L'ordine di acquisto rappresenta l'elemento centrale della funzionalità di gestione degli acquisti. Sostanzialmente, un ordine di acquisto può essere utilizzato per registrare una transazione sia fisica che finanziaria. Gli ordini di acquisto possono essere generati da offerte di acquisto e ordini di acquisto programmati o possono essere creati manualmente.

Generazione di ordini di acquisto da offerte e ordini programmati

Le offerte di acquisto vengono in genere create come bozza di ordine in cui è possibile registrare il prezzo definito dal fornitore, i termini di vendita e una descrizione degli articoli. Analogamente, se si rende necessario effettuare il rifornimento di articoli specifici in stock, i responsabili del magazzino possono inviare una richiesta al reparto acquisti, in cui viene creata un'offerta. Se l'offerta viene accettata, può essere convertita in ordine. Per ulteriori informazioni, vedere Procedura: Creare le offerte di acquisto e Procedura: Convertire le offerte di acquisto in ordini di acquisto.

Gli ordini di acquisto programmati rappresentano una struttura per la definizione di un accordo con il fornitore. Gli ordini programmati vengono in genere creati quando ci si impegna ad acquistare grandi quantità di un articolo che verranno ricevute in diverse spedizioni minori per un certo periodo di tempo. Gli ordini programmati riguardano spesso un solo articolo con date di consegna predefinite. Nell'ordine programmato, ogni singolo carico può essere impostato come riga di ordine. Per ulteriori informazioni, vedere Procedura: Creare ordini di acquisto programmati e Procedura: Convertire gli ordini di acquisto programmati in ordini di acquisto.

Creazione manuale degli ordini di acquisto

Gli ordini di acquisto si creano nella finestra Ordine acquisto . Per ulteriori informazioni, vedere Procedura: Creare manualmente gli ordini di acquisto.

Pagamenti anticipati

Un pagamento anticipato è un pagamento effettuato per un ordine. In genere, il pagamento deve essere effettuato prima che l'ordine venga elaborato. Ciò avviene in genere se i prodotti sono creati su ordinazione o richiedono il pagamento in contanti.

Dopo avere impostato un pagamento anticipato in un ordine di acquisto, è possibile creare una fattura di pagamento anticipato per l'importo che deve essere pagato in anticipo all'acquisto. Per ulteriori informazioni, vedere Procedura: Definire le percentuali di pagamento anticipato e Procedura: Creare fatture di pagamenti anticipati.

Spedizioni dirette

Una spedizione diretta è la spedizione o la consegna di articoli da parte del fornitore a un cliente della società.

Quando si creano spedizioni dirette, è necessario creare un ordine di acquisto collegato a un ordine di vendita. L'ordine di acquisto può essere creato direttamente o indirettamente. Per ulteriori informazioni, vedere Procedura: Creazione diretta di ordini di acquisto per spedizioni dirette e Procedura: Creazione indiretta di ordini di acquisto per spedizioni dirette.

Anche se le transazioni di vendita e di acquisto della spedizione diretta vengono registrate come ordini normali, gli articoli venduti tramite spedizione diretta non entrano fisicamente in magazzino.

Registrazione degli ordini di acquisto

Una volta completate le righe e immesse tutte le informazioni nell'ordine di acquisto, è possibile registrarlo. Ciò significa che si creano un carico e una fattura. I campi Qtà da ricevere e Qtà da fatturare di un ordine di acquisto rappresentano le quantità che verranno elaborate tramite la funzione di registrazione. I valori di questi campi vengono immessi automaticamente quando si specifica la quantità nel campo Quantità della riga dell'ordine di acquisto. Per ulteriori informazioni, vedere Procedura: Registrare gli ordini di acquisto.

Carichi parziali

Se necessario, le quantità specificate nel campo Qtà da ricevere possono essere ridotte prima di effettuare la registrazione, ricevendo parzialmente l'ordine.

Per completare un ordine, è possibile utilizzare il numero di carichi necessario. In caso di registrazione dell'ordine parziale, nel campo Quantità ricevuta viene indicata la parte dell'ordine completata. Per ulteriori informazioni, vedere Procedura: Registrare i carichi parziali.

Carico

Il carico è la prima fase del flusso warehouse in entrata e l'ordine di acquisto rilasciato è una richiesta alla warehouse di prevedere l'arrivo degli articoli. Non appena l'impiegato warehouse registra il carico, gli articoli diventano parte del magazzino disponibile per la vendita, ma non ancora pronti per il prelievo. Quando il carico warehouse viene registrato, viene creato un documento di stoccaggio, che è un'istruzione al personale warehouse di spostare gli articoli ricevuti dall'area di carico al deposito. Il documento di stoccaggio potrà essere registrato e gli articoli saranno disponibili per il prelievo.

In base al setup warehouse dell'ubicazione, i carichi e gli stoccaggi si verificano in attività di base oppure avanzate. Per ulteriori informazioni, vedere Procedura: stoccaggio di articoli con gli stoccaggi magazzino e Procedura: Stoccaggio di articoli con gli stoccaggi warehouse.

Registrazione batch

Se si desidera registrare più documenti di acquisto, è possibile effettuare la registrazione batch dei documenti anziché registrare i documenti singolarmente. Per ulteriori informazioni, vedere Procedura: Registrare con il processo batch gli ordini, le fatture e le note di credito di acquisto.

Vedi anche