolare l'IVA in base all'ubicazione del cliente o del fornitore e al tipo di articolo. | |
Trasferire elettronicamente le transazioni da una società partner a un'altra. | |
Consolidare i movimenti contabili di due o più società separate in una società consolidata. | |
Impostare un nome di budget e immettere le cifre del budget. |