Le registrazioni generali vengono utilizzate per la contabilizzazione nei conti di contabilità generale e in altri conti, ad esempio conti correnti bancari, conti clienti e fornitori e conti cespiti. La contabilizzazione mediante una registrazione generale crea sempre movimenti nei conti di contabilità generale. Ciò è vero anche se, ad esempio, viene contabilizzata una riga di registrazioni in un conto cliente, in quanto tramite una categoria di registrazione viene registrata una riga in un conto crediti v/clienti nella contabilità generale.
Sono presenti altre registrazioni oltre alle registrazioni generali, ad esempio le registrazioni per il trasferimento di articoli, le registrazioni di inventario fisico, le registrazioni di risorse e le registrazioni cespiti. Queste registrazioni non creano movimenti nella contabilità generale, bensì altri tipi di movimenti contabili. Le registrazioni di inventario fisico, ad esempio, vengono utilizzate per confrontare i risultati di un conteggio dell'inventario fisico al magazzino calcolato. Quando si contabilizza la registrazione, viene creato automaticamente un movimento contabile di inventario fisico per ogni riga di registrazione e un movimento contabile articolo per ogni riga di registrazione in cui è presente una differenza tra il conteggio dell'inventario fisico e il magazzino calcolato.
Le informazioni immesse in una registrazione sono temporanee e possono essere modificate mentre si trovano nella registrazione. Quando si contabilizza la registrazione, le informazioni vengono trasferite a movimenti in singoli conti, dove non possono essere modificate. È tuttavia possibile scollegare i movimenti registrati e stornare o correggere i movimenti.
Batch e definizioni di registrazioni
Sono disponibili diverse definizioni di registrazioni generali, ad esempio Registrazioni incassi e Registrazioni cespiti in C/G. Per ogni definizione registrazioni è presente una finestra distinta con funzioni particolari e i campi necessari per supportare tali funzioni.
Se necessario, è possibile impostare più batch di registrazioni (singole registrazioni) per ogni definizione di registrazione. Alcuni dipendenti, ad esempio, possono disporre di un batch di registrazione generale personale, con le proprie iniziali come nomi dei batch di registrazioni. Per ulteriori informazioni, vedere Impostare le registrazioni COGE.
Conti principali e contropartita
Se sono state impostate contropartite predefinite per i batch di registrazioni, il conto di contropartita verrà compilato automaticamente quando si inserisce un valore nel campo Nr. conto. In caso contrario, compilare manualmente sia il campo Nr. conto che il campo Contropartita. Un importo positivo nel campo Importo viene addebitato sul conto principale e accreditato nella contropartita. Un importo negativo viene accreditato sul conto principale e addebitato nella contropartita.
 Nota |
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| L'IVA viene calcolata separatamente per il conto principale e il conto di contropartita, quindi possono essere utilizzate percentuali IVA diverse. |
Registrazioni periodiche
Una registrazione periodica è una registrazione generale con campi specifici per la gestione di transazioni registrate frequentemente con poche o nessuna modifica. Se si utilizzano questi campi per le transazioni ricorrenti, è possibile registrare sia gli importi fissi sia quelli variabili. È inoltre possibile specificare i movimenti di storno automatico il giorno successivo alla data di registrazione e utilizzare chiavi di allocazione con i movimenti periodici.
Nella tabella seguente viene descritta una sequenza di task, con collegamenti agli argomenti che li descrivono. Questi task sono elencati nell'ordine in cui vengono in genere eseguiti.
| Task | Vedere |
|---|---|
Immettere e registrare una o più righe in una registrazione generale. | Procedura: Compilare e contabilizzare le registrazioni generali e quelle pagamenti |
Utilizzare una funzione per inserire i numeri dei documenti immessi manualmente nelle registrazioni COGE in ordine sequenziale. In questo modo, ci si assicura che la registrazione non venga bloccata perché i numeri dei documenti nelle righe registrazioni non sono in sequenza. | Procedura: rinumerare i documenti nei giornali di registrazione |
Immettere l'imponibile IVA in una riga di registrazione. | Procedura: Immettere importi soggetti a IVA nelle registrazioni COGE applicando l'IVA |
Prima di contabilizzare una registrazione, calcolare il saldo che verrà inserito nel conto cassa, o altri in conti liquidi, dopo la contabilizzazione. | |
Salvare le righe di registrazione che potranno essere utilizzate in seguito. | |
Inserire in una registrazione righe salvate come registrazione standard. | |
Utilizzare una registrazione periodica per contabilizzare transazioni ricorrenti, ad esempio le spese fisse come l'affitto. | |
Utilizzare una registrazione per contabilizzare una transazione con un partner Intercompany. | |
Assegnare un movimento in una registrazione generale periodica a più conti, quando tale registrazione viene contabilizzata. | Procedura: Utilizzare le chiavi di allocazione nelle registrazioni COGE |
Creare e registrare automaticamente movimenti di rettifica con lo stesso numero di documento e la stessa data di registrazione del movimento originale. | |
Creare manualmente una riga di registrazione per stornare una registrazione errata. | |
Visualizzare i messaggi di errore per tutte le righe in una registrazione, prima della contabilizzazione. | Procedura: Visualizzare i report dei test prima della registrazione |